Excel sổ ghi nợ (veresiye)
Sổ điện tử tự động tính số tiền ghi nợ theo từng khách hàng, số đã trả, số nợ còn lại và số ngày quá hạn.
Cách ghi sổ nợ bán chịu bằng Excel?
Mỗi dòng trong sổ nợ bán chịu phải có đủ năm thông tin: ngày, tên và số điện thoại khách hàng, hàng đã lấy, số tiền và ngày hẹn thanh toán. Khi điền đủ năm trường này, việc thu tiền nhanh hơn và tranh chấp cũng chấm dứt. Sổ giấy dễ thất lạc và không cho bạn thấy tổng số; còn Excel hoặc ứng dụng di động hiển thị tổng khoản phải thu của bạn ngay lập tức.
Năm trường cần có trong sổ
Ngày: thời điểm cho nợ. Tên và số điện thoại: để có thể nhắc nợ. Hàng/diễn giải: câu trả lời cho "đã lấy gì" — trường hữu ích nhất khi có tranh chấp. Số tiền: con số chính xác. Ngày hẹn trả: điểm khởi đầu cho việc theo dõi.
Một khoản nợ bán chịu không có số điện thoại thường là khoản không thu hồi được.
Những thói quen giúp thu tiền nhanh hơn
Một tin nhắn nhắc ngắn gửi trước ngày đến hạn một ngày giúp tăng đáng kể tỷ lệ thu hồi. Gọi điện trong 3 ngày đầu sau khi quá hạn hiệu quả hơn nhiều so với chờ hai tuần.
Hãy chấp nhận thanh toán từng phần và ghi mỗi khoản thanh toán vào sổ ngay lập tức; khi thấy khoản nợ giảm đi, khách hàng sẽ tiếp tục trả.
Đặt hạn mức
Hãy đặt hạn mức tối đa cho từng khách hàng (ví dụ 2.000 ₺) và không cho nợ thêm khi đã hết hạn mức. Một cuốn sổ không có hạn mức sẽ khiến vốn lưu động của bạn nằm ngoài thị trường chỉ sau vài tháng.
Đừng cho khách mới nợ số tiền lớn ngay lần đầu; hãy bắt đầu với số tiền nhỏ để xem thói quen thanh toán của họ.
Chuyển từ sổ giấy sang số hóa
Sổ giấy có ba vấn đề: dễ mất, không cho thấy tổng số, không nhắc khi quá hạn. Excel giải quyết được cả ba; nếu bạn để tệp trong tài khoản đám mây thì còn xem được từ điện thoại.
Nếu cần ghi nhanh tại quầy, ứng dụng ghi nợ bán chịu trên điện thoại sẽ tiện hơn: chọn khách và nhập số tiền chỉ mất vài giây, việc nhắc nợ do ứng dụng gửi.
Khía cạnh pháp lý
Sổ ghi nợ bán chịu là sổ riêng để bạn theo dõi khoản phải thu của mình; nó không thay thế sổ sách chính thức. Bạn vẫn phải chứng minh việc bán hàng bằng biên lai hoặc hóa đơn. Với số tiền lớn, lấy giấy nhận nợ hoặc văn bản xác nhận nợ sẽ giúp bạn có lợi thế khi gặp vấn đề thu hồi.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có nên cho khách nợ không?
Với tiểu thương trong khu phố, bán chịu thường đồng nghĩa với sự gắn bó của khách hàng. Cách quản lý rủi ro không phải là không cho nợ, mà là đặt hạn mức, ghi sổ đàng hoàng và theo dõi hạn thanh toán.
Tôi có thể làm gì với khách không trả nợ?
Trước tiên hãy thử nhắc bằng văn bản và đề nghị trả từng phần. Nếu không có kết quả và số tiền lớn, bạn cần hỗ trợ pháp lý để khởi kiện đòi nợ; vì vậy việc ghi chép chi tiết rất quan trọng.
Giữ sổ trên điện thoại có an toàn không?
Tệp lưu trong tài khoản đám mây của bạn an toàn hơn cuốn sổ giấy bị thất lạc. Hãy bật xác thực hai bước cho tài khoản của bạn.
Các mẫu dùng cùng hướng dẫn này
Excel theo dõi công nợ khách hàng (cari hesap)
Bảng sao kê theo dõi chênh lệch nợ–có theo từng đối tác trong các giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp, kèm cảnh báo đến hạn.