Excel për ndjekjen e stokut
Llogarit automatikisht stokun e mbetur nga lëvizjet e hyrjeve dhe daljeve, njoftimin e nivelit kritik dhe vlerën totale të stokut.
Si bëhet ndjekja e stokut me Excel?
Ndjekja e stokut me Excel bazohet te hapja e një rreshti për çdo produkt, shkrimi i sasive që hyjnë dhe dalin, llogaritja e stokut të mbetur me formulën =Hyrjet−Daljet dhe ngjyrosja me formatim kushtëzues e produkteve që bien nën nivelin kritik. Një tabelë e ngritur saktë, deri në disa qindra produkte, i afrohet punës që bëjnë programet me pagesë.
Cilat kolona janë vërtet të nevojshme?
Kolonat e tepërta e bëjnë tabelën të pamundur për t'u plotësuar. Një tabelë stoku duhet të ketë të paktën këto fusha: kodin e produktit, emrin e produktit, njësinë, sasinë hyrëse, sasinë dalëse, stokun e mbetur, nivelin kritik dhe çmimin e blerjes. Rafti/vendndodhja dhe data e lëvizjes së fundit e bëjnë më të lehtë gjetjen e produktit dhe kapjen e gabimeve.
Kodi i produktit është thelbësor: ju lejon të lidhni tabelat e inventarit, listës së çmimeve dhe të porosive. Nëse nuk caktoni kod, i njëjti produkt shumëzohet me shkrime të ndryshme, si "Letër A4" dhe "Letër A4 80gr". Mënyrën si ndërtohet kodi (parashtesë kategorie + numër rendor, kod varianti, formulë automatike kodi në Excel) mund ta gjeni te udhëzuesi si caktohet kodi i stokut.
Formulat bazë
Për stokun e mbetur përdorni =E2-F2; që të mos shfaqen zero në rreshtat bosh, më mirë përdorni =EĞER(A2="";"";E2-F2). Për kolonën e sinjalizimit mjafton struktura =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")). Vlera e stokut llogaritet me =G2*J2, ndërsa vlera totale me =TOPLA(L2:L300).
Për të numëruar produktet kritike përdoret =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK"), kurse për totalin e një kategorie të vetme =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300). Në Excel anglisht këto funksione quhen IF, COUNTIF dhe SUMIF — shablloni që shkarkoni hapet pa probleme në të dyja gjuhët.
Vendosja e sinjalizimit të nivelit kritik
Për çdo produkt, shkruani në kolonën e nivelit kritik përgjigjen e pyetjes "sa copë duhet të kem të paktën". Për ta përcaktuar këtë shifër, shumëzoni shitjen mesatare ditore, kohën e furnizimit dhe një rezervë sigurie: shitja ditore × koha e furnizimit (ditë) × 1,2 është një pikënisje praktike.
Më pas, te Home → Formatimi me kusht (Conditional Formatting), shtoni një rregull ngjyrash për kolonën e gjendjes. Në shabllonet që mund të shkarkoni, këto rregulla janë gati.
Gabimet më të shpeshta
Hapja e një skedari të vetëm nga të gjithë: kur dy persona shkruajnë njëkohësisht, të dhënat humbasin. Për redaktim të përbashkët, mbajeni skedarin në OneDrive/Google Drive.
Formulat që mbarojnë në rreshta: kur shtoni rresht të ri, mos harroni ta tërhiqni formulën poshtë.
Mosmarrja e kopjes rezervë: në fund të muajit ruani një kopje të skedarit me datën në emër.
Shkrimi i gjendjes në vend të lëvizjes: të shkruash "mbetur 40" dhe të vazhdosh e bën të pamundur gjetjen e gabimit më pas; çdo lëvizje regjistrojeni si rresht më vete.
Kur nuk mjafton më Excel?
Tabela ka filluar t'ju ngadalësojë kur shfaqen këto shenja: numri i produkteve ka kaluar disa mijëra, disa persona hyjnë njëkohësisht, janë shtuar degët/depot, nevojitet hyrje e shpejtë me barkod ose shitjet dhe stoku mbahen në vende të ndryshme.
Në këtë pikë, një program që mban stokun, llogaritë e klientëve dhe faturat në një vend të vetëm ju kursen kohë dhe ul rrezikun e gabimeve. Gjatë kalimit skedari juaj Excel nuk shkon kot; shumica e programeve mbështesin importin e .xlsx.
Pyetje të shpeshta
A mjafton Excel për ndjekjen e stokut?
Deri në disa qindra produkte dhe me një person që fut të dhëna, mjafton me tepricë. Për punë me shumë përdorues, shumë depo ose ku shpejtësia me barkod është e rëndësishme, nuk mjafton.
Google Sheets apo Excel?
Nëse do të hyjnë njëkohësisht disa persona, Google Sheets është më i përshtatshëm. Nëse bëhet fjalë për formula të rënda dhe të dhëna të mëdha, Excel është më i shpejtë.
Nga duhet të nis ndjekjen e stokut?
Bëni një inventar dhe përcaktoni sasitë e hapjes, pastaj regjistroni rregullisht çdo hyrje-dalje. Nëse hapja nuk është e saktë, tabela nuk do të përputhet kurrë.