Excel دفتر البيع بالآجل
دفتر رقمي يحسب تلقائياً مبلغ البيع بالآجل لكل عميل والمدفوع والدين المتبقي وعدد أيام التأخير.
كيف يُمسك دفتر البيع الآجل في Excel؟
يجب أن تكتمل في كل سجل من دفتر البيع الآجل خمس معلومات: التاريخ، واسم العميل ورقم هاتفه، والمنتج المُستلَم، والمبلغ، وتاريخ الدفع الموعود. وعند ملء هذه الحقول الخمسة يتسارع التحصيل وتنتهي الخلافات. الدفتر الورقي يضيع ولا يعرض الإجمالي، أما Excel أو تطبيق الجوال فيعرضان إجمالي مستحقاتك لحظيًا.
الحقول الخمسة التي يجب أن تكون في الدفتر
التاريخ: متى أُعطي الآجل. الاسم والهاتف: لتتمكن من التذكير. المنتج/الوصف: جواب سؤال "ماذا أخذ" — وهو أنفع حقل عند الخلاف. المبلغ: رقم واضح. التاريخ الموعود: نقطة بداية المتابعة.
سجل البيع الآجل الذي لا يحمل رقم هاتف هو في الغالب سجل لا يمكن تحصيله.
عادات تُسرّع التحصيل
رسالة تذكير قصيرة قبل يوم من الاستحقاق ترفع نسبة التحصيل بشكل ملحوظ. والاتصال خلال الأيام الثلاثة الأولى بعد حلول موعد الدفع أكثر فاعلية بكثير من الانتظار أسبوعين.
اقبل الدفع الجزئي وسجّل كل دفعة في الدفتر فورًا؛ فكلما رأى العميل أن دينه ينقص واصل السداد.
وضع السقف
حدّد سقفًا أعلى لكل عميل (مثلًا 2.000 ₺) ولا تمنح بيعًا آجلًا جديدًا عند بلوغ السقف. الدفتر بلا سقف يترك رأس مال نشاطك في الشارع خلال بضعة أشهر.
لا تمنح العميل الجديد آجلًا بمبلغ كبير من المرة الأولى؛ ابدأ بمبلغ صغير وراقب عادته في الدفع.
الانتقال من الدفتر الورقي إلى الرقمي
للدفتر الورقي ثلاث مشكلات: يضيع، ولا يعرض الإجمالي، ولا يذكّرك بالتأخير. ويحل Excel الثلاث؛ وإذا وضعت الملف في حسابك السحابي يمكنك الاطلاع عليه من الهاتف أيضًا.
إذا كنت تحتاج إلى تسجيل سريع عند الكاونتر فتطبيق جوال للبيع الآجل أكثر راحة: اختيار العميل وكتابة المبلغ يستغرقان بضع ثوانٍ، والتطبيق يرسل التذكير.
الجانب القانوني
دفتر البيع الآجل سجل خاص تتابع فيه مستحقاتك، ولا يحل محل الدفاتر الرسمية. وعليك أن توثّق مبيعاتك بإيصال أو فاتورة كذلك. وفي المبالغ الكبيرة فإن الحصول على سند لأمر أو إقرار كتابي بالدين يقوّي موقفك عند مشكلة التحصيل.
الأسئلة الشائعة
هل أمنح بيعًا آجلًا؟
بالنسبة لأصحاب المحال في الحي، البيع الآجل يعني في الغالب ولاء العميل. وطريقة إدارة المخاطر ليست عدم المنح، بل وضع سقف، وحفظ السجل بشكل سليم، ومتابعة الاستحقاق.
ماذا أفعل مع العميل الذي لا يسدد دينه؟
جرّب أولًا تذكيرًا كتابيًا وعرض دفع جزئي. وإن لم تحصل على نتيجة وكان المبلغ كبيرًا فعليك الحصول على دعم قانوني لإجراءات التنفيذ الجبري؛ ولهذا فإن تفصيل السجلات مهم.
هل حفظ الدفتر على الهاتف آمن؟
الملف المحفوظ في حسابك السحابي أكثر أمانًا من دفتر ورقي قد يضيع. فعّل التحقق بخطوتين في حسابك.