کھاتہ اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کی مثال (Excel ٹیمپلیٹ)

کھاتہ اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کسی گاہک یا سپلائر کے ساتھ ایک مخصوص مدت کے تمام لین دین کو تاریخ کی ترتیب سے درج کرنے اور ہر قطار میں اس وقت تک بنے بیلنس کو دکھانے کا نام ہے۔ چار کالم لازمی ہیں: تاریخ، تفصیل یا دستاویز نمبر، ڈیبٹ، کریڈٹ؛ پانچواں کالم، یعنی چلتا ہوا بیلنس، وہ ہے جو فہرست کو اسٹیٹمنٹ بناتا ہے۔ ہر کالم کا مطلب اور اسٹیٹمنٹ کیسے پڑھی جائے، یہ ہم نے کھاتہ اسٹیٹمنٹ کیا ہے صفحے پر مثالی ٹیبل کے ساتھ بیان کیا ہے۔

اسٹیٹمنٹ مدت کے تمام لین دین کی فہرست ہے؛ بیلنس تصدیقی فارم اس فہرست کے آخر کے ایک عدد، یعنی مدت کے اختتام کے بیلنس، کو دوسری طرف سے دستخط کروا کر تصدیق کرانے والا مختصر دستاویز ہے۔ عملی طور پر دونوں ساتھ بھیجے جاتے ہیں: تصدیق فرق پکڑتی ہے، اسٹیٹمنٹ بتاتی ہے کہ فرق کس قطار سے آیا۔ تصدیقی دستاویز کے لیے آپ کھاتہ بیلنس تصدیقی فارم کا Excel ٹیمپلیٹ استعمال کر سکتے ہیں۔

جی ہاں، دونوں کا کام الگ ہے۔ کھاتہ ٹریکنگ ٹیمپلیٹ درجنوں کھاتہ داروں کو ایک ہی فائل میں دیکھنے کے لیے ہے: کون کتنا مقروض ہے، کون سی میعاد قریب ہے۔ یہ ٹیمپلیٹ ایک کھاتہ دار کے مدت کے لین دین کو گاہک کو بھیجنے کے قابل دستاویز میں بدلتا ہے۔ اگر آپ کئی کھاتہ داروں کو ٹریک کر کے کسی ایک کو اسٹیٹمنٹ بھیجنا چاہتے ہیں تو دونوں ساتھ استعمال کریں۔

ہر قطار میں اس قطار تک کے ڈیبٹ کے مجموعے سے کریڈٹ کا مجموعہ منہا کیا جاتا ہے۔ فارمولا مجموعی انداز میں چلتا ہے اس لیے بیچ میں قطار شامل کرنے پر بھی درست رہتا ہے، البتہ قطاروں کا تاریخ کی ترتیب میں ہونا ضروری ہے — ترتیب بگڑی ہوئی اسٹیٹمنٹ میں بیلنس کا کالم ریاضی کے اعتبار سے درست مگر پڑھنے کے اعتبار سے غلط ہو جاتا ہے۔

“Cari Ekstre” ٹیب ایک A4 صفحے میں سمانے کے لیے پہلے 25 لین دین دکھاتا ہے؛ “Veri” ٹیب میں 300 قطاروں تک فارمولے لگے ہیں۔ مدت کو مختصر رکھنا (مثلاً ماہانہ اسٹیٹمنٹ) صفحے میں سمانے کو بھی یقینی بناتا ہے اور دوسری طرف کے لیے جانچ بھی آسان کرتا ہے۔

نہیں، بند نہیں کرتا اور ہم اس کا دعویٰ بھی نہیں کرتے۔ کسی وصولی کو کس انوائس کے مقابل ایڈجسٹ کیا گیا، یہ Excel میں درج ڈیٹا سے سمجھا نہیں جا سکتا؛ ٹیمپلیٹ صرف یہ دکھاتا ہے کہ واجب الادا تاریخ والی ڈیبٹ قطاروں کی میعاد گزری یا نہیں۔ اگر انوائس اور وصولی کا ملان ضروری ہو تو نوٹ کالم میں لکھیں یا یہ کام کرنے والے پینل پر منتقل ہو جائیں۔

اسٹیٹمنٹ آپ کے ریکارڈ کے مطابق تیار کیا گیا حساب کا گوشوارہ ہے اور دوسری طرف کے دستخط کے ساتھ ثبوت کی حیثیت رکھتی ہے؛ لیکن تنہا یہ ادائیگی کا مطالبہ، قانونی نوٹس یا وصولی کی قانونی کارروائی کا دستاویز نہیں ہے۔ ٹیمپلیٹ کا نچلا نوٹ یہ بات دستاویز پر بھی لکھتا ہے۔ کوئی قانونی نتیجہ پیدا کرنے والا قدم اٹھانا ہو تو اپنے اکاؤنٹنٹ یا وکیل سے مشورہ کریں۔

جی ہاں، مفت ہے۔ فائل ای میل، رکنیت یا ادائیگی نہیں مانگتی؛ اس میں واٹر مارک اور سیل پروٹیکشن نہیں ہے، آپ کمپنی کی معلومات اور کالم کے عنوانات اپنی مرضی سے بدل سکتے ہیں۔