Kundenkonten-Verwaltung Excel (cari hesap)
Kontoauszugstabelle, die die Differenz aus Soll und Haben je Konto bei Kunden- und Lieferantenbewegungen führt und vor Fälligkeiten warnt.
Was ist ein Kontokorrentkonto (cari hesap) und wie führt man es?
Ein Kontokorrentkonto (türk. „cari hesap“) ist die chronologische Aufstellung der Forderungs- und Verbindlichkeitsbeziehung zwischen Ihnen und einem Kunden oder Lieferanten. Jeder Verkauf und Einkauf wird als Soll, jeder Zahlungseingang und jede Zahlung als Haben gebucht; die Differenz ist der Saldo dieser Firma. Für die Führung in Excel genügen Spalten für Kontonummer, Vorgangsart, Soll, Haben und fortlaufenden Saldo.
Wie werden Soll und Haben gebucht?
Eine Rechnung, die Sie an einen Kunden ausstellen, begründet dessen Schuld bei Ihnen: Sie wird in die Spalte Soll geschrieben. Geld, das Sie von ihm erhalten, verringert die Schuld: Es kommt in die Spalte Haben. Beim Lieferantenkonto ist die Richtung umgekehrt – Ware, die Sie beziehen, ist Ihre Schuld.
Am praktischsten vermeiden Sie Verwechslungen, indem Sie Kunden- und Lieferantenkonten durch unterschiedliche Präfixe trennen (etwa K-1001, L-2001).
Formel für den fortlaufenden Saldo
Um in jeder Zeile den bisherigen Saldo des jeweiligen Kontos zu sehen, verwendet man ein kumulatives SUMMEWENN: =SUMMEWENN($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SUMMEWENN($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Durch den festen Anfang ($C$2) und das mitwandernde Ende (C2) wächst der Bereich, je weiter Sie nach unten gehen, und der Saldo läuft mit.
Mit dieser Struktur führen Sie Dutzende Konten in derselben Datei, ohne sie zu verwechseln; die einzige Bedingung ist, dass dieselbe Firma immer mit demselben Code erfasst wird.
Fälligkeitsüberwachung und Zahlungsdisziplin
Eine Forderung ohne Fälligkeitsdatum ist eine Forderung, die nicht verfolgt wird. Tragen Sie in jeder Sollzeile die Fälligkeit ein und richten Sie nach dem Muster =WENN(FÄLLIGKEIT<HEUTE();"ÜBERFÄLLIG";"NICHT FÄLLIG") eine automatische Warnung ein.
Wenden Sie einmal pro Woche den Filter „ÜBERFÄLLIG“ an und sortieren Sie nach Betrag; wenn Sie die drei größten Posten anrufen, holen Sie einen wesentlichen Teil der Zahlungen herein.
Kontoauszug erstellen
Beim Abschluss mit einem Kunden ist ein Kontoauszug unerlässlich. Wenn Sie über den Filter das gewünschte Konto auswählen und drucken, erhalten Sie eine Aufstellung mit Datum, Belegnummer, Soll, Haben und Saldo. Stellen Sie sicher, dass die Spalte „Beschreibung“ ausgefüllt ist, bevor Sie den Kontoauszug weitergeben.
Um diese Aufstellung aus Ihrer Datei in ein Dokument mit Briefkopf für den Kunden zu verwandeln, haben wir eine eigene Vorlage erstellt: Die Excel-Vorlage Kontoauszug (Beispiel) füllt, sobald Sie die Buchungen eingeben, automatisch einen A4-Kontoauszug mit Stempel- und Unterschriftsfeld aus.
Was die einzelnen Spalten des Kontoauszugs bedeuten und wie man ihn liest, erklären wir mit einer Beispieltabelle auf der Seite Was ist ein Kontoauszug (cari ekstre). Den Kontoauszug mit der Gegenseite zu vergleichen und die Zahlen abzustimmen, ist ein eigener Schritt: Wie funktioniert die Saldenabstimmung (cari mutabakat). Für das Dokument selbst, das Sie der Gegenseite zur Unterschrift senden, können Sie die Excel-Vorlage für das Formular zur Saldenabstimmung ausfüllen.
Wo liegt die Grenze von Excel?
Übersteigt die Zahl Ihrer Konten 50 oder die Zahl Ihrer monatlichen Buchungen 400, steigt die Fehlerquote bei manueller Eingabe deutlich. Brauchen Sie automatische Zahlungserinnerungen, mobilen Zugriff, das Teilen des Kontoauszugs über WhatsApp und den Abgleich von Rechnung und Zahlung, ist der Einsatz einer Software sicherer.
Wenn Sie diese Schwelle überschritten haben, erledigt die App Kontobuch: Offene Posten dieselbe Arbeit zusammen mit Fälligkeitserinnerungen, Kasse sowie Scheck- und Wechselverfolgung; Ihre Spaltenstruktur aus der Vorlage lässt sich aus Excel dorthin importieren.
Häufige Fragen
Was bedeutet es, wenn der Kontosaldo negativ ist?
In dieser Vorlage bedeutet ein negativer Saldo, dass der Betrag, den Sie von dieser Firma erhalten haben, ihre Schuld übersteigt – Sie haben also eine Anzahlung erhalten oder es wurde zu viel gezahlt.
Wie erfasst man den Eröffnungssaldo?
Legen Sie die erste Zeile mit der Vorgangsart „Eröffnung“ an und tragen Sie die bestehende Schuld in die Spalte Soll ein. Die früheren Buchungen müssen Sie nicht einzeln erfassen.
Was, wenn derselbe Kunde mehrere Filialen hat?
Vergeben Sie jeder Filiale eine eigene Kontonummer und schreiben Sie den Firmennamen gleich; so erhalten Sie Auswertungen sowohl pro Filiale als auch insgesamt.
Mit diesem Ratgeber genutzte Vorlagen
Kundenkredit-Buch Excel (veresiye)
Digitales Buch, das je Kunde den angeschriebenen Betrag, die Zahlungen, die offene Restschuld und die Tage im Verzug automatisch berechnet.