Excel do rozrachunków z kontrahentami (cari hesap)
Zestawienie rozrachunków, które prowadzi różnicę między należnościami a zobowiązaniami wobec każdego klienta i dostawcy oraz ostrzega o terminach płatności.
Czym jest rachunek rozrachunkowy (cari hesap) i jak go prowadzić?
Rachunek rozrachunkowy (tur. cari hesap) to zestawienie w porządku chronologicznym wzajemnych należności i zobowiązań między Tobą a klientem lub dostawcą. Każda sprzedaż i zakup księgowane są jako obciążenie, każda wpłata i zapłata jako uznanie; różnica między nimi to saldo danej firmy. Do prowadzenia w Excelu wystarczą kolumny: kod kontrahenta, rodzaj operacji, obciążenie, uznanie i saldo narastające.
Jak księguje się obciążenia i uznania?
Faktura wystawiona klientowi to jego zadłużenie wobec Ciebie: wpisuje się ją w kolumnie Obciążenie. Pieniądze otrzymane od niego zmniejszają dług: wpisuje się je w kolumnie Uznanie. Na rachunku dostawcy kierunek jest odwrotny — towar, który od niego kupiłeś, jest Twoim długiem.
Najpraktyczniejszy sposób uniknięcia pomyłek to rozdzielenie rachunków klientów i dostawców różnymi przedrostkami kodów (np. C-1001, T-2001).
Formuła salda narastającego
Aby w każdym wierszu widzieć saldo danego kontrahenta do tej chwili, stosuje się narastające SUMA.JEŻELI: =SUMA.JEŻELI($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SUMA.JEŻELI($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Dzięki stałemu początkowi ($C$2) i ruchomemu końcowi (C2) zakres rośnie w miarę schodzenia w dół, a saldo narasta.
Taka struktura pozwala śledzić dziesiątki kontrahentów w jednym pliku bez pomyłek; jedynym warunkiem jest, by ta sama firma była zawsze wpisywana tym samym kodem.
Kontrola terminów i dyscyplina windykacji
Należność bez terminu płatności to należność, której nikt nie pilnuje. Wpisz termin w każdym wierszu obciążenia i ustaw automatyczne ostrzeżenie według logiki =JEŻELI(TERMIN<DZIŚ();"PO TERMINIE";"W TERMINIE").
Raz w tygodniu zastosuj filtr „PO TERMINIE” i posortuj według kwoty; dzwoniąc w sprawie trzech największych pozycji, odzyskasz znaczną część należności.
Sporządzanie wyciągu
Przy rozliczaniu się z klientem wyciąg jest konieczny. Gdy wybierzesz w filtrze danego kontrahenta i wydrukujesz, otrzymasz zestawienie z datą, numerem dokumentu, obciążeniem, uznaniem i saldem. Przed udostępnieniem wyciągu upewnij się, że kolumna opisu jest wypełniona.
Aby zamienić to zestawienie z Twojego pliku na dokument z nagłówkiem firmy do wysłania klientowi, przygotowaliśmy osobny szablon: wzór wyciągu z rachunku rozrachunkowego — szablon Excel sam wypełnia wyciąg A4 z miejscem na pieczątkę i podpis, gdy tylko wprowadzisz operacje.
To, co znaczą poszczególne kolumny wyciągu i jak go czytać, opisaliśmy z przykładową tabelą na stronie czym jest wyciąg z rachunku rozrachunkowego. Porównanie wyciągu z drugą stroną i uzgodnienie liczb to osobna czynność: jak uzgodnić salda z kontrahentem. Sam dokument do podpisu przez drugą stronę możesz wypełnić w szablonie Excela potwierdzenia salda.
Gdzie kończą się możliwości Excela?
Gdy liczba kontrahentów przekracza 50, a miesięczna liczba operacji 400, ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu wyraźnie rośnie. Jeśli potrzebujesz automatycznych przypomnień o płatnościach, dostępu mobilnego, udostępniania wyciągu przez WhatsApp i parowania faktur z wpłatami, bezpieczniej jest użyć programu.
Jeśli przekroczyłeś ten próg, aplikacja Księga Rozrachunków: Długi robi to samo wraz z przypomnieniami o terminach, kasą i ewidencją czeków i weksli; strukturę kolumn z szablonu można tam zaimportować z Excela.
Często zadawane pytania
Co oznacza ujemne saldo kontrahenta?
W tym szablonie ujemne saldo oznacza, że kwota otrzymana od danej firmy jest większa niż jej dług — czyli otrzymałeś zaliczkę albo pobrano nadpłatę.
Jak wprowadzić saldo otwarcia?
Otwórz pierwszy wiersz z rodzajem operacji „Otwarcie” i wpisz bieżący dług w kolumnie Obciążenie. Nie musisz wprowadzać dawnych operacji jedna po drugiej.
Co jeśli ten sam klient ma kilka oddziałów?
Nadaj każdemu oddziałowi osobny kod kontrahenta, a nazwę firmy wpisz taką samą; raporty możesz uzyskać zarówno w ujęciu oddziałów, jak i łącznie.