Excel voor debiteuren- en crediteurenbeheer (cari hesap)
Overzichtstabel die per relatie (cari hesap: klant- of leveranciersrekening) het verschil tussen debet en credit bijhoudt en een waarschuwing geeft bij naderende vervaldatums.
Wat is een rekening-courant (cari hesap) en hoe houdt u die bij?
Een rekening-courant (cari hesap) is het overzicht, in volgorde van datum, van de schuld- en vorderingsrelatie tussen u en een klant of leverancier. Elke verkoop en inkoop wordt als debet geboekt, elke ontvangst en betaling als credit; het verschil tussen beide is het saldo van dat bedrijf. Om het in Excel bij te houden volstaan kolommen voor relatiecode, type transactie, debet, credit en lopend saldo.
Hoe boekt u debet en credit?
Een factuur die u aan een klant stuurt, maakt hem schuldig aan u: die komt in de kolom Debet. Geld dat u van hem ontvangt, verlaagt de schuld: dat komt in de kolom Credit. Bij een leveranciersrekening is de richting omgekeerd — goederen die u koopt zijn uw schuld.
De praktischste manier om verwarring te voorkomen is klant- en leveranciersrekeningen te scheiden met een verschillend voorvoegsel in de code (zoals C-1001, T-2001).
Formule voor het lopend saldo
Om op elke rij het saldo van die relatie tot dat moment te zien, gebruikt u een cumulatieve SOM.ALS: =SOM.ALS($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SOM.ALS($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Doordat het begin vast ($C$2) en het einde meebewegend (C2) is, groeit het bereik naarmate u verder naar beneden gaat en loopt het saldo mee.
Met deze opzet kunt u tientallen relaties in hetzelfde bestand bijhouden zonder ze te verwisselen; de enige voorwaarde is dat hetzelfde bedrijf altijd met dezelfde code wordt ingevoerd.
Vervaldatums bewaken en betalingsdiscipline
Een vordering zonder vervaldatum is een vordering waar niemand op let. Zet bij elke debetrij een vervaldatum en stel een automatische waarschuwing in met de logica =ALS(VERVALDATUM<VANDAAG();"TE LAAT";"NOG NIET VERVALLEN").
Pas eens per week het filter "TE LAAT" toe en sorteer op bedrag; door de drie grootste posten te bellen int u een belangrijk deel van de betalingen.
Een rekeningoverzicht maken
Bij het afsluiten van een rekening met een klant is een rekeningoverzicht onmisbaar. Kiest u via het filter de betreffende relatie en drukt u af, dan krijgt u een overzicht met datum, documentnummer, debet, credit en saldo. Controleer voor u het overzicht deelt dat de kolom met omschrijving is ingevuld.
Om dit overzicht uit uw beheerbestand om te zetten in een document met briefhoofd dat u naar de klant kunt sturen, hebben we een apart sjabloon gemaakt: het Excel-sjabloon voor een voorbeeld van een rekeningoverzicht vult zodra u de boekingen invoert automatisch een A4-overzicht met veld voor stempel en handtekening in.
Wat elke kolom van het overzicht betekent en hoe u het leest, leggen we met een voorbeeldtabel uit op de pagina wat is een rekeningoverzicht. De stap waarin u het overzicht met de andere partij vergelijkt en de cijfers laat kloppen, is een aparte klus: hoe voert u een saldoafstemming uit. Voor het document zelf dat u de andere partij laat ondertekenen, kunt u het Excel-sjabloon voor een saldobevestigingsformulier invullen.
Waar houdt Excel op?
Als u meer dan 50 relaties hebt en meer dan 400 boekingen per maand, neemt de kans op fouten bij handmatige invoer duidelijk toe. Heeft u automatische betalingsherinneringen, mobiele toegang, het delen van het rekeningoverzicht via WhatsApp en het koppelen van facturen aan betalingen nodig, dan is software veiliger.
Heeft u die grens bereikt, dan doet Debet & Credit: Debiteuren hetzelfde werk, samen met vervalherinneringen, kasbeheer en cheque- en wisselbeheer; de kolomstructuur van uw sjabloon kunt u vanuit Excel daarheen importeren.
Veelgestelde vragen
Wat betekent het als het saldo negatief is?
In dit sjabloon betekent een negatief saldo dat het bedrag dat u van dat bedrijf hebt ontvangen groter is dan zijn schuld — u heeft dus een voorschot ontvangen of er is te veel betaald.
Hoe voert u het openingssaldo in?
Begin de eerste rij met het transactietype "Opening" en zet de bestaande schuld in de kolom Debet. U hoeft de eerdere boekingen niet een voor een in te voeren.
Wat als dezelfde klant meerdere vestigingen heeft?
Geef elke vestiging een eigen relatiecode maar schrijf de bedrijfsnaam hetzelfde; dan kunt u rapporten per vestiging en in totaal maken.
Sjablonen die bij deze gids horen
Excel-schuldenboek voor klantenkrediet (veresiye)
Digitaal register dat per klant het bedrag op krediet, het betaalde bedrag, de openstaande schuld en het aantal dagen achterstand automatisch berekent.