Excel за следене на сметки с клиенти и доставчици
Извлечение, което води разликата между задължения и вземания по контрагент при движенията с клиенти и доставчици и подава предупреждение за падеж.
Какво е cari hesap (сметка на контрагент) и как се следи?
Cari hesap е хронологичен отчет на отношенията дълг-вземане между вас и клиент или доставчик. Всяка продажба и покупка се записва като дебит, всяко плащане, което получавате или извършвате, като кредит; разликата между двете е салдото на тази фирма. За проследяване в Excel са достатъчни колони за код на контрагента, вид операция, дебит, кредит и текущо салдо.
Как се записват дебит и кредит?
Фактурата, която издавате на клиента, е негов дълг към вас: записва се в колоната „Дебит“. Парите, които получавате от него, намаляват дълга: записват се в колоната „Кредит“. При сметката на доставчик посоката е обратна — стоката, която купувате, е ваш дълг.
Най-практичният начин да избегнете объркването е да разделите сметките на клиентите и на доставчиците с различен префикс на кода (например C-1001, T-2001).
Формула за текущо салдо
За да виждате на всеки ред салдото на контрагента до този момент, се използва натрупващ SUMIF: =SUMIF($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Благодарение на фиксираното начало ($C$2) и плаващия край (C2) диапазонът расте с всеки ред надолу и салдото се натрупва.
Тази структура ви позволява да следите десетки контрагенти в един и същ файл, без да ги бъркате; единственото условие е една и съща фирма винаги да се записва със същия код.
Следене на падежите и дисциплина при събиране
Вземане без падеж е вземане, което не се следи. Запишете падеж на всеки ред с дълг и настройте автоматично предупреждение по логиката =IF(СРОК<TODAY();"ПРОСРОЧЕНО";"В СРОК").
Веднъж седмично приложете филтър „ПРОСРОЧЕНО“ и сортирайте по сума; като се обадите за трите най-големи позиции, ще съберете значителна част от вземанията.
Издаване на извлечение
При приключване на сметка с клиент извлечението е задължително. Когато изберете съответния контрагент през филтъра и го отпечатате, получавате отчет с дата, номер на документ, дебит, кредит и салдо. Преди да споделите извлечението, се уверете, че колоната с описание е попълнена.
За да превърнем този отчет от вашия файл за проследяване в документ с бланка, който се изпраща на клиента, подготвихме отделен шаблон: Excel шаблонът за пример на извлечение по cari hesap автоматично попълва извлечение на А4 с полета за печат и подпис, щом въведете движенията.
Какво означава всяка колона на извлечението и как да се чете, обяснихме с примерна таблица на страницата какво е извлечение по cari hesap. Стъпката на сравняване на извлечението с насрещната страна и изравняване на цифрите е отделна работа: как се прави съгласуване на салда. За самия документ, който ще изпратите на насрещната страна за подпис, можете да попълните Excel шаблона за формуляр за съгласуване на салда.
Къде започват границите на Excel?
Когато контрагентите ви надхвърлят 50, а месечните движения — 400, рискът от грешки при ръчно въвеждане нараства осезаемо. Ако ви трябват автоматични напомняния за плащане, мобилен достъп, споделяне на извлечението през WhatsApp и съпоставяне на фактури и плащания, по-сигурно е да ползвате програма.
Ако сте надхвърлили този праг, приложението Вземания и задължения: Дългове върши същата работа заедно с напомняния за падежи, каса и проследяване на чекове и записи на заповед; колоните от вашия шаблон могат да се импортират там от Excel.
Често задавани въпроси
Какво означава, ако салдото на контрагента е отрицателно?
В този шаблон отрицателно салдо означава, че сумата, която сте събрали от тази фирма, е по-голяма от нейния дълг — т.е. получили сте аванс или е събрана повече сума.
Как се въвежда начално салдо?
Отворете първия ред с вид операция „Начално салдо“ и запишете текущия дълг в колоната „Дебит“. Не е нужно да въвеждате едно по едно предишните движения.
Ами ако един клиент има няколко обекта?
Дайте на всеки обект отделен код на контрагент, а наименованието запишете еднакво; така можете да получавате отчет както по обект, така и общо.
Шаблони, използвани с това ръководство
Excel тетрадка за продажби на вересия
Дигитална тетрадка, която автоматично изчислява по клиент сумата на вересията, платеното, оставащия дълг и броя дни просрочие.