Excel za praćenje zaliha
Iz kretanja ulaza i izlaza automatski izračunava preostalu zalihu, upozorenje o kritičnoj razini i ukupnu vrijednost zaliha.
Kako pratiti zalihe u Excelu?
Praćenje zaliha u Excelu temelji se na tome da za svaki proizvod otvorite jedan redak i upisujete ulazne i izlazne količine, preostalu zalihu računate formulom =Ulaz−Izlaz, a proizvode čija zaliha padne ispod kritične razine bojite uvjetnim oblikovanjem. Ispravno postavljena tablica do nekoliko stotina proizvoda radi posao blizak plaćenim programima.
Koji su stupci doista potrebni?
Previše stupaca čini tablicu nemogućom za ažuriranje. Tablica zaliha trebala bi imati barem ova polja: šifru artikla, naziv artikla, jedinicu mjere, primljenu količinu, izdanu količinu, preostalu zalihu, kritičnu razinu i nabavnu cijenu. Polica/lokacija i datum zadnjeg kretanja olakšavaju pronalaženje artikla i otkrivanje pogrešaka.
Šifra artikla je ključna: omogućuje vam povezivanje podataka između popisa, cjenika i tablica narudžbi. Ako šifru ne dodijelite, isti će se artikl množiti pod različitim zapisima poput "A4 papir" i "A4 Papir 80gr". Kako postaviti šifru (prefiks kategorije + redni broj, šifra varijante, formula za automatsku šifru u Excelu) možete pročitati u vodiču kako dodijeliti šifru artikla.
Osnovne formule
Za preostalu zalihu koristi se =E2-F2; kako se u praznim redcima ne bi prikazivale nule, bolje je =AKO(A2="";"";E2-F2). Za stupac upozorenja dovoljna je struktura =AKO(G2<=0;"RASPRODANO";AKO(G2<=H2;"KRITIČNO";"DOVOLJNO")). Vrijednost zalihe izračunava se s =G2*J2, a ukupna vrijednost s =ZBROJ(L2:L300).
Za brojanje kritičnih artikala koristi se =BROJ.AKO(I2:I300;"KRITIČNO"), a za zbroj jedne kategorije =ZBROJ.AKO(C2:C300;"Čišćenje";G2:G300). U engleskom Excelu te se funkcije zovu IF, COUNTIF i SUMIF — predložak koji preuzmete bez problema se otvara na oba jezika.
Postavljanje upozorenja o kritičnoj razini
Za svaki artikl u stupac kritične razine upišite odgovor na pitanje "koliko komada najmanje moram imati na zalihi". Pri određivanju tog broja pomnožite prosječnu dnevnu prodaju, vrijeme nabave i sigurnosnu rezervu: dnevna prodaja × vrijeme nabave (dani) × 1,2 praktično je polazište.
Zatim putem Početna → Uvjetno oblikovanje dodajte pravilo boja za stupac statusa. U predlošcima koje možete preuzeti ta su pravila već postavljena.
Česte pogreške
Jedna datoteka koju svi otvaraju: kad dvije osobe istodobno upisuju, podaci se gube. Za zajedničko uređivanje datoteku držite na OneDriveu/Google Driveu.
Nestanak formula u redcima: pri dodavanju novog retka ne zaboravite povući formulu prema dolje.
Nepravljenje sigurnosnih kopija: na kraju mjeseca spremite kopiju datoteke s datumom u nazivu.
Upisivanje stanja umjesto kretanja: ako samo upišete "preostalo 40", naknadno je nemoguće pronaći pogrešku; svako kretanje unesite kao zaseban redak.
Kada Excel više nije dovoljan?
Tablica vas počinje usporavati kad se pojave ovi znakovi: broj artikala prešao je nekoliko tisuća, više osoba istodobno unosi podatke, povećao se broj poslovnica/skladišta, potreban je brz unos putem barkoda ili se prodaja i zaliha vode na različitim mjestima.
U toj fazi program koji zalihe, račune partnera i fakture drži na jednom mjestu štedi vrijeme i smanjuje rizik od pogrešaka. Pri prelasku Excel datoteka ne propada; većina programa podržava uvoz .xlsx datoteka.
Često postavljana pitanja
Je li Excel dovoljan za praćenje zaliha?
Do nekoliko stotina artikala i uz jednog korisnika više je nego dovoljan. Nedostatan je za poslove s više korisnika, više skladišta ili gdje je važna brzina barkoda.
Google Sheets ili Excel?
Ako će se istodobno prijavljivati više osoba, Google Sheets je praktičniji. Ako se radi o složenim formulama i velikim količinama podataka, Excel je brži.
Odakle da počnem s praćenjem zaliha?
Obavite popis i odredite početne količine, a zatim redovito unosite svaki ulaz i izlaz. Ako početno stanje nije točno, tablica se nikada neće slagati.
Predlošci koji se koriste uz ovaj vodič
Excel za popis skladišta / inventuru
Uspoređuje količinu u sustavu s fizičkim popisom; automatski izvještava o manjku, višku i iznosu gubitka.