Excel-voorraadbeheer
Berekent automatisch de resterende voorraad uit in- en uitgaande mutaties, de waarschuwing bij kritiek niveau en de totale voorraadwaarde.
Hoe houdt u voorraad bij met Excel?
Voorraadbeheer in Excel draait om een rij per product, het invoeren van binnengekomen en uitgegane hoeveelheden, het berekenen van de resterende voorraad met de formule =Binnen−Uit en het inkleuren van producten die onder het minimumniveau zakken met voorwaardelijke opmaak. Een goed opgezette tabel doet tot een paar honderd producten bijna wat betaalde software doet.
Welke kolommen heeft u echt nodig?
Te veel kolommen maken een tabel onbruikbaar om bij te houden. Een voorraadtabel hoort minimaal de volgende velden te hebben: artikelcode, artikelnaam, eenheid, ingekomen hoeveelheid, uitgegane hoeveelheid, resterende voorraad, kritiek niveau en inkoopprijs. Schap/locatie en datum van de laatste mutatie maken het makkelijker om een artikel terug te vinden en fouten op te sporen.
Een artikelcode is essentieel: hiermee kunt u telling, prijslijst en bestelltabellen aan elkaar koppelen. Geeft u geen code, dan ontstaat hetzelfde artikel in meerdere spellingen, zoals "A4 papier" en "A4 Papier 80gr". Hoe u een code opzet (categorievoorvoegsel + volgnummer, variantcode, automatische codeformule in Excel) leest u in de gids hoe geeft u een artikelcode.
Basisformules
Voor de resterende voorraad gebruikt u =E2-F2; om geen nullen in lege rijen te zien is =EĞER(A2="";"";E2-F2) beter. Voor de waarschuwingskolom volstaat de opbouw =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")) (uitverkocht / kritiek / voldoende). De voorraadwaarde is =G2*J2 en de totale waarde vindt u met =TOPLA(L2:L300).
Om het aantal kritieke artikelen te tellen gebruikt u =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK"), voor het totaal van één categorie =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300). De formules zijn geschreven met de Turkse functienamen; in Engelstalig Excel heten deze functies IF, COUNTIF en SUMIF (in Nederlandstalig Excel ALS, AANTAL.ALS en SOM.ALS). De sjabloon die u downloadt opent zonder problemen in elke taal.
De waarschuwing voor het kritieke niveau instellen
Vul in de kolom voor het kritieke niveau per artikel het antwoord in op de vraag "hoeveel stuks moet ik minimaal in huis hebben". Vermenigvuldig bij het bepalen van dit getal de gemiddelde dagelijkse verkoop, de levertijd en een veiligheidsmarge: dagelijkse verkoop × levertijd (dagen) × 1,2 is een praktisch beginpunt.
Voeg daarna via Start → Voorwaardelijke opmaak een kleurregel toe aan de statuskolom. In de sjablonen die u kunt downloaden zijn deze regels al ingesteld.
Veelgemaakte fouten
Eén bestand dat iedereen opent: als twee mensen tegelijk schrijven, gaan gegevens verloren. Bewaar het bestand op OneDrive/Google Drive voor gedeeld bewerken.
Formulerijen die ophouden: vergeet niet de formule naar beneden te slepen als u een nieuwe rij toevoegt.
Geen back-up maken: bewaar aan het einde van de maand een kopie van het bestand met de datum in de naam.
Een saldo invullen in plaats van een mutatie: "resterend 40" noteren en doorgaan maakt het onmogelijk om een fout achteraf te vinden; verwerk elke mutatie als een aparte rij.
Wanneer is Excel niet meer genoeg?
Bij de volgende signalen begint de tabel u te vertragen: het aantal artikelen is boven enkele duizenden gekomen, meerdere mensen voeren tegelijk gegevens in, het aantal filialen/magazijnen is toegenomen, snelle invoer met barcode is nodig of verkoop en voorraad worden op aparte plekken bijgehouden.
Op dat punt bespaart een programma dat voorraad, klantrekeningen en facturen op één plek bijhoudt zowel tijd als foutrisico. Uw Excel-bestand gaat bij de overstap niet verloren; de meeste programma's ondersteunen het importeren van .xlsx.
Veelgestelde vragen
Is Excel genoeg voor voorraadbeheer?
Tot een paar honderd artikelen en met één gebruiker is het ruim voldoende. Bij meerdere gebruikers, meerdere magazijnen of waar barcodesnelheid belangrijk is, schiet het tekort.
Google Sheets of Excel?
Als meerdere mensen tegelijk moeten invoeren, werkt Google Sheets prettiger. Bij zware formules en grote hoeveelheden gegevens is Excel sneller.
Waar moet ik beginnen met voorraadbeheer?
Doe een telling en bepaal de beginhoeveelheden, verwerk daarna elke in- en uitgang consequent. Als de beginstand niet klopt, sluit de tabel nooit aan.
Sjablonen die bij deze gids horen
Excel voor voorraadtelling / inventaris
Vergelijkt de hoeveelheid in het systeem met de fysieke telling en rapporteert tekorten, overschotten en het bedrag aan verlies automatisch.