Excel per la gestione dei conti clienti e fornitori
Estratto conto che gestisce per ogni conto la differenza tra dare e avere nei movimenti di clienti e fornitori e invia avvisi di scadenza.
Esempio di estratto conto cliente/fornitore (modello Excel)
L'estratto conto cliente/fornitore è l'elenco in ordine di data di tutti i movimenti di un conto con un singolo cliente o fornitore in un dato periodo, con il saldo progressivo indicato su ogni riga. Questo file ha due schede: nella scheda "Veri" (Dati) inserite i movimenti — data, numero documento, descrizione, dare, avere — e la scheda "Cari Ekstre" (Estratto conto) li trasforma automaticamente in un documento A4 da inviare al cliente, con spazio per timbro e firma. Saldo progressivo, totali del periodo e se il saldo è a debito o a credito sono calcolati con formule; tra le fatture con data di scadenza inserita, quelle scadute diventano rosse.
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Quali colonne contiene il modello?
| Colonna | A cosa serve |
|---|---|
| Data | Il giorno in cui è avvenuto il movimento. Perché l'estratto sia leggibile, le righe devono essere in ordine di data; se aggiungete una voce in un secondo momento, riordinate per data. |
| Tipo di documento | Elenco a discesa: Apertura / Riporto, Fattura, Bolla di consegna (irsaliye), Incasso, Pagamento, Assegno, Cambiale, Reso, Interessi di mora, Sconto, Altro. La prima riga è sempre il riporto di inizio periodo. |
| N. documento | Numero di fattura, ricevuta o assegno. Questa colonna facilita il confronto con la controparte quando emerge una differenza: "Avete la fattura numero 1180?" |
| Descrizione | Il movimento in una frase. Questa colonna deve essere compilata prima di inviare l'estratto; un elenco con descrizioni vuote lascia dei punti interrogativi alla controparte. |
| Dare (₺) | I movimenti che aumentano il debito del cliente/fornitore verso di voi: fattura di vendita, interessi di mora, addebito di spese, riporto di inizio periodo. |
| Avere (₺) | I movimenti che riducono il debito: incasso, reso, sconto, assegni e cambiali ricevuti. |
| Saldo (₺) | Automatico: totale del dare fino a quella riga meno totale dell'avere. È la vera colonna dell'estratto: su ogni riga mostra la situazione del conto in quel giorno. |
| Data di scadenza | Per le fatture a scadenza, il giorno in cui è atteso il pagamento. Le righe lasciate vuote non entrano nel controllo delle scadenze. |
| Stato della scadenza | Automatico: le righe di debito con scadenza passata risultano SCADUTO (rosso), le altre IN SCADENZA (verde). Resta vuoto sulle righe di incasso. |
| Note | Campo libero: a quanti giorni è la scadenza, la data di incasso dell'assegno, a quale fattura si riferisce il reso. |
Come si usa?
- Scaricate il file e nella prima riga della scheda "Veri" scrivete il saldo di riporto di inizio periodo nella colonna Dare.
- Inserite i movimenti del periodo in ordine di data: vendite e spese nella colonna Dare, incassi e resi nella colonna Avere.
- Per le fatture a scadenza compilate la colonna Data di scadenza; le righe scadute diventano rosse automaticamente.
- Passate alla scheda "Cari Ekstre" e compilate una sola volta i dati dell'azienda emittente e del titolare del conto: la tabella dei movimenti si riempie da sola dalla scheda Veri.
- Stampate l'estratto o salvatelo in PDF e inviatelo al cliente; la pagina è impostata per stare su un unico foglio A4 verticale.
Per chi è adatto?
- Grossisti e produttori che devono inviare ai clienti l'estratto conto a fine periodo
- Responsabili vendite che vogliono presentarsi al sollecito di pagamento dicendo "in questa data è stata emessa questa fattura"
- Piccole imprese senza programma di contabilità, che annotano i conti su un registro o in Excel
- Addetti alla contabilità di base che preparano a mano una tabella ogni volta che un cliente chiede l'estratto
- Aziende che, nel chiudere i conti con un rivenditore, devono mostrare i movimenti riga per riga
Domande frequenti
Che cos'è l'estratto conto cliente/fornitore?
L'estratto conto cliente/fornitore è l'elenco in ordine di data di tutti i movimenti di un conto con un cliente o fornitore in un dato periodo, con il saldo maturato fino a quel momento su ogni riga. Quattro colonne sono obbligatorie: data, descrizione o numero documento, dare, avere; la quinta, il saldo progressivo, è la colonna che trasforma l'elenco in un estratto conto. Cosa dice ogni singola colonna e come si legge l'estratto lo abbiamo spiegato con una tabella di esempio nella pagina che cos'è l'estratto conto cliente/fornitore.
Che differenza c'è tra estratto conto e modulo di riconciliazione?
L'estratto conto è l'elenco di tutti i movimenti del periodo; il modulo di riconciliazione (mutabakat) è invece il breve documento con cui la controparte conferma, firmando, l'unico numero in fondo a quell'elenco, il saldo di fine periodo. In pratica si inviano insieme: la riconciliazione rileva la differenza, l'estratto mostra da quale riga nasce. Per il documento di riconciliazione potete usare il modello Excel del modulo di riconciliazione saldi.
Questo modello è diverso dal modello di gestione dei conti clienti/fornitori?
Sì, i due fanno lavori diversi. Il modello di gestione dei conti clienti/fornitori serve a seguire decine di controparti nello stesso file: chi deve quanto, quali scadenze si avvicinano. Questo modello invece trasforma i movimenti di periodo di una singola controparte in un documento da inviare al cliente. Se seguite molte controparti e volete inviare l'estratto a una di esse, usateli insieme.
Come si calcola il saldo progressivo?
Su ogni riga si sottrae il totale dell'avere dal totale del dare fino a quella riga. Poiché la formula è cumulativa, resta corretta anche se inserite righe in mezzo, ma le righe devono essere in ordine di data: in un estratto disordinato la colonna del saldo è matematicamente corretta ma sbagliata da leggere.
Quanti movimenti stanno nell'estratto?
La scheda "Cari Ekstre" mostra i primi 25 movimenti perché stia su un unico foglio A4; nella scheda "Veri" le formule sono impostate fino a 300 righe. Tenere il periodo più breve (per esempio un estratto mensile) fa stare tutto nella pagina e facilita il controllo da parte della controparte.
Il modello chiude da solo le fatture pagate?
No, non le chiude e non lo promettiamo. A quale fattura sia stato imputato un incasso non si capisce dai dati inseriti in Excel; il modello mostra solo se le righe di debito con data di scadenza inserita sono scadute o meno. Se vi serve l'abbinamento fattura-incasso, scrivetelo nella colonna Note oppure passate a un pannello che lo gestisca.
L'estratto conto ha valore legale vincolante?
L'estratto è un elenco di conto compilato in base alle vostre registrazioni e, con la firma della controparte, ha valore probatorio; da solo, però, non è una richiesta di pagamento, una diffida né un titolo per l'esecuzione forzata. La nota in calce al modello lo scrive anche sul documento. Se dovete compiere un passo con conseguenze legali, consultate il vostro commercialista o avvocato.
Il modello è gratuito, serve una registrazione?
Sì, è gratuito. Il file non richiede e-mail, registrazione o pagamento; non contiene filigrana né protezione delle celle e potete modificare a piacere i dati dell'azienda e le intestazioni delle colonne.
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