Excel per la gestione dei conti clienti e fornitori
Estratto conto che gestisce per ogni conto la differenza tra dare e avere nei movimenti di clienti e fornitori e invia avvisi di scadenza.
Che cos'è il conto cliente/fornitore (cari hesap) e come si gestisce?
Il conto cliente/fornitore (cari hesap) è l'estratto in ordine cronologico del rapporto di debito e credito con un cliente o un fornitore. Ogni vendita e ogni acquisto si registrano come debito, ogni incasso e ogni pagamento come credito; la differenza tra i due è il saldo di quella controparte. Per gestirlo in Excel bastano le colonne codice conto, tipo di operazione, dare, avere e saldo progressivo.
Come si registrano dare e avere?
La fattura che emetti a un cliente è un suo debito verso di te: si scrive nella colonna Dare. Il denaro che incassi da lui riduce quel debito: si scrive nella colonna Avere. Nel conto del fornitore la direzione è opposta: la merce che acquisti è un tuo debito.
Il modo più pratico per evitare confusione è distinguere i conti di clienti e fornitori con prefissi di codice diversi (ad esempio C-1001, T-2001).
La formula del saldo progressivo
Per vedere su ogni riga il saldo di quel conto fino a quel momento si usa SOMMA.SE cumulativa: =SOMMA.SE($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SOMMA.SE($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Grazie all'inizio fisso ($C$2) e alla fine mobile (C2) nella formula, scendendo di riga l'intervallo si allarga e il saldo avanza.
Questa struttura ti permette di gestire decine di conti nello stesso file senza confonderli; l'unica condizione è che la stessa azienda venga sempre scritta con lo stesso codice.
Controllo delle scadenze e disciplina degli incassi
Un credito senza data di scadenza è un credito che non viene seguito. Scrivi la scadenza su ogni riga di debito e imposta un avviso automatico con la logica =SE(SCADENZA<OGGI();"IN RITARDO";"NON SCADUTO").
Una volta a settimana applica il filtro «IN RITARDO» e ordina per importo; chiamando le tre voci più grandi incasserai buona parte di ciò che ti è dovuto.
Emettere l'estratto conto
Quando chiudi i conti con un cliente, l'estratto conto è indispensabile. Se selezioni dal filtro il conto interessato e stampi, ottieni un estratto con data, numero di documento, dare, avere e saldo. Prima di condividere l'estratto, verifica che la colonna delle descrizioni sia compilata.
Per trasformare questo estratto, ricavato dal tuo file di gestione, in un documento su carta intestata da inviare al cliente abbiamo preparato un modello a parte: il modello Excel di esempio di estratto conto cliente/fornitore compila da solo, appena inserisci i movimenti, un estratto A4 con spazio per timbro e firma.
Che cosa dice ogni colonna dell'estratto e come si legge lo abbiamo spiegato con una tabella di esempio nella pagina che cos'è l'estratto conto cliente/fornitore. Il passaggio di confrontare l'estratto con la controparte e far quadrare le cifre è un'attività a sé: come si fa la riconciliazione dei saldi. Per il documento da inviare alla controparte perché lo firmi puoi compilare il modello Excel del modulo di riconciliazione dei saldi.
Dove iniziano i limiti di Excel?
Quando i conti superano i 50 e i movimenti mensili superano i 400, il margine di errore nell'inserimento manuale aumenta sensibilmente. Se ti servono promemoria di pagamento automatici, accesso da mobile, condivisione dell'estratto tramite WhatsApp e abbinamento tra fatture e incassi, è più sicuro usare un programma.
Se hai superato questa soglia, Dare e Avere: Crediti e Debiti fa lo stesso lavoro insieme a promemoria di scadenza, gestione della cassa e di assegni e cambiali; la struttura a colonne del tuo modello può essere importata lì da Excel.
Domande frequenti
Che cosa significa se il saldo del conto risulta negativo?
In questo modello un saldo negativo significa che l'importo che hai incassato da quell'azienda supera il suo debito, cioè hai ricevuto un anticipo oppure è stato incassato più del dovuto.
Come si inserisce il saldo di apertura?
Apri la prima riga con il tipo di operazione «Apertura» e scrivi il debito attuale nella colonna Dare. Non occorre inserire uno per uno i movimenti passati.
E se lo stesso cliente ha più sedi?
Assegna a ogni sede un codice conto diverso e scrivi la ragione sociale allo stesso modo: potrai ottenere report sia per sede sia in totale.