Excel de seguimiento de cuentas corrientes
Extracto que lleva la diferencia entre deuda y crédito por cuenta en los movimientos de clientes y proveedores, con avisos de vencimiento.
¿Qué es una cuenta de cliente o proveedor (cari hesap) y cómo se controla?
La cuenta de cliente o proveedor (cari hesap, en turco) es el extracto, en orden cronológico, de la relación de deudas y créditos entre usted y un cliente o proveedor. Cada venta y cada compra se registra como cargo, y cada cobro y cada pago como abono; la diferencia entre ambos es el saldo de esa empresa. Para llevarla en Excel bastan las columnas de código de cuenta, tipo de operación, cargo, abono y saldo acumulado.
¿Cómo se registran los cargos y los abonos?
La factura que emite a un cliente es lo que él le debe: se anota en la columna Cargo. El dinero que recibe de él reduce esa deuda: se anota en la columna Abono. En la cuenta de un proveedor el sentido es el contrario: la mercancía que recibe es una deuda suya.
La forma más práctica de evitar confusiones es distinguir las cuentas de clientes y de proveedores con un prefijo de código distinto (por ejemplo, C-1001, T-2001).
Fórmula del saldo acumulado
Para ver en cada fila el saldo de esa cuenta hasta ese momento se usa un SUMAR.SI acumulativo: =SUMAR.SI($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SUMAR.SI($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Gracias al inicio fijo ($C$2) y al final móvil (C2) de la fórmula, el rango crece a medida que baja por las filas y el saldo se va acumulando.
Esta estructura le permite controlar decenas de cuentas en un mismo archivo sin mezclarlas; la única condición es que una misma empresa se anote siempre con el mismo código.
Control de vencimientos y disciplina de cobro
Un crédito sin fecha de vencimiento es un crédito sin seguimiento. Escriba un vencimiento en cada fila de cargo y configure un aviso automático con la lógica =SI(VENCIMIENTO<HOY();"VENCIDO";"EN PLAZO").
Una vez por semana aplique el filtro «VENCIDO» y ordene por importe; llamando a las tres partidas más grandes recuperará buena parte de lo pendiente de cobro.
Emitir el extracto
Al cerrar cuentas con un cliente, el extracto es imprescindible. Si selecciona la cuenta en el filtro y la imprime, obtiene un listado con fecha, número de documento, cargo, abono y saldo. Antes de compartir el extracto, asegúrese de que la columna de descripción esté completa.
Para convertir ese listado de su archivo de control en un documento con membrete que enviar al cliente, preparamos una plantilla aparte: la plantilla de Excel de ejemplo de extracto de cuenta rellena sola el extracto en A4, con espacio para sello y firma, en cuanto introduce los movimientos.
En la página qué es un extracto de cuenta explicamos con una tabla de ejemplo qué dice cada columna del extracto y cómo leerlo. El paso de cotejar el extracto con la otra parte hasta que las cifras cuadren es otra tarea: cómo hacer una conciliación de cuentas. Para el propio documento que enviará a la otra parte para que lo firme, puede rellenar la plantilla de Excel del formulario de conciliación de cuentas.
¿Dónde empieza el límite de Excel?
Cuando el número de cuentas supera las 50 y los movimientos mensuales superan los 400, el margen de error de la entrada manual aumenta de forma notable. Si necesita recordatorios de pago automáticos, acceso desde el móvil, compartir el extracto por WhatsApp y conciliar facturas con cobros, es más seguro usar un programa.
Si ya ha superado ese umbral, la aplicación Libro de Cuentas: Deudas hace el mismo trabajo junto con recordatorios de vencimiento, caja y control de cheques y pagarés; la estructura de columnas de su plantilla puede importarse allí desde Excel.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa que el saldo de la cuenta salga negativo?
En esta plantilla, un saldo negativo significa que lo que ha cobrado de esa empresa supera lo que le debía; es decir, ha recibido un anticipo o se ha cobrado de más.
¿Cómo se introduce el saldo inicial?
Abra la primera fila con el tipo de operación «Apertura» y anote la deuda actual en la columna Cargo. No hace falta introducir uno por uno los movimientos anteriores.
¿Y si un mismo cliente tiene varias sucursales?
Dé a cada sucursal un código de cuenta distinto y escriba la razón social igual en todas; así puede sacar informes tanto por sucursal como en total.