Excel de libro de fiados (ventas a crédito)
Libro digital que calcula automáticamente por cliente el importe fiado, lo pagado, la deuda pendiente y los días de atraso.
¿Cómo llevar un libro de fiados en Excel?
En el libro de fiados, cada registro debe tener completos cinco datos: la fecha, el nombre y el teléfono del cliente, el producto recibido, el importe y la fecha de pago prometida. Cuando estos cinco campos están rellenos, se acelera el cobro y se acaban los desacuerdos. El cuaderno de papel se pierde y no suma el total; Excel o una aplicación móvil te muestran al instante el total de lo que te deben.
Los cinco campos que debe tener el libro
Fecha: cuándo se concedió el fiado. Nombre y teléfono: para poder enviar recordatorios. Producto/descripción: la respuesta a "qué se llevó", el campo que más ayuda en caso de desacuerdo. Importe: la cifra exacta. Fecha prometida: el punto de partida del seguimiento.
Un registro de fiado sin número de teléfono suele ser un registro que no se llega a cobrar.
Hábitos que aceleran el cobro
Un breve mensaje de recordatorio el día anterior al vencimiento aumenta de forma notable la tasa de cobro. Cuando pasa la fecha de pago, llamar en los primeros 3 días es mucho más eficaz que esperar dos semanas.
Acepta los pagos parciales y anota cada pago en el libro al instante; cuando el cliente ve que su deuda disminuye, sigue pagando.
Fijar un límite
Fija un límite máximo para cada cliente (por ejemplo, 2.000 ₺) y no concedas nuevos fiados cuando se alcance. Un libro sin límites deja el capital de trabajo de tu negocio en la calle en pocos meses.
No concedas un fiado elevado a un cliente nuevo la primera vez; empieza con una cantidad pequeña y comprueba cómo paga.
Del cuaderno de papel a lo digital
El cuaderno de papel tiene tres problemas: se pierde, no suma el total y no avisa de los retrasos. Excel resuelve los tres; y si guardas el archivo en tu cuenta en la nube, también puedes consultarlo desde el móvil.
Si necesitas anotar rápido junto al mostrador, una aplicación móvil de fiados es más cómoda: elegir al cliente y escribir el importe lleva unos segundos, y la aplicación envía el recordatorio.
El aspecto legal
El libro de fiados es un registro privado en el que llevas el control de lo que te deben; no sustituye a los libros oficiales. Debes seguir documentando tus ventas con ticket o factura. En importes elevados, conseguir un pagaré o un reconocimiento de deuda por escrito te da más fuerza si surge un problema de cobro.
Preguntas frecuentes
¿Debo vender fiado?
Para el pequeño comercio de barrio, el fiado suele significar fidelidad del cliente. La forma de gestionar el riesgo no es no dar fiado, sino fijar un límite, llevar bien el registro y controlar el vencimiento.
¿Qué puedo hacer con un cliente que no paga su deuda?
Primero prueba con un recordatorio por escrito y una propuesta de pago parcial. Si no obtienes resultado y el importe es elevado, necesitarás asesoramiento jurídico para iniciar un procedimiento de reclamación judicial; por eso es importante que los registros sean detallados.
¿Es seguro llevar el libro en el móvil?
Un archivo guardado en tu cuenta en la nube es más seguro que un cuaderno de papel que se pierde. Activa la verificación en dos pasos en tu cuenta.