पार्टी खाता स्टेटमेंट का नमूना (Excel टेम्पलेट)

पार्टी खाता स्टेटमेंट किसी ग्राहक या आपूर्तिकर्ता के साथ खाते की एक निश्चित अवधि की सारी गतिविधियों को तारीख़ के क्रम में सूचीबद्ध करना और हर पंक्ति में उस क्षण तक बना बैलेंस दिखाना है। चार कॉलम अनिवार्य हैं: तारीख़, विवरण या दस्तावेज़ संख्या, डेबिट, क्रेडिट; पाँचवाँ कॉलम चालू बैलेंस वह है जो इस ब्योरे को स्टेटमेंट बनाता है। कॉलम अलग-अलग क्या बताते हैं और स्टेटमेंट कैसे पढ़ा जाए, यह हमने पार्टी खाता स्टेटमेंट क्या है पृष्ठ पर उदाहरण तालिका के साथ समझाया है।

स्टेटमेंट अवधि की सारी गतिविधियों का ब्योरा है; बैलेंस कन्फर्मेशन फ़ॉर्म (mutabakat) उस ब्योरे के आख़िर की एक संख्या, यानी अवधि के अंत के बैलेंस, को दूसरे पक्ष से हस्ताक्षर कराकर पुष्ट कराने वाला छोटा दस्तावेज़ है। व्यवहार में दोनों साथ भेजे जाते हैं: कन्फर्मेशन अंतर पकड़ता है, स्टेटमेंट दिखाता है कि अंतर किस पंक्ति से आया। कन्फर्मेशन दस्तावेज़ के लिए आप पार्टी खाता बैलेंस कन्फर्मेशन फ़ॉर्म Excel टेम्पलेट इस्तेमाल कर सकते हैं।

हाँ, दोनों अलग काम करते हैं। पार्टी खाता ट्रैकिंग टेम्पलेट दर्जनों पार्टियों को एक ही फ़ाइल में देखने के लिए है: किस पर कितना बकाया है, कौन-सी देय तारीख़ पास आ रही है। यह टेम्पलेट सिर्फ़ एक पार्टी की अवधि की गतिविधियों को ग्राहक को भेजने लायक दस्तावेज़ में बदलता है। कई पार्टियों को ट्रैक करके किसी एक को स्टेटमेंट भेजना चाहते हैं तो दोनों साथ इस्तेमाल करें।

हर पंक्ति में उस पंक्ति तक के डेबिट के जोड़ में से क्रेडिट का जोड़ घटाया जाता है। फ़ॉर्मूला संचयी रूप से काम करता है, इसलिए बीच में पंक्ति जोड़ने पर भी सही रहता है, लेकिन पंक्तियों का तारीख़ के क्रम में होना ज़रूरी है — क्रम बिगड़े स्टेटमेंट में बैलेंस कॉलम गणित के हिसाब से सही और पढ़ने के हिसाब से गलत होगा।

“Cari Ekstre” टैब एक A4 पेज में आने के लिए पहली 25 गतिविधियाँ दिखाता है; “Veri” टैब में 300 पंक्तियों तक फ़ॉर्मूले लगे हैं। अवधि को छोटा रखना (जैसे मासिक स्टेटमेंट) पेज पर आने की सुविधा भी देता है और दूसरे पक्ष के लिए जाँचना भी आसान करता है।

नहीं, बंद नहीं करता और हम ऐसा दावा भी नहीं करते। कोई वसूली किस बिल के विरुद्ध समायोजित की गई, यह Excel में दर्ज डेटा से समझा नहीं जा सकता; टेम्पलेट केवल उन डेबिट पंक्तियों के बारे में बताता है जिनमें देय तारीख़ भरी है, कि वह निकल चुकी है या नहीं। बिल-वसूली का मिलान ज़रूरी हो तो टिप्पणी कॉलम में लिखें या यह काम करने वाले किसी पैनल पर जाएँ।

स्टेटमेंट आपके रिकॉर्ड के अनुसार तैयार किया गया खाते का ब्योरा है और दूसरे पक्ष के हस्ताक्षर के साथ सबूत की हैसियत रखता है; पर अकेले यह भुगतान की माँग, क़ानूनी नोटिस या वसूली कार्रवाई का दस्तावेज़ नहीं है। टेम्पलेट की निचली टिप्पणी यह बात दस्तावेज़ पर भी लिखती है। कोई क़ानूनी नतीजा देने वाला क़दम उठाने से पहले अपने अकाउंटेंट या वकील से सलाह लें।

हाँ, मुफ़्त है। फ़ाइल ईमेल, सदस्यता या भुगतान नहीं माँगती; इसमें वॉटरमार्क और सेल सुरक्षा नहीं है, आप कंपनी की जानकारी और कॉलम के शीर्षक अपने हिसाब से बदल सकते हैं।