Caderno de Fiado em Excel
Caderno digital que calcula automaticamente, por cliente, o valor fiado, o que foi pago, o saldo devedor e os dias de atraso.
Como manter o caderno de fiado no Excel?
Cada registro do caderno de fiado precisa ter cinco informações completas: data, nome e telefone do cliente, produto levado, valor e data de pagamento prometida. Com esses cinco campos preenchidos, o recebimento acelera e as discussões acabam. O caderno de papel se perde e não soma; o Excel ou um aplicativo móvel mostra o total a receber na hora.
Os cinco campos que o caderno deve ter
Data: quando foi concedido. Nome e telefone: para poder lembrar o cliente. Produto/descrição: a resposta para "o que ele levou?" — o campo que mais ajuda numa discordância. Valor: o número exato. Data prometida: o ponto de partida do acompanhamento.
Um registro de fiado sem número de telefone costuma ser um registro que não se consegue cobrar.
Hábitos que aceleram o recebimento
Uma mensagem curta de lembrete um dia antes do vencimento aumenta de forma clara a taxa de recebimento. Quando o dia do pagamento passa, ligar nos primeiros 3 dias é muito mais eficaz do que esperar duas semanas.
Aceite pagamentos parciais e lance cada pagamento no caderno na hora; quando o cliente vê a dívida diminuindo, ele continua pagando.
Estabelecer um limite
Defina um limite máximo para cada cliente (por exemplo, 2.000 ₺) e não conceda novo fiado quando o limite for atingido. Um caderno sem limite deixa o capital de giro do seu negócio na rua em poucos meses.
Não conceda fiado de valor alto a um cliente novo logo na primeira vez; comece com um valor pequeno e observe o hábito de pagamento dele.
Da caderneta de papel para o digital
O caderno de papel tem três problemas: se perde, não soma e não lembra do atraso. O Excel resolve os três; se você colocar o arquivo na sua conta na nuvem, também pode consultá-lo pelo celular.
Se você precisa registrar rápido no balcão, um aplicativo móvel de fiado é mais cômodo: escolher o cliente e digitar o valor leva poucos segundos, e o aplicativo envia o lembrete.
O lado legal
O caderno de fiado é um registro particular em que você acompanha o que tem a receber; ele não substitui os livros oficiais. Você ainda precisa documentar suas vendas com cupom ou nota fiscal. Em valores altos, obter uma nota promissória ou um termo escrito de confissão de dívida fortalece sua posição em caso de problema na cobrança.
Perguntas frequentes
Devo vender fiado?
Para o comerciante de bairro, o fiado muitas vezes significa fidelidade do cliente. O jeito de controlar o risco não é deixar de vender fiado; é estabelecer um limite, manter o registro em ordem e acompanhar o vencimento.
O que posso fazer com o cliente que não paga a dívida?
Primeiro, tente um lembrete por escrito e uma proposta de pagamento parcelado. Se não houver resultado e o valor for alto, será preciso buscar apoio jurídico para a cobrança judicial; por isso é importante que os registros sejam detalhados.
É seguro manter o caderno no celular?
Um arquivo guardado na sua conta na nuvem é mais seguro do que um caderno de papel que se perde. Mantenha a verificação em duas etapas ativada na sua conta.