Excel βιβλίου οφειλών (veresiye)
Ψηφιακό βιβλίο που υπολογίζει αυτόματα ανά πελάτη το ποσό της πίστωσης, τα καταβληθέντα, το υπόλοιπο οφειλής και τις ημέρες καθυστέρησης.
Πώς τηρείται το βιβλίο πιστώσεων (veresiye) στο Excel;
Σε κάθε εγγραφή του βιβλίου πιστώσεων πρέπει να υπάρχουν πέντε στοιχεία: ημερομηνία, όνομα και τηλέφωνο πελάτη, προϊόν που πήρε, ποσό και η υποσχεθείσα ημερομηνία πληρωμής. Όταν συμπληρώνονται αυτά τα πέντε πεδία, επιταχύνονται οι εισπράξεις και τελειώνουν οι διαφωνίες. Το χάρτινο τετράδιο χάνεται και δεν δείχνει το σύνολο· το Excel ή μια εφαρμογή κινητού δείχνει άμεσα τις συνολικές σας απαιτήσεις.
Τα πέντε πεδία που πρέπει να υπάρχουν στο βιβλίο
Ημερομηνία: πότε δόθηκε η πίστωση. Όνομα και τηλέφωνο: για να μπορείτε να στείλετε υπενθύμιση. Προϊόν/περιγραφή: η απάντηση στο «τι πήρε» — το πιο χρήσιμο πεδίο σε περίπτωση διαφωνίας. Ποσό: ακριβές νούμερο. Υποσχεθείσα ημερομηνία: το σημείο εκκίνησης της παρακολούθησης.
Μια εγγραφή πίστωσης χωρίς τηλέφωνο είναι τις περισσότερες φορές εγγραφή που δεν εισπράττεται.
Συνήθειες που επιταχύνουν τις εισπράξεις
Ένα σύντομο μήνυμα υπενθύμισης μία ημέρα πριν από τη λήξη αυξάνει αισθητά το ποσοστό είσπραξης. Το να τηλεφωνήσετε μέσα στις πρώτες 3 ημέρες μετά την ημερομηνία πληρωμής είναι πολύ πιο αποτελεσματικό από το να περιμένετε δύο εβδομάδες.
Δεχτείτε μερικές πληρωμές και καταχωρίστε κάθε πληρωμή αμέσως στο βιβλίο· όσο ο πελάτης βλέπει το χρέος του να μειώνεται, συνεχίζει να πληρώνει.
Η θέσπιση ορίου
Ορίστε ανώτατο όριο για κάθε πελάτη (π.χ. 2.000 ₺) και όταν το όριο γεμίσει, μην δίνετε νέα πίστωση. Ένα βιβλίο χωρίς όρια αφήνει το κεφάλαιο κίνησης της επιχείρησής σας στον δρόμο μέσα σε λίγους μήνες.
Μην δίνετε υψηλό ποσό πίστωσης σε νέο πελάτη από την πρώτη φορά· ξεκινήστε με μικρό ποσό και δείτε πώς πληρώνει.
Μετάβαση από το χάρτινο τετράδιο στο ψηφιακό
Το χάρτινο τετράδιο έχει τρία προβλήματα: χάνεται, δεν δείχνει το σύνολο, δεν υπενθυμίζει τις καθυστερήσεις. Το Excel λύνει και τα τρία· αν βάλετε το αρχείο στον λογαριασμό σας στο cloud, μπορείτε να το δείτε και από το κινητό.
Αν χρειάζεστε γρήγορη καταχώριση στον πάγκο, μια εφαρμογή κινητού για πιστώσεις είναι πιο βολική: η επιλογή πελάτη και η πληκτρολόγηση του ποσού παίρνει λίγα δευτερόλεπτα και η υπενθύμιση στέλνεται από την εφαρμογή.
Η νομική πλευρά
Το βιβλίο πιστώσεων είναι ένα ιδιωτικό αρχείο όπου παρακολουθείτε τις δικές σας απαιτήσεις· δεν αντικαθιστά τα επίσημα βιβλία. Πρέπει να τεκμηριώνετε τις πωλήσεις σας με απόδειξη ή τιμολόγιο. Για υψηλά ποσά, η λήψη γραμμάτιου ή γραπτής αναγνώρισης χρέους ενισχύει τη θέση σας σε περίπτωση προβλήματος είσπραξης.
Συχνές ερωτήσεις
Να δίνω πίστωση;
Για τον μικρομαγαζάτορα της γειτονιάς, η πίστωση συχνά σημαίνει πιστότητα πελατών. Ο τρόπος διαχείρισης του ρίσκου δεν είναι να μην δίνετε, αλλά να βάζετε όριο, να κρατάτε σωστά τα αρχεία και να παρακολουθείτε τη λήξη.
Τι μπορώ να κάνω για έναν πελάτη που δεν πληρώνει το χρέος του;
Δοκιμάστε πρώτα γραπτή υπενθύμιση και πρόταση μερικής πληρωμής. Αν δεν έχετε αποτέλεσμα και το ποσό είναι υψηλό, χρειάζεται νομική υποστήριξη για διαδικασία αναγκαστικής εκτέλεσης (icra takibi)· γι' αυτό είναι σημαντικό τα αρχεία να είναι αναλυτικά.
Είναι ασφαλές να κρατώ το βιβλίο στο κινητό;
Ένα αρχείο στον λογαριασμό σας στο cloud είναι πιο ασφαλές από ένα χάρτινο τετράδιο που χάνεται. Ενεργοποιήστε την επαλήθευση σε δύο βήματα στον λογαριασμό σας.