Excel παρακολούθησης λογαριασμών πελατών και προμηθευτών (cari hesap)
Πίνακας κίνησης λογαριασμού που τηρεί τη διαφορά χρέωσης–πίστωσης ανά πελάτη/προμηθευτή και δίνει ειδοποίηση λήξης.
Τι είναι ο λογαριασμός πελάτη-προμηθευτή (cari hesap) και πώς παρακολουθείται;
Ο λογαριασμός πελάτη-προμηθευτή (cari hesap) είναι η χρονολογική καταγραφή της σχέσης οφειλών-απαιτήσεων ανάμεσα σε εσάς και έναν πελάτη ή προμηθευτή. Κάθε πώληση και αγορά καταχωρίζεται ως χρέωση, κάθε είσπραξη και πληρωμή ως πίστωση· η διαφορά τους είναι το υπόλοιπο της εταιρείας. Για παρακολούθηση στο Excel αρκούν οι στήλες κωδικός λογαριασμού, είδος κίνησης, χρέωση, πίστωση και κινητό υπόλοιπο.
Πώς καταχωρίζονται οι χρεώσεις και οι πιστώσεις;
Το τιμολόγιο που εκδίδετε σε έναν πελάτη είναι χρέωσή του προς εσάς: γράφεται στη στήλη Χρέωση. Τα χρήματα που εισπράττετε από αυτόν μειώνουν την οφειλή: γράφονται στη στήλη Πίστωση. Στον λογαριασμό προμηθευτή η κατεύθυνση είναι αντίστροφη — τα εμπορεύματα που αγοράσατε είναι δική σας οφειλή.
Ο πιο πρακτικός τρόπος να αποφύγετε τη σύγχυση είναι να ξεχωρίζετε τους λογαριασμούς πελατών και προμηθευτών με διαφορετικό πρόθεμα κωδικού (όπως C-1001, T-2001).
Ο τύπος του κινητού υπολοίπου
Για να βλέπετε σε κάθε γραμμή το υπόλοιπο του λογαριασμού μέχρι εκείνη τη στιγμή, χρησιμοποιείται αθροιστικά το ΑΘΡΟΙΣΜΑ.ΑΝ: =ΑΘΡΟΙΣΜΑ.ΑΝ($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-ΑΘΡΟΙΣΜΑ.ΑΝ($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Χάρη στη σταθερή αρχή ($C$2) και το κινούμενο τέλος (C2) του τύπου, όσο κατεβαίνετε στις γραμμές το εύρος μεγαλώνει και το υπόλοιπο «κινείται».
Αυτή η δομή σας επιτρέπει να παρακολουθείτε δεκάδες λογαριασμούς στο ίδιο αρχείο χωρίς να μπερδεύονται· η μόνη προϋπόθεση είναι η ίδια εταιρεία να γράφεται πάντα με τον ίδιο κωδικό.
Παρακολούθηση λήξεων και πειθαρχία στις εισπράξεις
Μια απαίτηση χωρίς ημερομηνία λήξης είναι απαίτηση που δεν παρακολουθείται. Γράψτε ημερομηνία λήξης σε κάθε γραμμή χρέωσης και στήστε αυτόματη ειδοποίηση με τη λογική =ΑΝ(ΛΗΞΗ<ΣΗΜΕΡΑ();"ΕΚΠΡΟΘΕΣΜΟ";"ΣΕ ΙΣΧΥ").
Μία φορά την εβδομάδα εφαρμόστε φίλτρο «ΕΚΠΡΟΘΕΣΜΟ» και ταξινομήστε με βάση το ποσό· τηλεφωνώντας στους τρεις μεγαλύτερους, εισπράττετε το μεγαλύτερο μέρος.
Έκδοση καρτέλας (ekstre)
Όταν κλείνετε λογαριασμό με έναν πελάτη, η καρτέλα είναι απαραίτητη. Αν επιλέξετε από το φίλτρο τον σχετικό λογαριασμό και την εκτυπώσετε, παίρνετε ένα αντίγραφο με ημερομηνία, αριθμό παραστατικού, χρέωση, πίστωση και υπόλοιπο. Πριν μοιραστείτε την καρτέλα, βεβαιωθείτε ότι η στήλη περιγραφής είναι συμπληρωμένη.
Για να μετατρέψετε αυτό το αντίγραφο από το αρχείο παρακολούθησής σας σε επίσημο έγγραφο με επικεφαλίδα που θα σταλεί στον πελάτη, ετοιμάσαμε ξεχωριστό πρότυπο: το πρότυπο Excel δείγματος καρτέλας λογαριασμού συμπληρώνει αυτόματα μια καρτέλα Α4 με πεδίο σφραγίδας-υπογραφής μόλις καταχωρίσετε τις κινήσεις.
Τι δείχνει η κάθε στήλη της καρτέλας και πώς διαβάζεται, το εξηγούμε με δείγμα πίνακα στη σελίδα τι είναι η καρτέλα λογαριασμού (cari ekstre). Το βήμα της σύγκρισης της καρτέλας με τον αντισυμβαλλόμενο και της εξισορρόπησης των αριθμών είναι ξεχωριστή δουλειά: πώς γίνεται η συμφωνία λογαριασμών (cari mutabakat). Για το ίδιο το έγγραφο που θα στείλετε στον αντισυμβαλλόμενο για να το υπογράψει, μπορείτε να συμπληρώσετε το πρότυπο Excel της φόρμας συμφωνίας λογαριασμών.
Πού αρχίζει το όριο του Excel;
Όταν οι λογαριασμοί σας ξεπερνούν τους 50 και οι μηνιαίες κινήσεις τις 400, το περιθώριο λάθους στη χειροκίνητη καταχώριση αυξάνεται αισθητά. Αν χρειάζεστε αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής, πρόσβαση από κινητό, κοινοποίηση της καρτέλας μέσω WhatsApp και αντιστοίχιση τιμολογίων-εισπράξεων, η χρήση προγράμματος είναι ασφαλέστερη.
Αν έχετε ξεπεράσει αυτό το όριο, η εφαρμογή Βιβλίο Λογαριασμών: Οφειλές κάνει την ίδια δουλειά μαζί με υπενθυμίσεις λήξης, ταμείο και παρακολούθηση επιταγών και γραμματίων· η δομή των στηλών του προτύπου σας μπορεί να εισαχθεί εκεί από το Excel.
Συχνές ερωτήσεις
Τι σημαίνει αν το υπόλοιπο του λογαριασμού βγει αρνητικό;
Σε αυτό το πρότυπο το αρνητικό υπόλοιπο σημαίνει ότι το ποσό που εισπράξατε από εκείνη την εταιρεία είναι μεγαλύτερο από την οφειλή της — δηλαδή έχετε λάβει προκαταβολή ή έχει γίνει υπερείσπραξη.
Πώς καταχωρίζεται το υπόλοιπο έναρξης;
Ανοίξτε την πρώτη γραμμή με είδος κίνησης «Έναρξη» και γράψτε την τρέχουσα οφειλή στη στήλη Χρέωση. Δεν χρειάζεται να καταχωρίσετε μία προς μία τις παλιές κινήσεις.
Κι αν ο ίδιος πελάτης έχει περισσότερα υποκαταστήματα;
Δώστε σε κάθε υποκατάστημα χωριστό κωδικό λογαριασμού και γράψτε την ίδια επωνυμία· μπορείτε να βγάλετε αναφορά τόσο ανά υποκατάστημα όσο και συνολικά.