Excel per il registro dei crediti ai clienti (veresiye)
Registro digitale che calcola automaticamente per ogni cliente l'importo a credito (veresiye), il pagato, il debito residuo e i giorni di ritardo.
Come tenere il registro dei crediti ai clienti in Excel?
In un registro dei crediti ogni voce deve avere cinque informazioni complete: data, nome e telefono del cliente, prodotto acquistato, importo e data di pagamento promessa. Con questi cinque campi compilati gli incassi sono più rapidi e le contestazioni finiscono. Il quaderno di carta si perde e non somma; Excel o un'app mobile mostrano in tempo reale il totale dei vostri crediti.
I cinque campi che il registro deve contenere
Data: quando è stato concesso il credito. Nome e telefono: per poter inviare un promemoria. Prodotto/descrizione: la risposta alla domanda "cosa ha preso" — il campo più utile in caso di contestazione. Importo: la cifra precisa. Data promessa: il punto di partenza del sollecito.
Una voce di credito senza numero di telefono è spesso una voce che non verrà mai incassata.
Abitudini che accelerano l'incasso
Un breve messaggio di promemoria il giorno prima della scadenza aumenta in modo evidente la percentuale di incasso. Chiamare entro i primi 3 giorni dopo la scadenza è molto più efficace che aspettare due settimane.
Accettate i pagamenti parziali e registrateli subito nel registro; il cliente, vedendo che il suo debito diminuisce, continua a pagare.
Fissare un limite
Stabilite un tetto massimo per ogni cliente (per esempio 2.000 ₺) e, quando il limite è raggiunto, non concedete nuovo credito. Un registro senza limiti, in pochi mesi lascia il vostro capitale circolante in mano ai clienti.
Al nuovo cliente non concedete subito un credito elevato; iniziate con un importo piccolo e osservate le sue abitudini di pagamento.
Dal quaderno di carta al digitale
Il quaderno di carta ha tre problemi: si perde, non somma, non ricorda i ritardi. Excel li risolve tutti e tre; se mettete il file nel vostro account cloud, potete consultarlo anche dal telefono.
Se serve una registrazione rapida al banco, un'app mobile per i crediti è più comoda: scegliere il cliente e scrivere l'importo richiede pochi secondi e il promemoria lo invia l'app.
L'aspetto legale
Il registro dei crediti è una registrazione privata con cui seguite i vostri crediti; non sostituisce i libri contabili ufficiali. Le vendite devono comunque essere documentate con scontrino o fattura. Per importi elevati, ottenere una cambiale o un riconoscimento di debito scritto vi rafforza in caso di problemi di incasso.
Domande frequenti
Devo concedere credito ai clienti?
Per il commerciante di quartiere il credito significa spesso fidelizzazione del cliente. Il modo per gestire il rischio non è non concederlo, ma fissare un limite, tenere bene il registro e seguire le scadenze.
Cosa posso fare con un cliente che non paga?
Provate prima con un sollecito scritto e una proposta di pagamento a rate. Se non ottenete risultati e l'importo è alto, serve un supporto legale per l'esecuzione forzata del credito; per questo è importante che le registrazioni siano dettagliate.
È sicuro tenere il registro sul telefono?
Un file conservato nel vostro account cloud è più sicuro di un quaderno di carta che si perde. Attivate la verifica in due passaggi sul vostro account.