Excel de control de inventario
Calcula automáticamente el stock restante a partir de los movimientos de entrada y salida, la alerta de nivel crítico y el valor total del inventario.
¿Cómo llevar el control de stock con Excel?
El control de stock con Excel consiste en abrir una sola fila por producto, anotar las cantidades que entran y salen, calcular el stock restante con la fórmula =Entradas−Salidas y colorear con formato condicional los productos que bajan del nivel crítico. Una tabla bien montada rinde casi como un programa de pago hasta unos cientos de productos.
¿Qué columnas son realmente necesarias?
Demasiadas columnas hacen que la tabla sea imposible de mantener al día. Una tabla de inventario debe tener como mínimo estos campos: código de producto, nombre del producto, unidad, cantidad de entrada, cantidad de salida, existencias restantes, nivel crítico y precio de compra. La ubicación en el almacén y la fecha del último movimiento facilitan encontrar el producto y detectar errores.
Tener un código de producto es fundamental: te permite cruzar los datos entre el recuento, la lista de precios y las tablas de pedidos. Si no asignas códigos, un mismo producto se multiplica con distintas grafías, como "Papel A4" o "Papel A4 80 g". Cómo crear el código (prefijo de categoría + número correlativo, código de variante, fórmula de código automático en Excel) lo encontrarás en la guía cómo asignar códigos de producto.
Fórmulas básicas
Para las existencias restantes basta con =E2-F2; para no ver ceros en las filas vacías, es mejor usar =SI(A2="";"";E2-F2). Para la columna de alerta es suficiente la estructura =SI(G2<=0;"AGOTADO";SI(G2<=H2;"CRÍTICO";"SUFICIENTE")). El valor del stock se obtiene con =G2*J2 y el valor total con =SUMAR(L2:L300).
Para contar los productos en nivel crítico se usa =CONTAR.SI(I2:I300;"CRÍTICO"), y para el total de una sola categoría =SUMAR.SI(C2:C300;"Limpieza";G2:G300). En Excel en inglés estas funciones se llaman IF, COUNTIF y SUMIF: la plantilla que descargues se abre sin problemas en ambos idiomas.
Cómo configurar la alerta de nivel crítico
Escribe en la columna de nivel crítico la respuesta a la pregunta "¿cuántas unidades debería tener como mínimo?" para cada producto. Para fijar esa cifra, multiplica la venta media diaria, el plazo de reposición y un margen de seguridad: venta diaria × plazo de reposición (días) × 1,2 es un punto de partida práctico.
Después, añade una regla de color a la columna de estado con Inicio → Formato condicional. En las plantillas que puedes descargar, estas reglas ya vienen preparadas.
Errores frecuentes
Que todos abran un único archivo: si dos personas escriben a la vez, se pierden datos. Para la edición compartida, guarda el archivo en OneDrive/Google Drive.
Que se acaben las filas con fórmula: al añadir una fila nueva, no olvides arrastrar la fórmula hacia abajo.
No hacer copias de seguridad: a final de mes, guarda una copia del archivo con la fecha en el nombre.
Anotar el saldo en lugar del movimiento: escribir "quedan 40" y seguir adelante hace imposible encontrar el error más adelante; registra cada movimiento como una fila.
¿Cuándo se queda corto Excel?
Cuando aparecen estas señales, la tabla ha empezado a frenarte: el número de productos supera varios miles, varias personas introducen datos al mismo tiempo, ha aumentado el número de sucursales o almacenes, necesitas una entrada rápida con código de barras, o las ventas y el inventario se llevan por separado.
En ese punto, un programa que reúna en un solo lugar el inventario, las cuentas de clientes y proveedores y la facturación te ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores. En la transición no se pierde tu archivo de Excel; la mayoría de los programas admiten la importación de .xlsx.
Preguntas frecuentes
¿Es suficiente Excel para controlar el inventario?
Hasta unos cientos de productos y con una sola persona introduciendo datos, es más que suficiente. Se queda corto en negocios con varios usuarios, varios almacenes o donde la rapidez del código de barras es importante.
¿Hojas de cálculo de Google o Excel?
Si van a trabajar varias personas a la vez, las Hojas de cálculo de Google son más cómodas. Si se trata de fórmulas pesadas y grandes volúmenes de datos, Excel es más rápido.
¿Por dónde empiezo a controlar el inventario?
Haz un recuento, fija las cantidades iniciales y luego registra cada entrada y salida de forma ordenada. Si el inventario inicial no es correcto, la tabla nunca cuadrará.