Excel Pelacakan Stok
Otomatis menghitung sisa stok dari pergerakan masuk–keluar, peringatan level kritis, dan total nilai stok.
Bagaimana cara melacak stok dengan Excel?
Pelacakan stok dengan Excel berpijak pada membuat satu baris untuk setiap produk, menulis jumlah masuk dan keluar, menghitung sisa stok dengan rumus =Masuk−Keluar, dan mewarnai produk yang turun di bawah level kritis dengan pemformatan bersyarat. Tabel yang disusun dengan benar bekerja mendekati program berbayar hingga beberapa ratus produk.
Kolom apa saja yang benar-benar diperlukan?
Kolom yang terlalu banyak membuat tabel sulit diisi. Tabel stok minimal harus memiliki kolom berikut: kode produk, nama produk, satuan, jumlah masuk, jumlah keluar, sisa stok, level kritis, dan harga beli. Rak/lokasi serta tanggal mutasi terakhir memudahkan Anda menemukan barang dan menangkap kesalahan.
Memiliki kode produk itu penting: kode memungkinkan Anda mencocokkan data antara tabel stok opname, daftar harga, dan pesanan. Tanpa kode, produk yang sama akan berlipat dengan penulisan berbeda seperti "Kertas A4" dan "Kertas A4 80gr". Cara menyusun kode (awalan kategori + nomor urut, kode varian, rumus kode otomatis di Excel) dapat Anda temukan di panduan cara memberi kode stok.
Rumus dasar
Untuk sisa stok gunakan =E2-F2; agar baris kosong tidak menampilkan angka nol, sebaiknya pakai =EĞER(A2="";"";E2-F2). Untuk kolom peringatan, struktur =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")) sudah cukup. Nilai stok dihitung dengan =G2*J2, dan total nilai dengan =TOPLA(L2:L300).
Untuk menghitung jumlah produk kritis gunakan =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK"), dan untuk total satu kategori gunakan =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300). Rumus-rumus ini memakai nama fungsi Excel versi bahasa Turki; di Excel berbahasa Inggris fungsinya bernama IF, COUNTIF, dan SUMIF — templat yang Anda unduh terbuka tanpa masalah di kedua bahasa.
Menyiapkan peringatan level kritis
Tulis jawaban atas pertanyaan "minimal berapa unit yang harus ada di tangan?" untuk setiap produk di kolom level kritis. Untuk menentukan angkanya, kalikan rata-rata penjualan harian, lama pasokan, dan cadangan pengaman: penjualan harian × lama pasokan (hari) × 1,2 adalah titik awal yang praktis.
Setelah itu, tambahkan aturan warna pada kolom status melalui Home → Conditional Formatting. Pada templat yang bisa Anda unduh, aturan ini sudah tersedia.
Kesalahan yang sering terjadi
Semua orang membuka satu file yang sama: jika dua orang menulis bersamaan, data bisa hilang. Untuk pengeditan bersama, simpan file di OneDrive/Google Drive.
Rumus berhenti di baris terakhir: saat menambah baris baru, jangan lupa menyeret rumus ke bawah.
Tidak membuat cadangan: di akhir bulan, simpan salinan file dengan nama berisi tanggal.
Menulis saldo, bukan mutasi: menulis "sisa 40" lalu lanjut membuat kesalahan sulit dilacak kemudian; catat setiap mutasi sebagai satu baris.
Kapan Excel tidak lagi cukup?
Tabel mulai memperlambat Anda jika muncul tanda-tanda berikut: jumlah produk melewati beberapa ribu, beberapa orang mengisi data bersamaan, jumlah cabang/gudang bertambah, Anda butuh input cepat dengan barcode, atau penjualan dan stok dicatat di tempat terpisah.
Pada titik ini, program yang menyimpan stok, akun mitra, dan faktur di satu tempat akan menghemat waktu sekaligus menurunkan risiko kesalahan. Saat berpindah, file Excel Anda tidak sia-sia; sebagian besar program mendukung impor .xlsx.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah Excel cukup untuk pencatatan stok?
Lebih dari cukup untuk beberapa ratus produk dengan satu orang yang menginput. Excel kurang memadai untuk bisnis dengan banyak pengguna, banyak gudang, atau yang mengutamakan kecepatan barcode.
Google Sheets atau Excel?
Jika beberapa orang akan mengisi bersamaan, Google Sheets lebih nyaman. Jika menyangkut rumus berat dan data besar, Excel lebih cepat.
Dari mana saya harus mulai mencatat stok?
Lakukan stok opname, tentukan jumlah awal, lalu catat setiap barang masuk dan keluar secara teratur. Jika saldo awal tidak benar, tabel tidak akan pernah cocok.