ติดตามสต็อกด้วย Excel อย่างไร

คอลัมน์ไหนจำเป็นจริง ๆ?

คอลัมน์ที่มากเกินไปทำให้ตารางกรอกข้อมูลได้ยาก ตารางสต็อกควรมีอย่างน้อยช่องเหล่านี้: รหัสสินค้า ชื่อสินค้า หน่วย จำนวนรับเข้า จำนวนจ่ายออก สต็อกคงเหลือ ระดับวิกฤต และราคาซื้อ ส่วนชั้นวาง/ตำแหน่งจัดเก็บและวันที่เคลื่อนไหวล่าสุดช่วยให้หาสินค้าและจับข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น

การมีรหัสสินค้าสำคัญมาก: ช่วยให้จับคู่ข้อมูลระหว่างตารางนับสต็อก ตารางราคา และตารางใบสั่งซื้อได้ ถ้าไม่ตั้งรหัส สินค้าเดียวกันจะซ้ำซ้อนเพราะพิมพ์ต่างกัน เช่น “A4 paper”, “A4 Paper 80gr” วิธีตั้งรหัส (คำนำหน้าหมวดหมู่ + เลขลำดับ, รหัสตัวเลือกสินค้า, สูตรสร้างรหัสอัตโนมัติใน Excel) อ่านได้ในคู่มือ วิธีตั้งรหัสสต็อก

สูตรพื้นฐาน

สต็อกคงเหลือใช้ =E2-F2 เพื่อไม่ให้แถวว่างแสดงเลขศูนย์ แนะนำ =EĞER(A2="";"";E2-F2) คอลัมน์แจ้งเตือนใช้โครงสร้าง =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")) ก็เพียงพอ มูลค่าสต็อกหาได้จาก =G2*J2 และมูลค่ารวมจาก =TOPLA(L2:L300)

นับจำนวนสินค้าวิกฤตใช้ =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK") ส่วนยอดรวมของหมวดหมู่เดียวใช้ =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300) ใน Excel ภาษาอังกฤษ ฟังก์ชันเหล่านี้ใช้ชื่อ IF, COUNTIF และ SUMIF — เทมเพลตที่ดาวน์โหลดไปเปิดได้ปกติทั้งสองภาษา

การตั้งค่าแจ้งเตือนระดับวิกฤต

ใส่คำตอบของคำถามว่า “ต้องมีของในมืออย่างน้อยกี่ชิ้น” สำหรับสินค้าแต่ละรายการลงในคอลัมน์ระดับวิกฤต ในการกำหนดตัวเลขนี้ ให้คูณยอดขายเฉลี่ยต่อวัน ระยะเวลาจัดหา และส่วนเผื่อความปลอดภัย: ยอดขายต่อวัน × ระยะเวลาจัดหา (วัน) × 1,2 เป็นจุดเริ่มต้นที่ใช้ได้จริง

จากนั้นไปที่ หน้าแรก → การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วเพิ่มกฎสีให้คอลัมน์สถานะ ในเทมเพลตที่ดาวน์โหลดได้ กฎเหล่านี้ตั้งไว้ให้แล้ว

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

ให้ทุกคนเปิดไฟล์เดียวกัน: ถ้าสองคนพิมพ์พร้อมกัน ข้อมูลจะหาย หากต้องการแก้ไขร่วมกัน ให้เก็บไฟล์ไว้ใน OneDrive/Google Drive

สูตรไม่ครบทุกแถว: เวลาเพิ่มแถวใหม่ อย่าลืมลากสูตรลงมา

ไม่สำรองข้อมูล: ทุกสิ้นเดือนให้เก็บสำเนาไฟล์โดยตั้งชื่อตามวันที่

จดยอดคงเหลือแทนการเคลื่อนไหว: การจดแค่ “เหลือ 40” แล้วผ่านไป ทำให้ตรวจหาข้อผิดพลาดย้อนหลังไม่ได้ ให้บันทึกทุกการเคลื่อนไหวเป็นหนึ่งแถว

Excel ไม่พอเมื่อไร?

เมื่อเห็นสัญญาณเหล่านี้ แสดงว่าตารางเริ่มทำให้คุณช้าลง: จำนวนสินค้าเกินหลายพันรายการ มีหลายคนใช้งานพร้อมกัน จำนวนสาขา/คลังเพิ่มขึ้น ต้องการบันทึกด้วยบาร์โค้ดอย่างรวดเร็ว หรือการขายกับสต็อกถูกเก็บแยกที่กัน

ถึงจุดนี้ โปรแกรมที่เก็บสต็อก บัญชีคู่ค้า และใบแจ้งหนี้ไว้ในที่เดียวจะช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด เวลาเปลี่ยนระบบ ไฟล์ Excel ของคุณไม่สูญเปล่า โปรแกรมส่วนใหญ่รองรับการนำเข้าไฟล์ .xlsx

คำถามที่พบบ่อย

เทมเพลตที่ใช้กับคู่มือนี้