Excel de suivi des comptes clients et fournisseurs
Relevé qui suit l'écart débit–crédit par compte sur les mouvements clients et fournisseurs et signale les échéances.
Qu'est-ce qu'un compte client/fournisseur (« cari hesap ») et comment le suivre ?
Le « cari hesap » (compte courant client ou fournisseur) est le relevé, par ordre chronologique, de la relation de dettes et de créances entre vous et un client ou un fournisseur. Chaque vente et chaque achat s'inscrit au débit, chaque encaissement et chaque paiement au crédit ; la différence entre les deux est le solde de cette entreprise. Pour le suivre dans Excel, il suffit de colonnes pour le code du compte, le type d'opération, le débit, le crédit et le solde cumulé.
Comment enregistrer débits et crédits ?
La facture que vous émettez à un client est une dette de sa part envers vous : elle s'inscrit dans la colonne Débit. L'argent que vous recevez de lui réduit cette dette : il s'inscrit dans la colonne Crédit. Sur un compte fournisseur, le sens est inversé — les marchandises que vous avez reçues sont votre dette.
Le moyen le plus pratique d'éviter les confusions est de séparer les comptes clients et fournisseurs par un préfixe de code différent (comme C-1001, T-2001).
La formule du solde cumulé
Pour voir sur chaque ligne le solde de ce compte jusqu'à cet instant, on utilise un SOMME.SI cumulatif : =SOMME.SI($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SOMME.SI($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Grâce au début fixe ($C$2) et à la fin mobile (C2) de la formule, la plage s'agrandit à mesure que l'on descend d'une ligne et le solde se cumule.
Cette structure permet de suivre des dizaines de comptes dans un même fichier sans les mélanger ; la seule condition est que la même entreprise soit toujours saisie avec le même code.
Suivi des échéances et discipline d'encaissement
Une créance sans date d'échéance est une créance qu'on ne suit pas. Indiquez une échéance sur chaque ligne de débit et mettez en place une alerte automatique sur le modèle de =SI(ÉCHÉANCE<AUJOURDHUI();"EN RETARD";"DANS LES DÉLAIS").
Une fois par semaine, appliquez le filtre « EN RETARD » et triez par montant ; en appelant les trois plus gros montants, vous récupérez l'essentiel des encaissements.
Établir un relevé de compte
Quand vous soldez un compte avec un client, le relevé est indispensable. Si vous sélectionnez le compte voulu par filtre et que vous l'imprimez, vous obtenez un relevé comportant la date, le numéro de pièce, le débit, le crédit et le solde. Avant de partager le relevé, assurez-vous que la colonne des libellés est bien remplie.
Pour transformer ce relevé issu de votre fichier de suivi en un document à en-tête à envoyer au client, nous avons préparé un modèle à part : le modèle Excel d'exemple de relevé de compte client remplit automatiquement, dès que vous saisissez les mouvements, un relevé A4 avec zones de cachet et de signature.
Nous avons expliqué, exemple de tableau à l'appui, ce que veut dire chaque colonne du relevé et comment le lire, sur la page qu'est-ce qu'un relevé de compte. L'étape qui consiste à comparer le relevé avec l'autre partie pour faire concorder les chiffres est une autre affaire : comment faire un rapprochement de comptes. Pour le document lui-même que vous enverrez à l'autre partie pour signature, vous pouvez remplir le modèle Excel de formulaire de rapprochement de comptes.
Où commencent les limites d'Excel ?
Quand vous dépassez 50 comptes et 400 mouvements par mois, le risque d'erreur de la saisie manuelle augmente nettement. Si vous avez besoin de rappels de paiement automatiques, d'un accès mobile, du partage du relevé via WhatsApp et du rapprochement facture-encaissement, il est plus sûr d'utiliser un logiciel.
Si vous avez dépassé ce seuil, Suivi des comptes : Créances fait le même travail avec rappels d'échéance, gestion de caisse et suivi des chèques et effets ; la structure de colonnes de votre modèle peut y être importée depuis Excel.
Questions fréquentes
Que signifie un solde de compte négatif ?
Dans ce modèle, un solde négatif signifie que le montant que vous avez encaissé de cette entreprise dépasse sa dette — c'est-à-dire que vous avez reçu un acompte ou qu'un trop-perçu a été encaissé.
Comment saisir le solde d'ouverture ?
Ouvrez la première ligne avec le type d'opération « Ouverture » et inscrivez la dette existante dans la colonne Débit. Inutile de saisir un à un les mouvements passés.
Et si un même client a plusieurs établissements ?
Donnez à chaque établissement un code de compte distinct tout en écrivant la même raison sociale ; vous pouvez ainsi obtenir des rapports par établissement comme au total.
Modèles utilisés avec ce guide
Excel de carnet de crédit client
Carnet numérique qui calcule automatiquement, par client, le montant à crédit, les paiements, le solde dû et le nombre de jours de retard.