Excel за следене на наличности
Автоматично изчислява оставащата наличност от входящите и изходящите движения, предупреждението за критично ниво и общата стойност на запасите.
Как се следят запасите с Excel?
Следенето на запасите с Excel се основава на това да отворите по един ред за всеки продукт, да записвате постъпилите и излезлите количества, да изчислявате оставащия запас с формулата =Входящи−Изходящи и да оцветявате с условно форматиране продуктите, паднали под критичното ниво. Правилно изградена таблица върши работа, близка до платените програми, до няколкостотин продукта.
Кои колони са наистина необходими?
Излишните колони правят таблицата невъзможна за попълване. В една таблица за наличности трябва да има поне следните полета: код на артикула, наименование, мерна единица, входящо количество, изходящо количество, остатък, критично ниво и покупна цена. Рафтът/местоположението и датата на последното движение пък улесняват намирането на артикула и откриването на грешки.
Кодът на артикула е ключов: той позволява да съпоставяте данните между таблиците за инвентаризация, ценоразписите и поръчките. Ако не зададете код, един и същ артикул се размножава с различни изписвания като „A4 хартия“ и „A4 Хартия 80гр“. Как да изградите кода (префикс на категория + пореден номер, код на вариант, формула за автоматичен код в Excel) ще намерите в ръководството как се задава код на артикул.
Основни формули
За остатъка се използва =E2-F2; за да не виждате нули в празните редове, по-добре е =EĞER(A2="";"";E2-F2). За колоната с предупреждение е достатъчна структурата =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")). Стойността на наличността се намира с =G2*J2, а общата стойност – с =TOPLA(L2:L300).
За броя на критичните артикули се използва =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK"), а за сбора на една категория – =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300). В английския Excel тези функции се наричат IF, COUNTIF и SUMIF — изтегленият от вас шаблон се отваря безпроблемно и на двата езика.
Настройване на предупреждението за критично ниво
Въведете в колоната за критично ниво отговора на въпроса „колко броя най-малко трябва да имам“ за всеки артикул. При определянето на тази стойност умножете средните дневни продажби, срока на доставка и резерва за сигурност: дневни продажби × срок на доставка (дни) × 1,2 е практично начало.
След това добавете цветово правило към колоната със състоянието чрез Начало → Условно форматиране. В шаблоните, които можете да изтеглите, тези правила са вече готови.
Чести грешки
Отваряне на един файл от всички: когато двама души пишат едновременно, данни се губят. За споделено редактиране дръжте файла в OneDrive/Google Drive.
Изчерпване на редовете с формули: когато добавяте нов ред, не забравяйте да дръпнете формулата надолу.
Липса на резервно копие: в края на месеца запазвайте копие на файла с датата в името.
Записване на салдо вместо движение: да запишете „остатък 40“ и да продължите прави грешката невъзможна за откриване по-късно; отразявайте всяко движение като отделен ред.
Кога Excel не стига?
Таблицата започва да ви забавя, когато се появят следните признаци: артикулите са надхвърлили няколко хиляди, повече от един човек работи едновременно, броят на обектите/складовете е нараснал, нужно е бързо въвеждане с баркод или продажбите и наличностите се водят на различни места.
В такъв момент програма, която държи наличности, сметки на контрагенти и фактури на едно място, едновременно спестява време и намалява риска от грешки. При преминаването Excel файлът ви не отива напразно; повечето програми поддържат импорт на .xlsx.
Често задавани въпроси
Достатъчен ли е Excel за следене на наличности?
До няколкостотин артикула и при един потребител е повече от достатъчен. При работа с много потребители, много складове или когато скоростта на баркода е важна, не стига.
Google Sheets или Excel?
Ако ще работят няколко души едновременно, Google Sheets е по-удобен. При тежки формули и големи обеми данни Excel е по-бърз.
От къде да започна със следенето на наличности?
Направете инвентаризация и определете началните количества, след което отразявайте редовно всеки вход и изход. Ако началното състояние не е вярно, таблицата никога няма да излезе точна.
Шаблони, използвани с това ръководство
Excel за инвентаризация и преброяване на склада
Сравнява количеството в системата с физическото преброяване и автоматично отчита липси, излишъци и стойността на загубите.