اسٹاک ٹریکنگ Excel
آنے اور جانے والی حرکت سے بچا ہوا اسٹاک، کریٹیکل سطح کا الرٹ اور کل اسٹاک ویلیو خود بخود حساب کرتا ہے۔
Excel کے ساتھ اسٹاک ٹریکنگ کیسے کریں؟
Excel کے ساتھ اسٹاک ٹریکنگ اس بات پر قائم ہے کہ ہر پروڈکٹ کے لیے ایک قطار کھولیں اور آنے اور جانے والی مقداریں لکھیں، بچا ہوا اسٹاک =In−Out فارمولے سے نکالیں، اور کریٹیکل سطح سے نیچے گرنے والی پروڈکٹس کو کنڈیشنل فارمیٹنگ سے رنگ دیں۔ درست طریقے سے بنایا گیا ٹیبل چند سو پروڈکٹس تک ادا شدہ سافٹ ویئر کے قریب کام کرتا ہے۔
کون سے کالم واقعی ضروری ہیں؟
ضرورت سے زیادہ کالم ٹیبل کو بھرنا ناممکن بنا دیتے ہیں۔ اسٹاک ٹیبل میں کم از کم یہ خانے ہونے چاہئیں: پروڈکٹ کوڈ، پروڈکٹ کا نام، یونٹ، آنے والی مقدار، جانے والی مقدار، بقیہ اسٹاک، کم از کم سطح اور خرید کی قیمت۔ شیلف/جگہ اور آخری حرکت کی تاریخ سے پروڈکٹ ڈھونڈنا اور غلطیاں پکڑنا آسان ہو جاتا ہے۔
پروڈکٹ کوڈ کا ہونا بہت اہم ہے: اس سے گنتی، قیمتوں کی فہرست اور آرڈر کے ٹیبلز کا آپس میں ملان ممکن ہوتا ہے۔ کوڈ نہ دیا جائے تو ایک ہی پروڈکٹ “A4 کاغذ” اور “A4 کاغذ 80gr” جیسے مختلف ناموں سے بار بار درج ہو جاتی ہے۔ کوڈ کیسے بنایا جائے (کیٹیگری کا سابقہ + سیریل نمبر، ویریئنٹ کوڈ، Excel میں خودکار کوڈ کا فارمولا) یہ آپ اسٹاک کوڈ کیسے دیا جائے گائیڈ میں دیکھ سکتے ہیں۔
بنیادی فارمولے
بقیہ اسٹاک کے لیے =E2-F2؛ خالی قطاروں میں صفر نظر نہ آئے اس لیے =EĞER(A2="";"";E2-F2) بہتر ہے۔ الرٹ کالم کے لیے =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")) کافی ہے۔ اسٹاک کی مالیت =G2*J2 اور کل مالیت =TOPLA(L2:L300) سے نکلتی ہے۔
کم از کم سطح سے نیچے والی پروڈکٹس گننے کے لیے =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK") اور کسی ایک کیٹیگری کا مجموعہ نکالنے کے لیے =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300) استعمال ہوتا ہے۔ انگریزی Excel میں یہ فنکشنز IF، COUNTIF اور SUMIF کہلاتے ہیں — آپ کا ڈاؤن لوڈ کیا ہوا ٹیمپلیٹ دونوں زبانوں میں بغیر کسی مسئلے کے کھلتا ہے۔
کم از کم سطح کا الرٹ لگانا
ہر پروڈکٹ کے لیے “میرے پاس کم از کم کتنی تعداد ہونی چاہیے” کا جواب کم از کم سطح والے کالم میں لکھیں۔ یہ عدد طے کرتے وقت روزانہ اوسط فروخت، سپلائی کا وقت اور حفاظتی مارجن کو ضرب دیں: روزانہ فروخت × سپلائی کا وقت (دن) × 1.2 ایک عملی آغاز ہے۔
اس کے بعد ہوم → کنڈیشنل فارمیٹنگ سے اسٹیٹس کالم میں رنگ کا اصول شامل کریں۔ ڈاؤن لوڈ کے لیے دستیاب ٹیمپلیٹس میں یہ اصول پہلے سے موجود ہوتے ہیں۔
عام غلطیاں
ایک ہی فائل کو سب کا کھولنا: ایک ساتھ دو افراد لکھیں تو ڈیٹا ضائع ہو جاتا ہے۔ مشترکہ ایڈیٹنگ کے لیے فائل کو OneDrive/Google Drive پر رکھیں۔
فارمولا والی قطاروں کا ختم ہو جانا: نئی قطار شامل کرتے وقت فارمولے کو نیچے گھسیٹنا نہ بھولیں۔
بیک اپ نہ لینا: مہینے کے آخر میں فائل کی ایک کاپی تاریخ والے نام سے محفوظ کریں۔
حرکت کے بجائے بیلنس لکھنا: “بقیہ 40” لکھ کر آگے بڑھ جانا بعد میں غلطی ڈھونڈنا ناممکن بنا دیتا ہے؛ ہر حرکت کو الگ قطار کے طور پر درج کریں۔
Excel کب ناکافی ہو جاتا ہے؟
جب یہ علامات نظر آئیں تو ٹیبل آپ کی رفتار کم کرنے لگا ہے: پروڈکٹس کی تعداد چند ہزار سے بڑھ گئی، ایک سے زیادہ افراد ایک ساتھ اندراج کر رہے ہیں، شاخوں/گوداموں کی تعداد بڑھ گئی، بار کوڈ سے تیز اندراج ضروری ہے، یا فروخت اور اسٹاک الگ الگ جگہ رکھے جا رہے ہیں۔
اس مرحلے پر اسٹاک، کھاتے اور انوائس کو ایک جگہ رکھنے والا پروگرام وقت بھی بچاتا ہے اور غلطی کا خطرہ بھی کم کرتا ہے۔ منتقلی میں آپ کی Excel فائل ضائع نہیں جاتی؛ زیادہ تر پروگرام .xlsx امپورٹ کی سہولت دیتے ہیں۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
کیا اسٹاک ٹریکنگ کے لیے Excel کافی ہے؟
چند سو پروڈکٹس تک اور ایک شخص اندراج کرتا ہو تو ضرورت سے بھی زیادہ کافی ہے۔ ایک سے زیادہ صارفین، متعدد گوداموں یا بار کوڈ کی رفتار والے کاموں میں یہ ناکافی رہتا ہے۔
Google Sheets یا Excel؟
اگر ایک ساتھ کئی لوگ اندراج کریں گے تو Google Sheets زیادہ آسان ہے۔ بھاری فارمولوں اور بڑے ڈیٹا کے لیے Excel زیادہ تیز ہے۔
اسٹاک ٹریکنگ کہاں سے شروع کروں؟
ایک بار گنتی کر کے ابتدائی مقداریں طے کریں، پھر ہر آمد و رفت باقاعدگی سے درج کریں۔ ابتدائی مقدار درست نہ ہو تو ٹیبل کبھی نہیں ملتا۔