Excel za praćenje zaliha
Iz kretanja ulaza i izlaza automatski izračunava preostalu zalihu, upozorenje o kritičnom nivou i ukupnu vrednost zaliha.
Kako voditi evidenciju zaliha u Excelu?
Evidencija zaliha u Excelu zasniva se na tome da za svaki artikal otvorite po jedan red i upisujete ulazne i izlazne količine, preostalu zalihu računate formulom =Ulaz−Izlaz, a artikle čija zaliha padne ispod kritičnog nivoa obojite uslovnim formatiranjem. Pravilno postavljena tabela do nekoliko stotina artikala radi posao blizak plaćenim programima.
Koje kolone su zaista potrebne?
Previše kolona čini tabelu nepraktičnom za popunjavanje. Tabela zaliha treba da sadrži najmanje sledeća polja: šifru artikla, naziv artikla, jedinicu mere, primljenu količinu, izdatu količinu, preostalu zalihu, kritični nivo i nabavnu cenu. Polica/lokacija i datum poslednjeg kretanja olakšavaju pronalaženje artikla i otkrivanje grešaka.
Šifra artikla je ključna: omogućava vam da povežete podatke iz popisa, cenovnika i tabela narudžbina. Ako ne dodelite šifru, isti artikal se množi pod različitim zapisima, na primer „A4 papir“ i „A4 Papir 80gr“. Kako se šifra uvodi (prefiks kategorije + redni broj, šifra varijante, formula za automatsku šifru u Excelu) možete pročitati u vodiču kako se dodeljuje šifra artikla.
Osnovne formule
Za preostalu zalihu koristi se =E2-F2; da se u praznim redovima ne bi prikazivala nula, bolje je =EĞER(A2="";"";E2-F2). Za kolonu upozorenja dovoljna je struktura =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")). Vrednost zalihe dobija se sa =G2*J2, a ukupna vrednost sa =TOPLA(L2:L300).
Za brojanje kritičnih artikala koristi se =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK"), a za zbir jedne kategorije =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300). U engleskoj verziji Excela ove funkcije se zovu IF, COUNTIF i SUMIF — šablon koji preuzmete bez problema se otvara na oba jezika.
Podešavanje upozorenja o kritičnom nivou
U kolonu kritičnog nivoa za svaki artikal upišite odgovor na pitanje „koliko komada najmanje moram imati na zalihi“. Pri određivanju tog broja pomnožite prosečnu dnevnu prodaju, vreme nabavke i sigurnosnu rezervu: dnevna prodaja × vreme nabavke (dani) × 1,2 je praktična polazna tačka.
Zatim preko Početna → Uslovno oblikovanje dodajte pravilo boje u kolonu statusa. U šablonima koje možete preuzeti ova pravila su već podešena.
Česte greške
Svi otvaraju isti fajl: kad dve osobe pišu istovremeno, podaci se gube. Za zajedničko uređivanje držite fajl na OneDrive/Google Drive.
Formule koje nestanu iz redova: kad dodajete novi red, ne zaboravite da formulu prevučete naniže.
Nepravljenje rezervne kopije: na kraju meseca sačuvajte kopiju fajla sa datumom u nazivu.
Upisivanje salda umesto kretanja: ako samo upišete „preostalo 40“ i nastavite, kasnije je nemoguće pronaći grešku; svako kretanje unesite kao poseban red.
Kada Excel više nije dovoljan?
Tabela vas počinje usporavati kada se pojave sledeći znaci: broj artikala je prešao nekoliko hiljada, više osoba unosi podatke istovremeno, povećao se broj filijala/magacina, potreban je brz unos pomoću bar-koda ili se prodaja i zaliha vode na različitim mestima.
U toj tački program koji zalihe, račune partnera i fakture drži na jednom mestu štedi vreme i smanjuje rizik od grešaka. Prelaskom vaš Excel fajl ne propada; većina programa podržava uvoz .xlsx fajlova.
Često postavljana pitanja
Da li je Excel dovoljan za praćenje zaliha?
Do nekoliko stotina artikala i uz jednog korisnika, više nego dovoljan. Kod poslovanja sa više korisnika, više magacina ili gde je važna brzina bar-koda, nije dovoljan.
Google Sheets ili Excel?
Ako će istovremeno raditi više osoba, Google Sheets je udobniji. Ako je reč o složenim formulama i velikim količinama podataka, Excel je brži.
Odakle da počnem sa praćenjem zaliha?
Obavite popis i odredite početne količine, a zatim redovno unosite svaki ulaz i izlaz. Ako početno stanje nije tačno, tabela nikada neće biti usklađena.
Šabloni koji se koriste uz ovaj vodič
Excel za popis magacina / inventar
Upoređuje količinu u sistemu sa fizičkim popisom; automatski prikazuje manjak, višak i vrednost gubitka.