Excel для учёта склада
По движению прихода и расхода автоматически считает остаток, предупреждение о критическом уровне и общую стоимость запасов.
Как вести учёт запасов в Excel?
Учёт запасов в Excel строится так: на каждый товар заводится одна строка, вписываются поступившие и выбывшие количества, остаток считается по формуле =Приход−Расход, а товары, остаток которых опустился ниже критического уровня, подсвечиваются условным форматированием. Правильно построенная таблица справляется с задачей почти как платные программы — вплоть до нескольких сотен товаров.
Какие столбцы действительно нужны?
Лишние столбцы делают таблицу невозможной для заполнения. В складской таблице минимум должны быть такие поля: код товара, наименование, единица измерения, поступило, выбыло, остаток, критический уровень и закупочная цена. Стеллаж/место хранения и дата последнего движения помогают быстрее находить товар и ловить ошибки.
Код товара критически важен: он позволяет сопоставлять данные между инвентаризацией, прайс-листом и таблицами заказов. Без кода один и тот же товар множится в разных написаниях, например «Бумага A4» и «Бумага А4 80 г». О том, как построить код (префикс категории + порядковый номер, код варианта, формула автоматического кода в Excel), читайте в руководстве как присваивать коды товарам.
Основные формулы
Для остатка: =E2-F2; чтобы не видеть нули в пустых строках, лучше =ЕСЛИ(A2="";"";E2-F2). Для столбца предупреждений достаточно конструкции =ЕСЛИ(G2<=0;"НЕТ В НАЛИЧИИ";ЕСЛИ(G2<=H2;"КРИТИЧНО";"ДОСТАТОЧНО")). Стоимость остатка — =G2*J2, общая стоимость — =СУММ(L2:L300).
Чтобы посчитать число критических позиций, используйте =СЧЁТЕСЛИ(I2:I300;"КРИТИЧНО"), а чтобы получить итог по одной категории — =СУММЕСЛИ(C2:C300;"Уборка";G2:G300). В английской версии Excel эти функции называются IF, COUNTIF и SUMIF — скачанный шаблон без проблем открывается в обеих версиях.
Как настроить оповещение о критическом уровне
Для каждого товара запишите в столбец критического уровня ответ на вопрос «сколько штук должно быть у меня как минимум». Чтобы определить это число, перемножьте среднедневные продажи, срок поставки и страховой запас: продажи в день × срок поставки (дней) × 1,2 — практичная отправная точка.
Затем через Главная → Условное форматирование добавьте цветовое правило для столбца статуса. В шаблонах, которые можно скачать, эти правила уже настроены.
Частые ошибки
Один файл открывают все: когда двое пишут одновременно, данные теряются. Для совместного редактирования храните файл в OneDrive/Google Drive.
Формулы заканчиваются: добавляя новую строку, не забывайте протянуть формулу вниз.
Нет резервных копий: в конце месяца сохраняйте копию файла с датой в названии.
Запись остатка вместо движения: написать «осталось 40» и пойти дальше — значит потом уже не найти ошибку; вносите каждое движение отдельной строкой.
Когда Excel уже не хватает?
Таблица начинает вас тормозить, если появились такие признаки: товаров стало больше нескольких тысяч, работают сразу несколько человек, выросло число филиалов/складов, нужен быстрый ввод по штрихкоду или продажи и склад ведутся в разных местах.
В этот момент программа, где склад, контрагенты и счета хранятся в одном месте, экономит время и снижает риск ошибок. При переходе ваш файл Excel не пропадёт: большинство программ поддерживают импорт .xlsx.
Часто задаваемые вопросы
Достаточно ли Excel для складского учёта?
Для нескольких сотен товаров и одного пользователя — с запасом. Если пользователей несколько, складов много или важна скорость работы со штрихкодом, его будет не хватать.
Google Таблицы или Excel?
Если работать будут одновременно несколько человек, удобнее Google Таблицы. Если много сложных формул и большой объём данных, быстрее Excel.
С чего начать складской учёт?
Проведите инвентаризацию и определите начальные остатки, затем регулярно вносите каждое поступление и расход. Если начальные остатки неверны, таблица никогда не сойдётся.
Шаблоны, используемые в этом руководстве
Excel для инвентаризации склада
Сравнивает количество в системе с фактическим пересчётом; автоматически показывает недостачу, излишки и сумму потерь.