Excel pentru evidența conturilor curente de parteneri
Tabel de extras de cont care ține diferența dintre datorii și creanțe pe fiecare partener (cont curent) pentru mișcările clienților și furnizorilor și avertizează la scadență.
Ce este contul de partener (cari hesap) și cum se urmărește?
Contul de partener (cari hesap) este extrasul în ordine cronologică al relației de datorii și creanțe dintre dumneavoastră și un client sau un furnizor. Fiecare vânzare și achiziție se înregistrează ca datorie, fiecare încasare și plată ca creanță; diferența dintre cele două este soldul firmei respective. Pentru urmărirea în Excel sunt suficiente coloanele cod partener, tip operațiune, debit, credit și sold curent.
Cum se înregistrează datoriile și creanțele?
Factura emisă clientului reprezintă datoria lui față de dumneavoastră: se scrie în coloana Debit. Banii primiți de la el scad datoria: se scriu în coloana Credit. La contul unui furnizor sensul este invers — marfa primită este datoria dumneavoastră.
Cea mai practică modalitate de a evita confuziile este să separați conturile clienților și ale furnizorilor prin prefixe de cod diferite (de exemplu C-1001, T-2001).
Formula soldului curent
Pentru a vedea pe fiecare rând soldul partenerului respectiv până în acel moment, se folosește un SUMIF cumulativ: =SUMIF($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Datorită începutului fix ($C$2) și sfârșitului mobil (C2) din formulă, pe măsură ce coborâți rând cu rând intervalul crește, iar soldul se actualizează curent.
Această structură vă permite să urmăriți zeci de parteneri în același fișier fără confuzii; singura condiție este ca aceeași firmă să fie scrisă mereu cu același cod.
Urmărirea scadențelor și disciplina încasărilor
O creanță fără dată a scadenței este o creanță neurmărită. Treceți scadența pe fiecare rând de datorie și configurați o alertă automată după logica =IF(SCADENȚĂ<TODAY();"ÎNTÂRZIAT";"ÎN TERMEN").
O dată pe săptămână aplicați filtrul „ÎNTÂRZIAT” și sortați după sumă; sunând pentru cele mai mari trei poziții, strângeți o parte importantă din încasări.
Emiterea extrasului de cont
La închiderea contului cu un client, extrasul este obligatoriu. Selectând partenerul din filtru și tipărind, obțineți un extras cu data, numărul documentului, debit, credit și sold. Înainte de a partaja extrasul, asigurați-vă că coloana de explicații este completată.
Pentru a transforma acest extras obținut din fișierul dumneavoastră de urmărire într-un document cu antet care să fie trimis clientului, am pregătit un șablon separat: șablonul Excel de extras de cont de partener completează automat un extras A4 cu câmpuri pentru ștampilă și semnătură de îndată ce introduceți mișcările.
Ce înseamnă pe rând coloanele extrasului și cum se citește am explicat, cu un tabel exemplu, pe pagina ce este extrasul de cont de partener. Pasul de a compara extrasul cu cealaltă parte și de a face cifrele să se potrivească este o altă treabă: cum se face confruntarea de solduri. Pentru documentul propriu-zis pe care îl trimiteți celeilalte părți spre semnare puteți completa șablonul Excel al formularului de confruntare de solduri.
Unde încep limitele Excel?
Când numărul de parteneri depășește 50, iar numărul lunar de mișcări depășește 400, marja de eroare la introducerea manuală crește vizibil. Dacă aveți nevoie de memento automat de plată, acces de pe mobil, partajarea extrasului pe WhatsApp și potrivirea facturilor cu încasările, este mai sigur să folosiți un program.
Dacă ați depășit acest prag, aplicația Registru Parteneri: Datorii face aceeași treabă împreună cu memento de scadență, casă și urmărirea cecurilor și a biletelor la ordin; structura de coloane din șablonul dumneavoastră poate fi importată acolo din Excel.
Întrebări frecvente
Ce înseamnă dacă soldul partenerului iese negativ?
În acest șablon, un sold negativ înseamnă că suma încasată de la firma respectivă este mai mare decât datoria ei — adică ați primit un avans sau s-a făcut o încasare în plus.
Cum se introduce soldul de deschidere?
Deschideți primul rând cu tipul de operațiune „Deschidere” și treceți datoria existentă în coloana Debit. Nu mai este nevoie să introduceți una câte una mișcările din trecut.
Dacă același client are mai multe sucursale?
Dați fiecărei sucursale un cod de partener separat, dar scrieți denumirea firmei la fel; puteți obține rapoarte atât pe sucursală, cât și pe total.
Șabloane folosite cu acest ghid
Excel pentru registrul vânzărilor pe credit
Registru digital care calculează automat, pe client, suma vândută pe credit, suma achitată, datoria rămasă și numărul de zile de întârziere.