Excel «Книга долгов» (veresiye — продажа в долг)
Цифровая книга, которая автоматически считает по каждому клиенту сумму долга, оплаченное, остаток долга и число дней просрочки.
Как вести книгу продаж в долг в Excel?
В каждой записи книги долгов должны быть полностью заполнены пять сведений: дата, имя и телефон клиента, купленный товар, сумма и обещанная дата платежа. Когда эти пять полей заполнены, платежи поступают быстрее, а споры прекращаются. Бумажная тетрадь теряется и не показывает итог; Excel или мобильное приложение мгновенно показывают общую сумму задолженности перед вами.
Пять полей, которые должны быть в книге
Дата: когда выдан товар в долг. Имя и телефон: чтобы можно было напомнить. Товар/описание: ответ на вопрос «что взял» — самое полезное поле при споре. Сумма: точная цифра. Обещанная дата: отправная точка контроля.
Запись о долге без номера телефона чаще всего оказывается безнадёжной.
Привычки, ускоряющие получение платежей
Короткое напоминание за день до срока заметно повышает долю собранных платежей. Позвонить в первые 3 дня после просрочки гораздо эффективнее, чем ждать две недели.
Принимайте частичную оплату и сразу вносите каждый платёж в книгу; пока клиент видит, что его долг уменьшается, он продолжает платить.
Установка лимита
Установите для каждого клиента верхний лимит (например, 2.000 ₺) и не давайте новый товар в долг, когда лимит исчерпан. Книга без лимитов за несколько месяцев оставит ваш оборотный капитал на улице.
Не давайте новому клиенту в долг большую сумму с первого раза; начните с небольшой суммы и посмотрите, как он платит.
Переход с бумажной тетради на цифровую
У бумажной тетради три проблемы: она теряется, не показывает итог и не напоминает о просрочке. Excel решает все три; если положить файл в облачное хранилище, его можно смотреть и с телефона.
Если нужна быстрая запись у прилавка, удобнее мобильное приложение для долгов: выбрать клиента и ввести сумму — дело нескольких секунд, а напоминание отправит приложение.
Юридическая сторона
Книга долгов — это ваша личная запись для учёта собственной задолженности перед вами, она не заменяет официальные книги. Продажи по-прежнему нужно оформлять чеком или счётом. При крупных суммах расписка или письменное признание долга укрепит вашу позицию, если возникнут проблемы со взысканием.
Часто задаваемые вопросы
Стоит ли давать в долг?
Для небольшого магазинчика у дома продажа в долг часто означает лояльность клиентов. Управлять риском нужно не отказом, а лимитом, аккуратной записью и контролем сроков.
Что делать, если клиент не платит долг?
Сначала попробуйте письменное напоминание и предложение частичной оплаты. Если результата нет, а сумма велика, потребуется юридическая помощь для исполнительного производства; именно поэтому важно вести подробные записи.
Безопасно ли хранить книгу в телефоне?
Файл в облачном аккаунте надёжнее потерянной бумажной тетради. Включите в аккаунте двухфакторную аутентификацию.
Шаблоны, используемые в этом руководстве
Excel для учёта контрагентов (cari hesap — расчёты с клиентами и поставщиками)
Выписка, которая по каждому контрагенту ведёт разницу между дебетом и кредитом по операциям с клиентами и поставщиками и предупреждает о сроках оплаты.