Theo dõi kho Excel
Tự động tính tồn kho còn lại từ các lần nhập–xuất, cảnh báo mức tối thiểu và tổng giá trị tồn kho.
Quản lý tồn kho bằng Excel như thế nào?
Quản lý tồn kho bằng Excel dựa trên việc mở một dòng cho mỗi sản phẩm, ghi số lượng nhập và xuất, tính tồn kho còn lại bằng công thức =Nhập−Xuất và tô màu các sản phẩm rơi xuống dưới mức tối thiểu bằng định dạng có điều kiện. Một bảng được thiết lập đúng có thể làm việc gần như các phần mềm trả phí đến vài trăm sản phẩm.
Những cột nào thực sự cần thiết?
Quá nhiều cột sẽ khiến bảng tính không ai muốn điền. Một bảng theo dõi kho tối thiểu nên có các trường sau: mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng nhập, số lượng xuất, tồn kho còn lại, mức tồn tối thiểu và giá nhập. Kệ/vị trí và ngày phát sinh gần nhất giúp bạn tìm hàng dễ hơn và phát hiện sai sót nhanh hơn.
Có mã sản phẩm là điều then chốt: nhờ đó bạn đối chiếu được giữa bảng kiểm kê, bảng giá và bảng đơn hàng. Nếu không đặt mã, cùng một sản phẩm sẽ bị nhân bản thành nhiều cách viết khác nhau như "Giấy A4", "Giấy A4 80gsm". Cách xây dựng mã (tiền tố theo nhóm hàng + số thứ tự, mã biến thể, công thức tự động tạo mã trong Excel) có trong hướng dẫn cách đặt mã hàng tồn kho.
Các công thức cơ bản
Tồn kho còn lại dùng =E2-F2; để các dòng trống không hiện số 0, nên dùng =IF(A2="","",E2-F2). Cột cảnh báo chỉ cần cấu trúc =IF(G2<=0,"HẾT HÀNG",IF(G2<=H2,"SẮP HẾT","ĐỦ HÀNG")). Giá trị tồn kho tính bằng =G2*J2, còn tổng giá trị tính bằng =SUM(L2:L300).
Để đếm số sản phẩm sắp hết, dùng =COUNTIF(I2:I300,"SẮP HẾT"); để tính tổng của một nhóm hàng, dùng =SUMIF(C2:C300,"Vệ sinh",G2:G300). Trong Excel tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, các hàm này có tên là EĞER, EĞERSAY, ETOPLA và TOPLA — mẫu bạn tải về mở được bình thường ở cả hai ngôn ngữ.
Thiết lập cảnh báo mức tồn tối thiểu
Với mỗi sản phẩm, hãy ghi câu trả lời cho câu hỏi "tôi cần có tối thiểu bao nhiêu cái trong tay" vào cột mức tồn tối thiểu. Để xác định con số này, hãy nhân doanh số trung bình mỗi ngày, thời gian cung ứng và hệ số an toàn: doanh số mỗi ngày × thời gian cung ứng (ngày) × 1,2 là điểm khởi đầu thực tế.
Sau đó, vào Home → Conditional Formatting để thêm quy tắc màu cho cột trạng thái. Các quy tắc này đã có sẵn trong những mẫu bạn có thể tải về.
Những lỗi thường gặp
Mọi người cùng mở một tệp: khi hai người ghi cùng lúc, dữ liệu sẽ bị mất. Để chỉnh sửa chung, hãy lưu tệp trên OneDrive/Google Drive.
Mất công thức ở các dòng: khi thêm dòng mới, đừng quên kéo công thức xuống.
Không sao lưu: cuối tháng hãy lưu một bản sao của tệp, đặt tên theo ngày.
Ghi số dư thay vì ghi phát sinh: chỉ ghi "còn 40" rồi bỏ qua sẽ khiến việc tìm lỗi sau này gần như không thể; hãy ghi mỗi lần nhập/xuất thành một dòng.
Khi nào Excel không còn đáp ứng được?
Khi xuất hiện các dấu hiệu sau, bảng tính bắt đầu làm bạn chậm lại: số sản phẩm vượt quá vài nghìn, nhiều người đăng nhập cùng lúc, số chi nhánh/kho tăng lên, cần nhập nhanh bằng mã vạch, hoặc bán hàng và tồn kho được quản lý ở những nơi riêng biệt.
Đến lúc này, một chương trình quản lý kho, công nợ và hóa đơn ở cùng một nơi vừa tiết kiệm thời gian vừa giảm nguy cơ sai sót. Khi chuyển đổi, tệp Excel của bạn không bị bỏ phí; hầu hết các chương trình đều hỗ trợ nhập tệp .xlsx.
Câu hỏi thường gặp
Excel có đủ để theo dõi kho không?
Với vài trăm sản phẩm và một người nhập liệu thì hoàn toàn đủ. Nếu có nhiều người dùng, nhiều kho hoặc cần tốc độ quét mã vạch thì sẽ không đáp ứng được.
Google Sheets hay Excel?
Nếu nhiều người cùng đăng nhập một lúc thì Google Sheets thuận tiện hơn. Nếu có công thức nặng và dữ liệu lớn thì Excel nhanh hơn.
Tôi nên bắt đầu theo dõi kho từ đâu?
Hãy kiểm kê một lần để xác định số lượng đầu kỳ, sau đó ghi đều đặn mọi lần nhập–xuất. Nếu số đầu kỳ không đúng, bảng tính sẽ không bao giờ khớp.
Các mẫu dùng cùng hướng dẫn này
Excel kiểm kê kho
So sánh số lượng trên hệ thống với kiểm đếm thực tế; tự động báo cáo phần thiếu, phần thừa và giá trị thất thoát.