取引先台帳(cari hesap)管理 Excel
顧客・仕入先の取引について、取引先ごとに債務と債権の差額を管理し、支払期日のアラートも出す明細表です。
取引先勘定(cari hesap)とは?管理のしかた
取引先勘定(cari hesap)とは、顧客または仕入先との貸借関係を日付順に並べた明細です。販売と仕入は借方、入金と支払は貸方として記録し、その差がその取引先の残高になります。Excelで管理するには、取引先コード、取引種別、借方、貸方、累計残高の列があれば十分です。
借方と貸方はどう記録する?
顧客に発行した請求書は、その顧客があなたに対して負う債務です。借方の列に記入します。顧客から受け取った入金は債務を減らすので、貸方の列に記入します。仕入先の勘定では方向が逆になり、仕入れた商品はあなたの債務です。
混乱を防ぐ最も実用的な方法は、顧客と仕入先の勘定を異なるコードの接頭辞で分けることです(C-1001、T-2001のように)。
累計残高の数式
各行で、その取引先のその時点までの残高を見るには、累積のSUMIFを使います:=SUMIF($C$2:$C2,C2,$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2,C2,$H$2:$H2)。数式の始点が固定($C$2)で終点が動く(C2)ため、行が下がるにつれて範囲が広がり、残高が累計されていきます。
この仕組みなら、同じファイルで何十もの取引先を混同せずに管理できます。条件はただ1つ、同じ取引先を常に同じコードで記入することです。
支払期日の管理と回収の規律
支払期日のない売掛金は、管理されていない売掛金です。借方の各行に期日を記入し、=IF(期日<TODAY(),"期限超過","期日内")のような仕組みで自動の警告を設定しましょう。
週に一度「期限超過」のフィルターをかけて金額順に並べ、上位3件に電話すれば、回収の大部分を取り戻せます。
取引明細書を出す
顧客と勘定を締めるときは、取引明細書が欠かせません。フィルターで該当の取引先を選んで印刷すると、日付、伝票番号、借方、貸方、残高を含む明細が得られます。明細書を共有する前に、摘要の列が埋まっていることを確認してください。
管理ファイルから出たこの明細を、顧客に送れるレターヘッド付きの書類にするための別のテンプレートを用意しました。取引先勘定明細書サンプルのExcelテンプレートは、取引を入力した時点で、社印・署名欄付きのA4の明細書が自動的に埋まります。
明細書の各列が何を表し、どう読むかは、取引先勘定明細書とはのページで例の表とともに解説しています。明細書を相手方と突き合わせて数字を合わせる手順は、別の作業です:取引先勘定の残高確認のしかた。相手方に署名してもらうために送る書類そのものには、取引先勘定残高確認書のExcelテンプレートを使えます。
Excelの限界はどこから?
取引先が50件、月の取引が400件を超えると、手入力のミスの確率が目に見えて上がります。支払いの自動リマインド、モバイルからのアクセス、WhatsAppでの明細書共有、請求と入金の突き合わせが必要なら、専用アプリのほうが安全です。
この水準を超えたなら、取引先台帳:売掛・買掛管理が、同じ作業を支払期日のリマインド、現金出納、小切手・手形の管理とあわせて行います。テンプレートの列構成は、Excelからそこへインポートできます。
よくある質問
取引先の残高がマイナスになったら?
このテンプレートでのマイナス残高は、その取引先から回収した額が債務を上回っていることを意味します。つまり、前受金を受け取っているか、過剰に回収したということです。
開始残高はどう入力する?
最初の行を取引種別「開始」で作り、現在の債務を借方の列に記入します。過去の取引を1件ずつ入力する必要はありません。
同じ顧客に複数の支店がある場合は?
支店ごとに別の取引先コードを付け、名称は同じにして記入してください。支店別でも合計でもレポートを出せます。