Gestione magazzino Excel
Calcola automaticamente la giacenza residua dai movimenti in entrata e in uscita, l'avviso di livello critico e il valore totale del magazzino.
Come si gestiscono le scorte con Excel?
La gestione delle scorte con Excel si basa su tre cose: aprire una sola riga per ogni prodotto e scrivere le quantità in entrata e in uscita, calcolare le scorte rimanenti con la formula =Entrate−Uscite e colorare con la formattazione condizionale i prodotti che scendono sotto il livello critico. Una tabella impostata bene, fino a qualche centinaio di prodotti, svolge un lavoro paragonabile a quello dei programmi a pagamento.
Quali colonne servono davvero?
Troppe colonne rendono la tabella impossibile da compilare. Una tabella di magazzino dovrebbe contenere almeno questi campi: codice articolo, nome articolo, unità di misura, quantità in entrata, quantità in uscita, giacenza residua, livello critico e prezzo di acquisto. Lo scaffale/ubicazione e la data dell'ultimo movimento aiutano invece a ritrovare l'articolo e a individuare gli errori.
Avere un codice articolo è fondamentale: permette di far corrispondere inventario, listini e tabelle degli ordini. Senza codice, lo stesso articolo si moltiplica con scritture diverse come "Carta A4" e "Carta A4 80gr". Come costruire il codice (prefisso di categoria + numero progressivo, codice variante, formula Excel per il codice automatico) lo trovate nella guida come assegnare il codice articolo.
Le formule di base
Per la giacenza residua si usa =E2-F2; per non vedere zeri nelle righe vuote è meglio =SE(A2="";"";E2-F2). Per la colonna di avviso basta la struttura =SE(G2<=0;"ESAURITO";SE(G2<=H2;"CRITICO";"SUFFICIENTE")). Il valore di magazzino si ottiene con =G2*J2, il valore totale con =SOMMA(L2:L300).
Per contare gli articoli critici si usa =CONTA.SE(I2:I300;"CRITICO"), per il totale di una singola categoria =SOMMA.SE(C2:C300;"Pulizia";G2:G300). In Excel in inglese queste funzioni si chiamano IF, COUNTIF e SUMIF: il modello che scaricate si apre senza problemi in entrambe le lingue.
Impostare l'avviso di livello critico
Per ogni articolo scrivete nella colonna del livello critico la risposta alla domanda "quanti pezzi devo avere come minimo". Per stabilire questo numero moltiplicate la vendita media giornaliera, i tempi di approvvigionamento e un margine di sicurezza: vendite giornaliere × tempo di approvvigionamento (giorni) × 1,2 è un buon punto di partenza.
Poi, da Home → Formattazione condizionale, aggiungete una regola di colore alla colonna dello stato. Nei modelli scaricabili queste regole sono già pronte.
Errori frequenti
Un solo file aperto da tutti: se due persone scrivono contemporaneamente, i dati si perdono. Per la modifica condivisa tenete il file su OneDrive/Google Drive.
Formule che si fermano: quando aggiungete una riga, ricordatevi di trascinare la formula verso il basso.
Non fare backup: a fine mese conservate una copia del file con la data nel nome.
Scrivere il saldo invece del movimento: annotare solo "residuo 40" rende impossibile trovare un errore in seguito; registrate ogni movimento come una riga.
Quando Excel non basta più?
La tabella inizia a rallentarvi quando compaiono questi segnali: gli articoli superano qualche migliaio, più persone lavorano insieme, aumentano filiali/magazzini, serve l'inserimento rapido con codice a barre oppure vendite e magazzino sono tenuti in luoghi separati.
A questo punto un programma che gestisce magazzino, conti clienti/fornitori e fatture in un unico posto fa risparmiare tempo e riduce il rischio di errori. Il passaggio non butta via il vostro file Excel: la maggior parte dei programmi supporta l'importazione di .xlsx.
Domande frequenti
Excel basta per gestire il magazzino?
Fino a qualche centinaio di articoli e con una sola persona che inserisce i dati, è più che sufficiente. Non basta per attività con più utenti, più magazzini o dove conta la velocità del codice a barre.
Google Sheets o Excel?
Se devono lavorare più persone contemporaneamente, Google Sheets è più comodo. Con formule pesanti e molti dati, Excel è più veloce.
Da dove devo iniziare con la gestione del magazzino?
Fate un inventario e stabilite le quantità iniziali, poi registrate con regolarità ogni entrata e uscita. Se i valori iniziali non sono corretti, la tabella non quadrerà mai.