Voorbeeld van een rekeningafschrift (Excel-sjabloon)

Een rekeningafschrift is een overzicht van alle transacties in een bepaalde periode met een klant of leverancier, in datumvolgorde, waarbij op elke regel het saldo tot dat moment wordt getoond. Vier kolommen zijn verplicht: datum, omschrijving of documentnummer, debet en credit; de vijfde kolom, het lopende saldo, is de kolom die van het overzicht een afschrift maakt. Wat de kolommen precies betekenen en hoe u een afschrift leest, hebben we met een voorbeeldtabel uitgelegd op de pagina wat is een rekeningafschrift.

Het afschrift is het overzicht van alle transacties in de periode; het saldobevestigingsformulier is het korte document waarmee de andere partij het ene getal onderaan dat overzicht, het eindsaldo van de periode, met een handtekening bevestigt. In de praktijk worden beide samen verstuurd: de saldobevestiging vangt het verschil op, het afschrift laat zien op welke regel het verschil ontstaat. Voor het bevestigingsdocument kunt u het Excel-sjabloon voor het saldobevestigingsformulier gebruiken.

Ja, de twee doen verschillend werk. Het sjabloon voor klantrekeningen is bedoeld om tientallen relaties in hetzelfde bestand te volgen: wie hoeveel schuldig is en welke vervaldatum nadert. Dit sjabloon zet de transacties van één relatie in een periode om in een document dat naar de klant kan. Wilt u veel relaties volgen en aan één ervan een afschrift sturen, gebruik dan beide samen.

Op elke rij wordt het totaal van de creditbedragen afgetrokken van het totaal van de debetbedragen tot en met die rij. Omdat de formule cumulatief werkt, blijft ze ook kloppen als u rijen tussenvoegt, maar de rijen moeten wel in datumvolgorde staan — bij een afschrift met een verstoorde volgorde is de saldokolom rekenkundig juist, maar leesbaar onjuist.

Het tabblad "Rekeningafschrift" toont de eerste 25 transacties, zodat het op één A4-pagina past; op het tabblad "Gegevens" zijn formules voor maximaal 300 rijen ingesteld. Een kortere periode aanhouden (bijvoorbeeld een maandafschrift) zorgt er zowel voor dat het op de pagina past als dat de andere partij het gemakkelijker kan controleren.

Nee, dat doet het niet en dat beweren we ook niet. Aan de in Excel ingevoerde gegevens is niet te zien op welke factuur een betaling is verrekend; het sjabloon toont alleen of de vervaldatum is verstreken van debetrijen waarvoor een vervaldatum is ingevoerd. Hebt u koppeling van factuur en betaling nodig, noteer die dan in de kolom Opmerking of stap over op een paneel dat dit doet.

Het afschrift is een rekeningoverzicht dat volgens uw administratie is opgesteld en heeft samen met de handtekening van de andere partij bewijswaarde; op zichzelf is het echter geen betalingsverzoek, aanmaning of document voor een incassoprocedure. De toelichting onderaan het sjabloon vermeldt dat ook op het document zelf. Wilt u een stap zetten met juridische gevolgen, raadpleeg dan uw boekhouder of advocaat.

Ja, het is gratis. Het bestand vraagt niet om e-mailadres, account of betaling; het bevat geen watermerk en geen celbeveiliging, en u kunt de bedrijfsgegevens en kolomkoppen naar wens aanpassen.