پیگیری موجودی با Excel چگونه انجام می‌شود؟

کدام ستون‌ها واقعاً لازم‌اند؟

ستون‌های زیاد، پر کردن جدول را غیرممکن می‌کنند. یک جدول انبار حداقل باید این فیلدها را داشته باشد: کد کالا، نام کالا، واحد، مقدار ورودی، مقدار خروجی، موجودی باقی‌مانده، سطح بحرانی و قیمت خرید. محل قفسه/جایگاه و تاریخ آخرین تردد هم پیدا کردن کالا و گرفتن خطاها را آسان‌تر می‌کند.

داشتن کد کالا حیاتی است: به شما امکان می‌دهد بین جدول‌های انبارگردانی، لیست قیمت و سفارش‌ها تطبیق انجام دهید. اگر کد ندهید، یک کالای واحد با املاهای مختلفی مثل «کاغذ A4» و «کاغذ A4 80 گرمی» تکثیر می‌شود. اینکه کد را چطور بسازید (پیشوند دسته‌بندی + شماره ترتیب، کد تنوع کالا، فرمول کدگذاری خودکار در Excel) را در راهنمای کد کالا را چطور بدهیم می‌توانید ببینید.

فرمول‌های پایه

برای موجودی باقی‌مانده از =E2-F2 استفاده کنید؛ برای اینکه در ردیف‌های خالی صفر نبینید، =EĞER(A2="";"";E2-F2) بهتر است. برای ستون هشدار، ساختار =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")) کافی است. ارزش موجودی با =G2*J2 و ارزش کل با =TOPLA(L2:L300) به دست می‌آید.

برای شمردن تعداد کالاهای بحرانی از =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK") و برای مجموع یک دسته‌بندی مشخص از =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300) استفاده می‌شود. در Excel انگلیسی این توابع IF، COUNTIF و SUMIF نام دارند — قالبی که دانلود می‌کنید در هر دو زبان بدون مشکل باز می‌شود.

راه‌اندازی هشدار سطح بحرانی

پاسخ این پرسش را که «حداقل چند عدد از هر کالا باید داشته باشم» برای هر کالا در ستون سطح بحرانی بنویسید. برای تعیین این عدد، میانگین فروش روزانه، زمان تأمین و ضریب اطمینان را در هم ضرب کنید: فروش روزانه × زمان تأمین (روز) × 1.2 نقطه شروع عملی است.

سپس از مسیر Home → Conditional Formatting برای ستون وضعیت یک قاعده رنگی اضافه کنید. در قالب‌های قابل دانلود ما این قواعد از قبل آماده‌اند.

اشتباهات رایج

باز کردن یک فایل توسط همه: وقتی دو نفر هم‌زمان می‌نویسند، داده از بین می‌رود. برای ویرایش مشترک، فایل را روی OneDrive/Google Drive نگه دارید.

تمام شدن ردیف‌های دارای فرمول: هنگام افزودن ردیف جدید فراموش نکنید فرمول را به پایین بکشید.

پشتیبان نگرفتن: آخر هر ماه یک نسخه از فایل را با نام تاریخ نگه دارید.

نوشتن مانده به‌جای ثبت تردد: نوشتنِ «مانده 40» و رد شدن، پیدا کردن خطا را بعداً غیرممکن می‌کند؛ هر تردد را به‌صورت یک ردیف ثبت کنید.

Excel چه زمانی کافی نیست؟

وقتی این نشانه‌ها را دیدید، جدول شروع به کند کردن شما کرده است: تعداد کالاها از چند هزار گذشته، چند نفر هم‌زمان وارد می‌شوند، تعداد شعبه/انبار زیاد شده، ورود سریع با بارکد لازم است یا فروش و موجودی در جاهای جدا نگهداری می‌شوند.

در این مرحله، برنامه‌ای که موجودی، حساب مشتریان و فاکتور را در یک جا نگه می‌دارد هم در زمان صرفه‌جویی می‌کند و هم خطر اشتباه را کم می‌کند. در انتقال، فایل Excel شما هدر نمی‌رود؛ بیشتر برنامه‌ها واردکردن فایل .xlsx را پشتیبانی می‌کنند.

پرسش‌های متداول

قالب‌های مورد استفاده در این راهنما