Excel Παρακολούθησης Αποθεμάτων
Υπολογίζει αυτόματα το υπόλοιπο απόθεμα από τις εισαγωγές και εξαγωγές, την ειδοποίηση κρίσιμου επιπέδου και τη συνολική αξία του αποθέματος.
Πώς γίνεται η παρακολούθηση αποθέματος με το Excel;
Η παρακολούθηση αποθέματος με το Excel βασίζεται στο να ανοίξετε μία γραμμή για κάθε προϊόν, να γράφετε τις ποσότητες που μπαίνουν και βγαίνουν, να υπολογίζετε το απόθεμα που απομένει με τον τύπο =Εισαγωγές−Εξαγωγές και να χρωματίζετε με μορφοποίηση υπό όρους τα προϊόντα που πέφτουν κάτω από το κρίσιμο επίπεδο. Ένας σωστά στημένος πίνακας αποδίδει κοντά σε επί πληρωμή προγράμματα μέχρι μερικές εκατοντάδες προϊόντα.
Ποιες στήλες χρειάζονται πραγματικά;
Οι περιττές στήλες κάνουν τον πίνακα αδύνατο να συμπληρωθεί. Ένας πίνακας αποθέματος πρέπει να έχει τουλάχιστον τα εξής πεδία: κωδικό προϊόντος, όνομα προϊόντος, μονάδα μέτρησης, ποσότητα εισόδου, ποσότητα εξόδου, υπόλοιπο αποθέματος, κρίσιμο επίπεδο και τιμή αγοράς. Η θέση στο ράφι/αποθήκη και η ημερομηνία της τελευταίας κίνησης διευκολύνουν την εύρεση του προϊόντος και τον εντοπισμό λαθών.
Ο κωδικός προϊόντος είναι κρίσιμος: σας επιτρέπει να αντιστοιχίζετε δεδομένα ανάμεσα στην απογραφή, τον τιμοκατάλογο και τους πίνακες παραγγελιών. Αν δεν δώσετε κωδικό, το ίδιο προϊόν πολλαπλασιάζεται με διαφορετικές γραφές, όπως "A4 kağıt" και "A4 Kağıt 80gr". Πώς να φτιάξετε τον κωδικό (πρόθεμα κατηγορίας + αύξων αριθμός, κωδικός παραλλαγής, τύπος αυτόματου κωδικού στο Excel) θα βρείτε στον οδηγό πώς να δώσετε κωδικό αποθέματος.
Βασικοί τύποι
Για το υπόλοιπο αποθέματος χρησιμοποιήστε =E2-F2· για να μην εμφανίζονται μηδενικά στις κενές γραμμές προτιμήστε =EĞER(A2="";"";E2-F2). Για τη στήλη ειδοποίησης αρκεί η δομή =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")) (τουρκικά ονόματα συναρτήσεων: EĞER = IF· οι ετικέτες σημαίνουν εξαντλημένο / κρίσιμο / επαρκές). Η αξία αποθέματος βρίσκεται με =G2*J2 και η συνολική αξία με =TOPLA(L2:L300).
Για να μετρήσετε τα κρίσιμα προϊόντα χρησιμοποιήστε =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK") και για το σύνολο μίας κατηγορίας =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300). Στο αγγλικό Excel οι συναρτήσεις αυτές ονομάζονται IF, COUNTIF και SUMIF — το πρότυπο που κατεβάζετε ανοίγει χωρίς πρόβλημα σε οποιαδήποτε γλώσσα.
Ρύθμιση της ειδοποίησης κρίσιμου επιπέδου
Για κάθε προϊόν γράψτε στη στήλη κρίσιμου επιπέδου την απάντηση στο ερώτημα «πόσα τεμάχια πρέπει να έχω τουλάχιστον». Για να βρείτε τον αριθμό, πολλαπλασιάστε τη μέση ημερήσια πώληση, τον χρόνο προμήθειας και ένα περιθώριο ασφαλείας: ημερήσιες πωλήσεις × χρόνος προμήθειας (ημέρες) × 1,2 είναι μια πρακτική αρχή.
Στη συνέχεια, από το μενού Base → Μορφοποίηση υπό όρους προσθέστε κανόνα χρώματος στη στήλη κατάστασης. Στα πρότυπα που μπορείτε να κατεβάσετε, αυτοί οι κανόνες υπάρχουν ήδη.
Συχνά λάθη
Ένα αρχείο που ανοίγουν όλοι: όταν δύο άτομα γράφουν ταυτόχρονα, χάνονται δεδομένα. Για κοινή επεξεργασία κρατήστε το αρχείο στο OneDrive/Google Drive.
Εξαφάνιση των γραμμών με τύπους: όταν προσθέτετε νέα γραμμή, μην ξεχάσετε να σύρετε τον τύπο προς τα κάτω.
Έλλειψη αντιγράφου ασφαλείας: στο τέλος του μήνα κρατήστε ένα αντίγραφο του αρχείου με την ημερομηνία στο όνομα.
Καταχώριση υπολοίπου αντί για κίνησης: το να γράφετε «υπόλοιπο 40» και να προχωράτε κάνει αδύνατο τον εντοπισμό ενός λάθους εκ των υστέρων· καταχωρίστε κάθε κίνηση ως γραμμή.
Πότε δεν αρκεί το Excel;
Ο πίνακας αρχίζει να σας καθυστερεί όταν εμφανιστούν τα εξής σημάδια: τα προϊόντα ξεπέρασαν τα λίγα χιλιάδες, περισσότερα άτομα καταχωρούν ταυτόχρονα, αυξήθηκαν τα καταστήματα/αποθήκες, χρειάζεστε γρήγορη καταχώριση με barcode ή οι πωλήσεις και το απόθεμα τηρούνται σε διαφορετικά σημεία.
Σε αυτό το σημείο, ένα πρόγραμμα που κρατά απόθεμα, λογαριασμούς πελατών και τιμολόγια σε ένα μέρος εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τον κίνδυνο λαθών. Το αρχείο Excel δεν πάει χαμένο στη μετάβαση· τα περισσότερα προγράμματα υποστηρίζουν εισαγωγή .xlsx.
Συχνές ερωτήσεις
Αρκεί το Excel για παρακολούθηση αποθέματος;
Αρκεί και με το παραπάνω για μερικές εκατοντάδες προϊόντα και ένα άτομο που κάνει τις καταχωρίσεις. Δεν επαρκεί για επιχειρήσεις με πολλούς χρήστες, πολλές αποθήκες ή όπου μετράει η ταχύτητα του barcode.
Google Sheets ή Excel;
Αν θα δουλεύουν πολλά άτομα ταυτόχρονα, το Google Sheets είναι πιο άνετο. Αν υπάρχουν βαριοί τύποι και μεγάλος όγκος δεδομένων, το Excel είναι ταχύτερο.
Από πού να ξεκινήσω την παρακολούθηση αποθέματος;
Κάντε μια απογραφή και καθορίστε τις αρχικές ποσότητες, και μετά καταχωρίζετε τακτικά κάθε είσοδο και έξοδο. Αν το αρχικό υπόλοιπο δεν είναι σωστό, ο πίνακας δεν θα βγαίνει ποτέ.