Modèle Excel de formulaire de rapprochement de comptes

La confirmation de solde de compte (« cari mutabakat » en turc) consiste, pour deux entreprises, à vérifier mutuellement qu'à une date donnée leurs écritures relatives à une même relation commerciale affichent le même solde. L'une des parties communique son solde par écrit, l'autre le compare à sa propre comptabilité, puis le confirme ou communique son propre chiffre. Nous avons expliqué étape par étape le déroulement et la recherche des écarts dans la page comment faire une confirmation de solde de compte.

Non. Le relevé est le détail, date par date, de tous les mouvements d'un compte sur la période ; le formulaire de confirmation est le court document qui fait valider par l'autre partie le seul chiffre au bout de ce détail, c'est-à-dire le solde de fin de période. En pratique, on envoie les deux ensemble : en cas d'écart, seul le relevé montre ligne par ligne d'où il vient. Pour préparer le relevé à joindre, utilisez avec ce formulaire le modèle Excel d'exemple de relevé de compte ; quant au contenu des colonnes d'un relevé, il est expliqué avec un tableau d'exemple dans la page qu'est-ce qu'un relevé de compte.

Revêtu de la signature de l'autre partie, le formulaire est un document écrit attestant que le solde à cette date a été confirmé, et il a valeur de preuve en cas de litige ; en revanche, il ne constitue pas à lui seul une demande de paiement, une mise en demeure ni un titre de poursuite en recouvrement. Si vous envisagez une démarche aux conséquences juridiques, consultez votre expert-comptable ou votre avocat.

La pratique courante est de le faire en fin de période : à la clôture semestrielle, en fin d'année ou à la date d'arrêté prévue au contrat. En dehors de cela, pour les comptes très actifs, faire une confirmation plus souvent — par exemple chaque mois — permet de repérer un écart avant qu'il ne grossisse ; rechercher a posteriori un écart accumulé sur six mois est bien plus difficile.

L'absence de réponse ne vaut pas confirmation d'office. C'est pourquoi l'onglet « Données » du modèle colore la ligne en rouge avec le statut EN RETARD 7 jours après la date d'envoi, et la page Résumé indique à part le nombre de dossiers dont la réponse tarde. Cette liste est votre aide-mémoire : elle vous dit qui relancer.

Plutôt que de comparer les totaux, cherchez par date : trouvez jusqu'à quel jour les deux relevés affichent le même solde ; l'écart vient d'une écriture saisie après cette date. La colonne Motif de l'écart du modèle propose, sous forme de liste déroulante, les causes les plus fréquentes : remise, intérêts de retard, écart de change, avoir ou encaissement non enregistré, facture manquante, décalage de période.

Oui, il est gratuit. Le fichier ne demande ni e-mail, ni inscription, ni paiement ; il ne contient ni filigrane ni protection de cellules, et vous pouvez modifier les colonnes et les textes selon votre entreprise. Pour suivre les mouvements des comptes eux-mêmes, vous pouvez aussi télécharger de la même façon le modèle Excel de suivi des comptes clients/fournisseurs.