স্টক ট্র্যাকিং Excel
আসা–যাওয়ার হিসাব থেকে অবশিষ্ট স্টক, ক্রিটিক্যাল স্তরের সতর্কতা এবং মোট স্টকের মূল্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব করে।
Excel দিয়ে স্টক ট্র্যাকিং কীভাবে করবেন?
Excel দিয়ে স্টক ট্র্যাকিং দাঁড়িয়ে আছে প্রতিটি পণ্যের জন্য একটি সারি খোলা ও আসা-যাওয়া পরিমাণ লেখা, অবশিষ্ট স্টক =Giren−Çıkan সূত্রে হিসাব করা এবং ক্রিটিক্যাল লেভেলের নিচে নেমে আসা পণ্যগুলোকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে রং করার ওপর। সঠিকভাবে সাজানো ছক কয়েকশো পণ্য পর্যন্ত পেইড প্রোগ্রামের কাছাকাছি কাজ দেয়।
কোন কোন কলাম সত্যিই দরকার?
অতিরিক্ত কলাম টেবিলটিকে পূরণ করার অযোগ্য করে তোলে। একটি স্টক টেবিলে অন্তত এই ঘরগুলো থাকা উচিত: পণ্যের কোড, পণ্যের নাম, একক, আগত পরিমাণ, বহির্গত পরিমাণ, অবশিষ্ট স্টক, ক্রিটিক্যাল লেভেল ও ক্রয়মূল্য। তাক/অবস্থান এবং সর্বশেষ লেনদেনের তারিখ পণ্য খুঁজে পেতে ও ভুল ধরতে সহায়তা করে।
পণ্যের কোড থাকা অত্যন্ত জরুরি: এর মাধ্যমে আপনি গণনা, মূল্যতালিকা ও অর্ডার টেবিলের মধ্যে মিল খুঁজে পান। কোড না দিলে একই পণ্য "A4 কাগজ", "A4 কাগজ 80gr"-এর মতো ভিন্ন ভিন্ন বানানে বহুগুণ হয়ে যায়। কোড কীভাবে তৈরি করবেন (ক্যাটাগরির প্রিফিক্স + ক্রমিক নম্বর, ভ্যারিয়েন্ট কোড, Excel-এ স্বয়ংক্রিয় কোডের ফর্মুলা) তা জানতে স্টক কোড কীভাবে দিতে হয় গাইডটি দেখুন।
মৌলিক ফর্মুলা
অবশিষ্ট স্টকের জন্য =E2-F2; খালি সারিতে শূন্য এড়াতে =EĞER(A2="";"";E2-F2) ব্যবহার করা ভালো। সতর্কতা কলামের জন্য =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")) কাঠামোই যথেষ্ট। স্টকের মূল্য =G2*J2 এবং মোট মূল্য =TOPLA(L2:L300) দিয়ে পাওয়া যায়।
ক্রিটিক্যাল পণ্যের সংখ্যা গুনতে =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK"), আর একটি নির্দিষ্ট ক্যাটাগরির মোট পরিমাণের জন্য =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300) ব্যবহার করা হয়। ইংরেজি Excel-এ এই ফাংশনগুলোর নাম IF, COUNTIF ও SUMIF — আপনার ডাউনলোড করা টেমপ্লেট দুটি ভাষাতেই সমস্যা ছাড়া খোলে।
ক্রিটিক্যাল লেভেলের সতর্কতা সেট করা
প্রতিটি পণ্যের জন্য "আমার হাতে অন্তত কত পিস থাকা উচিত"—এই প্রশ্নের উত্তর ক্রিটিক্যাল লেভেল কলামে লিখুন। এই সংখ্যা ঠিক করতে দৈনিক গড় বিক্রি, সরবরাহের সময় ও নিরাপত্তা-মার্জিন গুণ করুন: দৈনিক বিক্রি × সরবরাহের সময় (দিন) × 1,2 একটি বাস্তবসম্মত শুরু।
এরপর হোম → কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে স্ট্যাটাস কলামে রঙের নিয়ম যোগ করুন। ডাউনলোডযোগ্য টেমপ্লেটগুলোতে এই নিয়মগুলো আগে থেকেই দেওয়া আছে।
সচরাচর ভুলগুলো
একটি ফাইল সবাই একসঙ্গে খোলা: একই সময়ে দু'জন লিখলে তথ্য হারিয়ে যায়। যৌথ সম্পাদনার জন্য ফাইলটি OneDrive/Google Drive-এ রাখুন।
ফর্মুলার সারি ফুরিয়ে যাওয়া: নতুন সারি যোগ করার সময় ফর্মুলাটি নিচে টেনে আনতে ভুলবেন না।
ব্যাকআপ না নেওয়া: মাস শেষে ফাইলের একটি কপি তারিখসহ নাম দিয়ে রেখে দিন।
লেনদেনের বদলে ব্যালান্স লেখা: "অবশিষ্ট 40" লিখে এগিয়ে গেলে পরে ভুল খুঁজে বের করা অসম্ভব হয়ে যায়; প্রতিটি লেনদেন আলাদা সারি হিসেবে লিখুন।
Excel কখন যথেষ্ট হয় না?
এই লক্ষণগুলো দেখা দিলে টেবিল আপনাকে ধীর করতে শুরু করেছে: পণ্যের সংখ্যা কয়েক হাজার ছাড়িয়েছে, একাধিক ব্যক্তি একসঙ্গে এন্ট্রি দিচ্ছেন, শাখা/গুদামের সংখ্যা বেড়েছে, বারকোড দিয়ে দ্রুত এন্ট্রি দরকার, অথবা বিক্রি ও স্টক আলাদা জায়গায় রাখা হচ্ছে।
এ অবস্থায় স্টক, গ্রাহক-সরবরাহকারীর হিসাব ও ইনভয়েস এক জায়গায় রাখে এমন একটি প্রোগ্রাম সময়ও বাঁচায়, ভুলের ঝুঁকিও কমায়। বদলের সময় আপনার Excel ফাইল বৃথা যায় না; অধিকাংশ প্রোগ্রাম .xlsx ইম্পোর্ট সমর্থন করে।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
স্টক ট্র্যাকিংয়ের জন্য Excel কি যথেষ্ট?
কয়েকশো পণ্য পর্যন্ত এবং একজন ব্যবহারকারী হলে যথেষ্টের চেয়েও বেশি। একাধিক ব্যবহারকারী, একাধিক গুদাম বা বারকোডের গতি গুরুত্বপূর্ণ এমন ব্যবসায় এটি অপর্যাপ্ত।
Google Sheets নাকি Excel?
একসঙ্গে একাধিক ব্যক্তি এন্ট্রি দিলে Google Sheets বেশি সুবিধাজনক। ভারী ফর্মুলা ও বড় ডেটা হলে Excel দ্রুততর।
স্টক ট্র্যাকিং কোথা থেকে শুরু করব?
একবার গণনা করে প্রারম্ভিক পরিমাণ ঠিক করুন, তারপর প্রতিটি আগমন-বহির্গমন নিয়মিত লিখুন। প্রারম্ভিক পরিমাণ ভুল হলে টেবিল কখনোই মিলবে না।