Controle de Estoque em Excel
Calcula automaticamente o estoque restante a partir das entradas e saídas, o alerta de nível crítico e o valor total do estoque.
Como controlar o estoque com Excel?
O controle de estoque no Excel se baseia em abrir uma linha para cada produto e registrar as quantidades de entrada e saída, calcular o estoque restante com a fórmula =Entrada−Saída e colorir, com formatação condicional, os produtos que caem abaixo do nível crítico. Uma planilha bem montada dá conta do trabalho, até algumas centenas de produtos, quase como um programa pago.
Quais colunas são realmente necessárias?
Colunas demais tornam a planilha impossível de manter preenchida. Uma planilha de estoque deve ter, no mínimo, os seguintes campos: código do produto, nome do produto, unidade, quantidade de entrada, quantidade de saída, estoque atual, nível crítico e preço de compra. Prateleira/localização e data da última movimentação facilitam encontrar o produto e pegar erros.
Ter um código de produto é fundamental: ele permite cruzar as planilhas de contagem, lista de preços e pedidos. Sem código, o mesmo produto se multiplica com grafias diferentes, como "Papel A4" e "Papel A4 80g". Você encontra como montar o código (prefixo da categoria + número sequencial, código de variação, fórmula de código automático no Excel) no guia como criar códigos de estoque.
Fórmulas básicas
Para o estoque atual use =E2-F2; para não ver zeros nas linhas em branco, prefira =SE(A2="";"";E2-F2). Para a coluna de alerta basta a estrutura =SE(G2<=0;"ESGOTADO";SE(G2<=H2;"CRÍTICO";"SUFICIENTE")). O valor do estoque é =G2*J2 e o valor total sai de =SOMA(L2:L300).
Para contar os produtos críticos use =CONT.SE(I2:I300;"CRÍTICO"); para o total de uma única categoria, =SOMASE(C2:C300;"Limpeza";G2:G300). No Excel em inglês essas funções se chamam IF, COUNTIF e SUMIF — o modelo que você baixar abre sem problemas nos dois idiomas.
Configurando o alerta de nível crítico
Na coluna de nível crítico, escreva a resposta para a pergunta "quantas unidades eu preciso ter, no mínimo, em mãos?" para cada produto. Para definir esse número, multiplique a venda média diária, o prazo de reposição e uma margem de segurança: venda diária × prazo de reposição (dias) × 1,2 é um bom ponto de partida.
Em seguida, vá em Página Inicial → Formatação Condicional e adicione uma regra de cor à coluna de status. Nos modelos disponíveis para download, essas regras já vêm prontas.
Erros comuns
Todo mundo abrir o mesmo arquivo: quando duas pessoas escrevem ao mesmo tempo, dados se perdem. Para edição compartilhada, mantenha o arquivo no OneDrive/Google Drive.
Fórmulas que acabam nas linhas novas: ao adicionar uma linha, não esqueça de arrastar a fórmula para baixo.
Não fazer backup: no fim do mês, guarde uma cópia do arquivo com a data no nome.
Registrar o saldo em vez da movimentação: anotar "restam 40" e seguir em frente torna impossível achar o erro depois; registre cada movimentação como uma linha.
Quando o Excel deixa de ser suficiente?
Quando aparecerem estes sinais, a planilha começou a atrasar você: o número de produtos passou de alguns milhares, várias pessoas lançam dados ao mesmo tempo, o número de filiais/depósitos cresceu, é preciso lançar rápido com código de barras ou vendas e estoque são controlados em lugares separados.
Nesse ponto, um programa que reúne estoque, contas de clientes e fornecedores e notas fiscais em um só lugar economiza tempo e reduz o risco de erros. Na migração, seu arquivo Excel não é desperdiçado; a maioria dos programas aceita importar .xlsx.
Perguntas frequentes
O Excel é suficiente para controlar o estoque?
Até algumas centenas de produtos e com uma única pessoa lançando os dados, é mais do que suficiente. Para operações com vários usuários, vários depósitos ou em que a velocidade do código de barras é importante, fica curto.
Google Sheets ou Excel?
Se mais de uma pessoa for lançar dados ao mesmo tempo, o Google Sheets é mais confortável. Se houver fórmulas pesadas e muitos dados, o Excel é mais rápido.
Por onde devo começar o controle de estoque?
Faça uma contagem e defina as quantidades iniciais; depois, registre toda entrada e saída com regularidade. Se o saldo inicial não estiver correto, a planilha nunca vai bater.