Bestandsführung Excel
Berechnet aus Zu- und Abgängen automatisch den Restbestand, die Warnung bei kritischem Bestand und den Gesamtwert des Bestands.
Wie führt man die Lagerverwaltung mit Excel?
Die Lagerverwaltung mit Excel beruht darauf, für jeden Artikel eine Zeile anzulegen und die Zu- und Abgänge einzutragen, den Restbestand mit der Formel =Zugang−Abgang zu berechnen und Artikel, die unter den Meldebestand fallen, per bedingter Formatierung einzufärben. Eine richtig aufgebaute Tabelle leistet bis zu einigen hundert Artikeln fast so viel wie kostenpflichtige Programme.
Welche Spalten sind wirklich nötig?
Zu viele Spalten machen eine Tabelle unbrauchbar, weil sie niemand mehr ausfüllt. Eine Bestandstabelle sollte mindestens diese Felder enthalten: Artikelnummer, Artikelname, Einheit, Zugangsmenge, Abgangsmenge, Restbestand, Meldebestand und Einkaufspreis. Lagerplatz/Standort und Datum der letzten Bewegung erleichtern das Auffinden von Artikeln und das Erkennen von Fehlern.
Eine Artikelnummer ist entscheidend: Mit ihr lassen sich Inventur, Preisliste und Bestelltabellen miteinander abgleichen. Ohne Nummer wird derselbe Artikel in unterschiedlichen Schreibweisen wie „A4-Papier“ und „A4 Papier 80g“ mehrfach angelegt. Wie Sie das System aufbauen (Präfix je Kategorie + laufende Nummer, Variantencode, automatische Nummernformel in Excel), lesen Sie in der Anleitung Artikelnummern vergeben.
Die wichtigsten Formeln
Für den Restbestand verwenden Sie =E2-F2; damit in leeren Zeilen keine Nullen erscheinen, ist =WENN(A2="";"";E2-F2) besser. Für die Warnspalte genügt =WENN(G2<=0;"AUSVERKAUFT";WENN(G2<=H2;"KRITISCH";"AUSREICHEND")). Der Bestandswert ergibt sich aus =G2*J2, der Gesamtwert aus =SUMME(L2:L300).
Die Anzahl kritischer Artikel zählen Sie mit =ZÄHLENWENN(I2:I300;"KRITISCH"), die Summe einer einzelnen Kategorie mit =SUMMEWENN(C2:C300;"Reinigung";G2:G300). In der englischen Excel-Version heißen diese Funktionen IF, COUNTIF und SUMIF – die heruntergeladene Vorlage lässt sich in beiden Sprachen problemlos öffnen.
Die Warnung für den Meldebestand einrichten
Tragen Sie für jeden Artikel die Antwort auf die Frage „Wie viele Stück sollte ich mindestens vorrätig haben?“ in die Spalte Meldebestand ein. Für diese Zahl multiplizieren Sie den durchschnittlichen Tagesverkauf, die Lieferzeit und einen Sicherheitszuschlag: Tagesverkauf × Lieferzeit (Tage) × 1,2 ist ein praktischer Einstieg.
Fügen Sie anschließend über Start → Bedingte Formatierung eine Farbregel für die Statusspalte hinzu. In den Vorlagen zum Herunterladen sind diese Regeln bereits eingerichtet.
Häufige Fehler
Eine Datei, die alle öffnen: Schreiben zwei Personen gleichzeitig hinein, gehen Daten verloren. Für gemeinsames Bearbeiten legen Sie die Datei in OneDrive/Google Drive ab.
Formeln, die in neuen Zeilen fehlen: Ziehen Sie beim Einfügen einer neuen Zeile die Formel unbedingt nach unten.
Keine Sicherung: Speichern Sie am Monatsende eine Kopie der Datei mit Datum im Namen.
Saldo statt Bewegung eintragen: Wer nur „Rest 40“ notiert, kann einen Fehler später nicht mehr finden; erfassen Sie jede Bewegung als eigene Zeile.
Wann reicht Excel nicht mehr aus?
Diese Anzeichen zeigen, dass die Tabelle Sie ausbremst: Die Zahl der Artikel liegt bei mehreren Tausend, mehrere Personen tragen gleichzeitig Daten ein, die Zahl der Filialen/Lager ist gewachsen, Sie brauchen schnelle Erfassung per Barcode, oder Verkauf und Bestand werden an getrennten Orten geführt.
Ab diesem Punkt spart ein Programm, das Bestand, Kundenkonten und Rechnungen an einem Ort verwaltet, Zeit und senkt das Fehlerrisiko. Ihre Excel-Datei geht beim Umstieg nicht verloren; die meisten Programme unterstützen den .xlsx-Import.
Häufige Fragen
Reicht Excel für die Bestandsverwaltung aus?
Bis zu einigen hundert Artikeln und bei nur einem Anwender reicht es völlig aus. Bei mehreren Nutzern, mehreren Lagern oder wenn Barcode-Tempo wichtig ist, genügt es nicht mehr.
Google Sheets oder Excel?
Wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, ist Google Sheets bequemer. Bei aufwendigen Formeln und großen Datenmengen ist Excel schneller.
Wo fange ich mit der Bestandsverwaltung an?
Machen Sie eine Inventur und legen Sie die Anfangsbestände fest, danach erfassen Sie jeden Zu- und Abgang regelmäßig. Stimmt der Anfangsbestand nicht, geht die Tabelle nie auf.
Mit diesem Ratgeber genutzte Vorlagen
Lagerzählung / Inventur Excel
Vergleicht den Systembestand mit der physischen Zählung und weist Fehlmengen, Überbestände und den Wert der Verluste automatisch aus.