Excel متابعة المخزون
يحسب تلقائيًا المخزون المتبقي من حركة الوارد والصادر، وتنبيه المستوى الحرج، وإجمالي قيمة المخزون.
كيف تتابع المخزون باستخدام Excel؟
تقوم متابعة المخزون بـ Excel على فتح صف واحد لكل صنف وكتابة الكميات الواردة والصادرة، وحساب المخزون المتبقي بالصيغة =الوارد−الصادر، وتلوين الأصناف التي تنخفض عن الحد الحرج بالتنسيق الشرطي. والجدول المُعدّ إعدادًا صحيحًا يؤدي حتى بضع مئات من الأصناف عملًا يقارب ما تؤديه البرامج المدفوعة.
ما الأعمدة الضرورية فعلًا؟
الأعمدة الزائدة تجعل الجدول عبئًا يصعب ملؤه. يجب أن يتضمن جدول المخزون كحد أدنى الحقول التالية: رمز المنتج، اسم المنتج، الوحدة، الكمية الداخلة، الكمية الخارجة، المخزون المتبقي، الحد الحرج، وسعر الشراء. أما الرف/الموقع وتاريخ آخر حركة فيسهّلان العثور على المنتج واكتشاف الأخطاء.
وجود رمز للمنتج أمر حاسم: فهو يتيح لك المطابقة بين جداول الجرد وقوائم الأسعار والطلبات. وإن لم تعطِ المنتج رمزًا فسيتكرر المنتج نفسه بكتابات مختلفة مثل "ورق A4" و"ورق A4 80غ". يمكنك الاطلاع على كيفية بناء الرمز (بادئة الفئة + رقم تسلسلي، رمز الصنف، صيغة الرمز التلقائي في Excel) في دليل كيف تُعطى رموز المخزون.
الصيغ الأساسية
للمخزون المتبقي استخدم =E2-F2؛ ولتفادي ظهور أصفار في الصفوف الفارغة يُفضَّل =EĞER(A2="";"";E2-F2). وتكفي لعمود التنبيه الصيغة =EĞER(G2<=0;"TÜKENDİ";EĞER(G2<=H2;"KRİTİK";"YETERLİ")). وتُحسب قيمة المخزون بـ =G2*J2، والقيمة الإجمالية بـ =TOPLA(L2:L300).
لعدّ المنتجات الحرجة تُستخدم =EĞERSAY(I2:I300;"KRİTİK")، ولمجموع فئة واحدة =ETOPLA(C2:C300;"Temizlik";G2:G300). وفي نسخة Excel الإنجليزية تحمل هذه الدوال الأسماء IF وCOUNTIF وSUMIF — والقالب الذي تنزّله يُفتح دون مشاكل في كلتا اللغتين.
إعداد تنبيه الحد الحرج
اكتب في عمود الحد الحرج جواب السؤال "ما أقل كمية يجب أن تكون عندي من كل منتج؟". ولتحديد هذا الرقم اضرب متوسط المبيعات اليومية في مدة التوريد وهامش الأمان: المبيعات اليومية × مدة التوريد (بالأيام) × 1,2 نقطة بداية عملية.
بعد ذلك أضف قاعدة لونية إلى عمود الحالة من خلال الصفحة الرئيسية ← التنسيق الشرطي. وهذه القواعد جاهزة في القوالب التي يمكنك تنزيلها.
أخطاء شائعة
فتح الملف الواحد من قِبل الجميع: إذا كتب شخصان في الوقت نفسه ضاعت البيانات. للتحرير المشترك احتفظ بالملف على OneDrive/Google Drive.
انقطاع صفوف الصيغ: عند إضافة صف جديد لا تنسَ سحب الصيغة إلى الأسفل.
عدم أخذ نسخة احتياطية: في نهاية الشهر احفظ نسخة من الملف باسم يحمل التاريخ.
كتابة الرصيد بدل الحركة: كتابة "المتبقي 40" والمضي قدمًا تجعل العثور على الخطأ لاحقًا مستحيلًا؛ سجّل كل حركة في صف مستقل.
متى لا يكفي Excel؟
عندما تظهر هذه العلامات يكون الجدول قد بدأ يبطّئك: تجاوز عدد المنتجات بضعة آلاف، أو صار أكثر من شخص يدخل البيانات في الوقت نفسه، أو زاد عدد الفروع/المستودعات، أو احتجت إلى إدخال سريع بالباركود، أو صارت المبيعات والمخزون يُحفظان في أماكن منفصلة.
عند هذه النقطة، فإن برنامجًا يجمع المخزون وحسابات العملاء والفواتير في مكان واحد يوفّر الوقت ويقلل خطر الأخطاء. ولن يضيع ملف Excel عند الانتقال؛ فمعظم البرامج تدعم استيراد ملفات .xlsx.
الأسئلة الشائعة
هل يكفي Excel لإدارة المخزون؟
نعم، وأكثر من كافٍ حتى بضع مئات من المنتجات إذا كان شخص واحد فقط يدخل البيانات. ويصبح غير كافٍ في الأعمال متعددة المستخدمين أو المستودعات، أو التي تكون فيها سرعة الباركود مهمة.
Google Sheets أم Excel؟
إذا كان أكثر من شخص سيعمل في الوقت نفسه فإن Google Sheets أكثر راحة. أما إذا كانت هناك صيغ ثقيلة وبيانات كبيرة فإن Excel أسرع.
من أين أبدأ بإدارة المخزون؟
أجرِ جردًا وحدّد الكميات الافتتاحية، ثم سجّل كل إدخال وإخراج بانتظام. وإذا لم تكن الكميات الافتتاحية صحيحة فلن يتطابق الجدول أبدًا.