পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্টের নমুনা (Excel টেমপ্লেট)

পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট হলো একজন গ্রাহক বা সরবরাহকারীর সঙ্গে নির্দিষ্ট সময়ের সব লেনদেন তারিখের ক্রমে সাজিয়ে প্রতিটি সারিতে সে পর্যন্ত জমা ব্যালান্স দেখানো। চারটি কলাম আবশ্যিক: তারিখ, বিবরণ বা ডকুমেন্ট নম্বর, ডেবিট, ক্রেডিট; আর পঞ্চম কলাম চলমান ব্যালান্সই তালিকাটিকে স্টেটমেন্টে পরিণত করে। কলামগুলো আলাদাভাবে কী বোঝায় এবং স্টেটমেন্ট কীভাবে পড়তে হয় তা আমরা পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট কী পাতায় নমুনা টেবিলসহ বুঝিয়েছি।

স্টেটমেন্ট হলো সময়কালের সব লেনদেনের তালিকা; ব্যালান্স কনফার্মেশন ফর্ম হলো সেই তালিকার শেষের একটি সংখ্যা, অর্থাৎ সময়কাল শেষের ব্যালান্স, ওপক্ষকে দিয়ে স্বাক্ষর করিয়ে নিশ্চিত করানোর ছোট ডকুমেন্ট। বাস্তবে দুটি একসঙ্গে পাঠানো হয়: কনফার্মেশন অমিল ধরে, স্টেটমেন্ট দেখায় অমিলটি কোন সারি থেকে এসেছে। কনফার্মেশন ডকুমেন্টের জন্য পার্টি ব্যালান্স কনফার্মেশন ফর্ম Excel টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন।

হ্যাঁ, দুটির কাজ ভিন্ন। পার্টি অ্যাকাউন্ট ট্র্যাকিং টেমপ্লেট ডজনখানেক পার্টিকে একই ফাইলে অনুসরণ করার জন্য: কে কত টাকা দেনাদার, কোন মেয়াদ ঘনিয়ে আসছে। এই টেমপ্লেট একটিমাত্র পার্টির সময়কালের লেনদেনকে গ্রাহককে পাঠানোর ডকুমেন্টে রূপ দেয়। অনেক পার্টি ট্র্যাক করে কাউকে স্টেটমেন্ট পাঠাতে চাইলে দুটি একসঙ্গে ব্যবহার করুন।

প্রতিটি সারিতে ওই সারি পর্যন্ত ডেবিটের যোগফল থেকে ক্রেডিটের যোগফল বাদ দেওয়া হয়। ফর্মুলাটি ক্রমযোজী হওয়ায় মাঝে সারি যোগ করলেও ঠিক থাকে, তবে সারিগুলো তারিখের ক্রমে থাকতে হবে — ক্রম ভাঙা স্টেটমেন্টে ব্যালান্স কলাম গাণিতিকভাবে সঠিক হলেও পাঠে ভুল হয়ে যায়।

"অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট" ট্যাব এক A4 পৃষ্ঠায় ধরানোর জন্য প্রথম 25টি লেনদেন দেখায়; "ডেটা" ট্যাবে 300 সারি পর্যন্ত ফর্মুলা সেট করা আছে। সময়কাল ছোট রাখলে (যেমন মাসিক স্টেটমেন্ট) তা পৃষ্ঠায় ধরেও যায়, ওপক্ষের যাচাইও সহজ হয়।

না, করে না এবং আমরা সে দাবিও করি না। একটি আদায় কোন ইনভয়েসের বিপরীতে সমন্বয় হয়েছে তা Excel-এ দেওয়া তথ্য থেকে বোঝা যায় না; টেমপ্লেট কেবল পরিশোধের তারিখ দেওয়া ডেবিট সারির মেয়াদ পেরিয়েছে কি না তা দেখায়। ইনভয়েস-আদায় মেলানো দরকার হলে নোট কলামে লিখুন, অথবা এই কাজ করে এমন কোনো ড্যাশবোর্ডে যান।

স্টেটমেন্ট আপনার রেকর্ড অনুযায়ী তৈরি একটি হিসাবের বিবরণ এবং ওপক্ষের স্বাক্ষরসহ এর প্রমাণমূল্য থাকে; তবে এটি একা পরিশোধের দাবি, আইনি নোটিশ বা আইনি আদায়ের ডকুমেন্ট নয়। টেমপ্লেটের নিচের টীকা এ কথা ডকুমেন্টের ওপরেও লিখে দেয়। আইনি ফল তৈরি করবে এমন কোনো পদক্ষেপ নিলে আপনার হিসাবরক্ষক বা আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

হ্যাঁ, বিনামূল্যে। ফাইলটি ই-মেইল, সদস্যপদ বা পেমেন্ট চায় না; ওয়াটারমার্ক ও সেল সুরক্ষা নেই, প্রতিষ্ঠানের তথ্য ও কলামের শিরোনাম নিজের মতো বদলাতে পারেন।