Excel-журнал боргів покупців (продаж у борг)
Цифровий журнал, що автоматично розраховує по кожному клієнту суму боргу, сплачене, залишок боргу та кількість днів прострочення.
Як вести книгу боргів в Excel?
У книзі боргів кожен запис має містити п’ять даних: дату, ім’я та телефон клієнта, взятий товар, суму й обіцяну дату оплати. Коли ці п’ять полів заповнені, оплати надходять швидше, а суперечки зникають. Паперовий зошит губиться і не показує підсумку; Excel або мобільний додаток миттєво показує загальну суму, яку вам винні.
П’ять полів, які має містити книга
Дата: коли видано в борг. Ім’я та телефон: щоб можна було нагадати. Товар/опис: відповідь на питання «що взяв» — найкорисніше поле під час суперечки. Сума: точна цифра. Обіцяна дата: відправна точка для контролю.
Запис про борг без номера телефону найчастіше стає записом, який не вдається стягнути.
Звички, що пришвидшують отримання оплат
Коротке повідомлення-нагадування за день до строку оплати помітно підвищує частку отриманих оплат. Зателефонувати протягом перших 3 днів після прострочення набагато ефективніше, ніж чекати два тижні.
Погоджуйтеся на часткову оплату й одразу вносьте кожен платіж у книгу; коли клієнт бачить, що борг зменшується, він продовжує платити.
Встановлюйте ліміт
Визначте для кожного клієнта верхню межу (наприклад, 2.000 ₺) і не давайте новий борг, коли ліміт вичерпано. Книга без лімітів за кілька місяців виведе ваш оборотний капітал «на вулицю».
Новому клієнту не давайте великий борг із першого разу; почніть з невеликої суми й подивіться, як він платить.
Перехід із паперового зошита на цифровий формат
У паперового зошита три проблеми: він губиться, не показує підсумку і не нагадує про прострочення. Excel вирішує всі три; якщо покласти файл у хмарний акаунт, його можна дивитися і з телефона.
Якщо біля прилавка потрібен швидкий запис, зручніший мобільний додаток для обліку боргів: вибрати клієнта й ввести суму — кілька секунд, а нагадування надсилає додаток.
Юридичний бік
Книга боргів — це ваш особистий облік, у якому ви стежите за власною дебіторською заборгованістю; вона не замінює офіційних реєстрів. Продажі все одно потрібно оформлювати чеком або рахунком. Для великих сум розписка чи письмове визнання боргу зміцнить вашу позицію, якщо виникне проблема зі стягненням.
Поширені запитання
Чи варто давати в борг?
Для торговця в районі продаж у борг найчастіше означає лояльність клієнтів. Керувати ризиком слід не відмовою, а встановленням ліміту, акуратним веденням запису та контролем строків.
Що робити, якщо клієнт не повертає борг?
Спершу спробуйте письмове нагадування й пропозицію часткової оплати. Якщо результату немає, а сума велика, потрібна юридична допомога для примусового стягнення через виконавче провадження; саме тому важливо вести докладні записи.
Чи безпечно вести книгу на телефоні?
Файл у хмарному акаунті безпечніший за загублений паперовий зошит. Увімкніть для акаунта двоетапну автентифікацію.
Шаблони, що використовуються з цим посібником
Excel для обліку взаєморозрахунків з контрагентами
Виписка, яка по кожному контрагенту веде різницю між боргом і кредиторською заборгованістю за рухами клієнтів і постачальників та нагадує про терміни оплати.