Excel evidență stocuri
Calculează automat stocul rămas din mișcările de intrare și ieșire, alerta de nivel critic și valoarea totală a stocului.
Cum se face urmărirea stocului în Excel?
Urmărirea stocului în Excel se bazează pe deschiderea unui singur rând pentru fiecare produs, pe înscrierea cantităților intrate și ieșite, pe calcularea stocului rămas cu formula =Intrări−Ieșiri și pe colorarea prin formatare condiționată a produselor care coboară sub nivelul critic. Un tabel configurat corect se apropie, pentru câteva sute de produse, de programele cu plată.
Ce coloane sunt cu adevărat necesare?
Prea multe coloane fac tabelul imposibil de completat. Un tabel de stoc ar trebui să conțină cel puțin aceste câmpuri: codul produsului, denumirea produsului, unitatea de măsură, cantitatea intrată, cantitatea ieșită, stocul rămas, nivelul critic și prețul de achiziție. Raftul/locația și data ultimei mișcări vă ajută să găsiți mai ușor produsul și să depistați erorile.
Este esențial să aveți un cod de produs: vă permite să faceți legătura între tabelele de inventariere, listele de prețuri și comenzi. Dacă nu atribuiți coduri, același produs se înmulțește sub scrieri diferite, precum „Hârtie A4” sau „Hârtie A4 80gr”. Despre cum se construiește un cod (prefix de categorie + număr de ordine, cod de variantă, formulă de cod automat în Excel) găsiți detalii în ghidul cum se atribuie codul de stoc.
Formulele de bază
Pentru stocul rămas folosiți =E2-F2; ca să nu apară zerouri pe rândurile goale, se preferă =EĞER(A2="";"";E2-F2) (în Excel în turcă; în engleză: IF). Pentru coloana de avertizare este suficientă structura =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")) (epuizat / critic / suficient). Valoarea stocului se obține cu =G2*J2, iar valoarea totală cu =TOPLA(L2:L300).
Pentru a număra produsele critice se folosește =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK"), iar pentru totalul unei singure categorii =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300). În Excel în limba engleză, aceste funcții se numesc IF, COUNTIF și SUMIF — șablonul descărcat se deschide fără probleme în ambele limbi.
Configurarea alertei de nivel critic
În coloana de nivel critic scrieți, pentru fiecare produs, răspunsul la întrebarea „care este cantitatea minimă pe care trebuie să o am în stoc?”. Pentru a stabili această cifră, înmulțiți vânzarea medie zilnică, timpul de aprovizionare și marja de siguranță: vânzare zilnică × timp de aprovizionare (zile) × 1,2 este un punct de plecare practic.
Apoi, din Pornire → Formatare condiționată, adăugați o regulă de culoare pentru coloana de stare. În șabloanele pe care le puteți descărca, aceste reguli sunt deja configurate.
Greșeli frecvente
Un singur fișier deschis de toată lumea: când două persoane scriu simultan, datele se pierd. Pentru editare partajată, păstrați fișierul în OneDrive/Google Drive.
Rândurile cu formule se epuizează: când adăugați un rând nou, nu uitați să trageți formula în jos.
Lipsa copiilor de siguranță: la sfârșitul lunii păstrați o copie a fișierului, cu data în denumire.
Scrierea soldului în loc de mișcare: dacă notați doar „au rămas 40” și mergeți mai departe, devine imposibil să găsiți ulterior eroarea; înregistrați fiecare mișcare pe un rând separat.
Când nu mai ajunge Excel?
Tabelul a început să vă încetinească atunci când apar aceste semne: numărul de produse a depășit câteva mii, mai multe persoane introduc date în același timp, a crescut numărul de sucursale/depozite, aveți nevoie de introducere rapidă cu cod de bare sau vânzările și stocul sunt ținute în locuri separate.
În acest punct, un program care ține stocul, conturile partenerilor și facturile într-un singur loc vă economisește timp și reduce riscul de erori. La trecere, fișierul Excel nu se pierde; majoritatea programelor acceptă importul din .xlsx.
Întrebări frecvente
Este Excel suficient pentru evidența stocurilor?
Până la câteva sute de produse și cu o singură persoană care introduce date, este mai mult decât suficient. Devine insuficient în activitățile cu mai mulți utilizatori, mai multe depozite sau unde viteza cu cod de bare contează.
Google Sheets sau Excel?
Dacă mai multe persoane lucrează simultan, Google Sheets este mai comod. Dacă e vorba de formule complexe și volume mari de date, Excel este mai rapid.
De unde ar trebui să încep evidența stocurilor?
Faceți o inventariere și stabiliți cantitățile inițiale, apoi înregistrați regulat fiecare intrare și ieșire. Dacă punctul de plecare nu este corect, tabelul nu va corespunde niciodată realității.
Șabloane folosite cu acest ghid
Excel pentru inventar / numărarea stocului din depozit
Compară cantitatea din sistem cu numărătoarea fizică; raportează automat lipsurile, plusurile și valoarea pierderilor.