পার্টি ব্যালান্স কনফার্মেশন ফর্ম Excel টেমপ্লেট

পার্টি ব্যালেন্স কনফার্মেশন (তুরস্কে cari mutabakat) হলো দুটি প্রতিষ্ঠান একই ব্যবসায়িক সম্পর্কের জন্য যে হিসাব রাখে, নির্দিষ্ট একটি তারিখে তা একই ব্যালেন্স দেখাচ্ছে কি না, তা পরস্পর নিশ্চিত করে নেওয়া। এক পক্ষ লিখিতভাবে নিজের ব্যালেন্স জানায়, অপর পক্ষ নিজের খাতার সাথে মিলিয়ে হয় অনুমোদন করে, নয়তো নিজের অঙ্কটি জানায়। কাজটি ধাপে ধাপে কীভাবে করতে হয় এবং পার্থক্য কীভাবে খুঁজতে হয়, তা আমরা পার্টি ব্যালেন্স কনফার্মেশন কীভাবে করবেন পেজে বুঝিয়েছি।

না। স্টেটমেন্ট হলো একটি পার্টির সময়কালের সব লেনদেনের তারিখ অনুযায়ী তালিকা; আর কনফার্মেশন ফর্ম হলো সেই তালিকার শেষে থাকা একটিমাত্র অঙ্ক — সময়কাল শেষের ব্যালেন্স — অপর পক্ষকে দিয়ে নিশ্চিত করানোর সংক্ষিপ্ত নথি। বাস্তবে দুটি একসাথে পাঠানো হয়: পার্থক্য দেখা দিলে সারি ধরে কোথা থেকে এসেছে তা কেবল স্টেটমেন্টই দেখায়। যে তালিকাটি পাঠাবেন তা তৈরি করতে এই ফর্মের সাথে পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্টের নমুনা Excel টেমপ্লেটটি ব্যবহার করুন; স্টেটমেন্টের কলামগুলো কী বোঝায়, তা উদাহরণ টেবিলসহ পার্টি স্টেটমেন্ট কী পেজে আছে।

অপর পক্ষের স্বাক্ষরসহ ফর্মটি একটি লিখিত নথি, যা ওই তারিখের ব্যালেন্স নিশ্চিত হওয়ার প্রমাণ দেয় এবং বিরোধের ক্ষেত্রে সাক্ষ্যমূল্য রাখে; তবে এটি একা কোনো পেমেন্টের দাবি, আইনি নোটিশ বা আদায় মামলার নথি নয়। আইনি ফলাফল তৈরি করবে এমন কোনো পদক্ষেপ নেওয়ার আগে আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

প্রচলিত রীতি হলো সময়কালের শেষে: ছয় মাসের হিসাব বন্ধের সময়, বছর শেষে, অথবা চুক্তিতে নির্ধারিত কাট-অফ তারিখে। এর বাইরে, লেনদেন বেশি এমন পার্টিগুলোর সাথে আরও ঘন ঘন — যেমন প্রতি মাসে — কনফার্মেশন করলে পার্থক্য বড় হওয়ার আগেই ধরা পড়ে; ছয় মাস ধরে জমা পার্থক্য পেছন ফিরে খোঁজা অনেক কঠিন।

উত্তর না দেওয়ার মানে নিজে থেকে "অনুমোদন করেছে" নয়। তাই টেমপ্লেটের "ডেটা" ট্যাব পাঠানোর তারিখের ৭ দিন পরে সারিটিকে "বিলম্বিত" হিসেবে লাল করে দেয়; সারসংক্ষেপ পেজেও উত্তর বিলম্বিত রেকর্ডের সংখ্যা আলাদা করে লেখা থাকে। এই তালিকা আপনার রিমাইন্ডার তালিকা, যা দেখায় কাকে ফোন করতে হবে।

মোট অঙ্ক তুলনা করার বদলে তারিখ ধরে খুঁজুন: দুটি স্টেটমেন্ট কোন দিন পর্যন্ত একই ব্যালেন্স দেখিয়েছে তা বের করুন; পার্থক্য সেই দিনের পরে এন্ট্রি হওয়া কোনো রেকর্ডে আছে। টেমপ্লেটের "পার্থক্যের কারণ" কলাম সবচেয়ে বেশি দেখা কারণগুলো ড্রপডাউন তালিকা হিসেবে দেয় — ডিসকাউন্ট, মেয়াদের সুদ-পার্থক্য, বিনিময় হারের পার্থক্য, এন্ট্রি না হওয়া রিটার্ন বা আদায়, বাদ পড়া ইনভয়েস, সময়কালের গরমিল।

হ্যাঁ, বিনামূল্যে। ফাইলটি ইমেইল, সদস্যপদ বা পেমেন্ট চায় না; এতে ওয়াটারমার্ক ও সেল প্রোটেকশন নেই, কলাম ও লেখা আপনার প্রতিষ্ঠান অনুযায়ী বদলাতে পারবেন। পার্টি লেনদেনগুলো নিজে রাখতে পার্টি অ্যাকাউন্ট ট্র্যাকিং Excel টেমপ্লেটটিও একইভাবে ডাউনলোড করতে পারেন।