Excel për ndjekjen e llogarive të klientëve dhe furnitorëve
Tabelë ekstrakti që mban diferencën borxh–kredi për çdo klient ose furnitor në lëvizjet e tyre dhe jep paralajmërim për afatet.
Çfarë është llogaria e klientit dhe si ndiqet?
Llogaria e klientit (në turqisht "cari hesap") është pasqyra sipas rendit kohor e marrëdhënies së borxheve dhe të drejtave të arkëtimit mes jush dhe një klienti ose furnitori. Çdo shitje dhe blerje regjistrohet si borxh, çdo arkëtim dhe pagesë si kredi; diferenca mes të dyjave është bilanci i asaj firme. Për ndjekje në Excel mjaftojnë kolonat kodi i klientit, lloji i veprimit, debia, kredia dhe bilanci rrjedhës.
Si regjistrohen debia dhe kredia?
Fatura që i lëshoni klientit është borxhi i tij ndaj jush: shkruhet në kolonën Debi. Paraja që merrni prej tij e zvogëlon borxhin: shkruhet në kolonën Kredi. Në llogarinë e furnitorit drejtimi është i kundërt — malli që blini është borxhi juaj.
Mënyra më praktike për të shmangur ngatërresat është t'i ndani llogaritë e klientëve dhe të furnitorëve me parashtesë të ndryshme kodi (si C-1001, T-2001).
Formula e bilancit rrjedhës
Për të parë në çdo rresht bilancin e atij klienti deri në atë çast përdoret SUMIF kumulativ: =SUMIF($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Falë fillimit të fiksuar ($C$2) dhe fundit të lëvizshëm (C2) në formulë, kur zbret rreshti diapazoni zgjerohet dhe bilanci rrjedh.
Kjo strukturë ju lejon të ndiqni dhjetëra klientë në të njëjtin skedar pa u ngatërruar; kushti i vetëm është që e njëjta firmë të shkruhet gjithmonë me të njëjtin kod.
Ndjekja e afateve dhe disiplina e arkëtimit
E drejta e arkëtimit pa datë afati është e drejtë që nuk ndiqet. Shkruani afat në çdo rresht borxhi dhe ngrini paralajmërim automatik me logjikën =IF(AFATI<TODAY();"VONUAR";"NË AFAT").
Një herë në javë aplikoni filtrin "VONUAR" dhe renditni sipas shumës; duke thirrur tre zërat më të mëdhenj, arkëtoni pjesën më të rëndësishme.
Nxjerrja e pasqyrës
Kur mbyllni llogarinë me klientin, pasqyra është e detyrueshme. Kur zgjidhni nga filtri klientin përkatës dhe e printoni, merrni një pasqyrë me datën, numrin e dokumentit, debinë, kredinë dhe bilancin. Para se ta ndani pasqyrën, sigurohuni që kolona e përshkrimit është e plotësuar.
Për ta kthyer këtë pasqyrë që del nga skedari juaj i ndjekjes në një dokument me kokë letre për t'ia dërguar klientit, kemi përgatitur një shabllon të veçantë: shablloni në Excel i shembullit të pasqyrës së llogarisë së klientit plotëson vetë pasqyrën A4 me fusha vule-nënshkrimi sapo të futni lëvizjet.
Çfarë tregon secila kolonë e pasqyrës dhe si lexohet e kemi shpjeguar me tabelë shembull te faqja çfarë është pasqyra e llogarisë. Hapi i krahasimit të pasqyrës me palën tjetër dhe i përputhjes së shifrave është punë tjetër: si bëhet konfirmimi i saldove. Për vetë dokumentin që do t'ia dërgoni palës tjetër për ta nënshkruar, mund të plotësoni shabllonin në Excel të formularit të konfirmimit të saldove.
Ku fillon kufiri i Excel?
Kur numri i klientëve tejkalon 50 dhe numri i lëvizjeve mujore tejkalon 400, rreziku i gabimit në futjen manuale rritet dukshëm. Nëse ju duhen kujtesa automatike pagese, qasje nga celulari, ndarja e pasqyrës nga WhatsApp dhe përputhja faturë-arkëtim, më e sigurt është përdorimi i një aplikacioni.
Nëse e keni kaluar këtë prag, aplikacioni Libri i Llogarive: Borxhe e bën të njëjtën punë bashkë me kujtesat e afateve, arkën dhe ndjekjen e çeqeve dhe kambialeve; struktura juaj e kolonave në shablon mund të importohet atje nga Excel.
Pyetje të shpeshta
Çfarë do të thotë nëse bilanci del negativ?
Në këtë shablon, bilanci negativ do të thotë që shuma që keni arkëtuar nga ajo firmë është më e madhe se borxhi i saj — pra keni marrë paradhënie ose është bërë arkëtim i tepërt.
Si futet bilanci i hapjes?
Hapeni rreshtin e parë me llojin e veprimit "Hapje" dhe shkruani borxhin ekzistues në kolonën Debi. Nuk keni nevojë të futni një nga një lëvizjet e së kaluarës.
Po sikur i njëjti klient të ketë disa degë?
Çdo dege jepini kod të veçantë klienti dhe emrin e firmës shkruajeni njësoj; mund të merrni raport si për degë, ashtu edhe në total.