اکاؤنٹ ٹریکنگ Excel (کھاتہ جات)
گاہکوں اور سپلائرز کے لین دین میں ہر کھاتے کے حساب سے قرض اور وصولی کا فرق چلانے والا اور مدت کی یاد دہانی دینے والا اسٹیٹمنٹ ٹیبل۔
کسٹمر اکاؤنٹ (cari hesap) کیا ہے اور اسے کیسے ٹریک کریں؟
کسٹمر اکاؤنٹ (ترکی میں cari hesap، یعنی کسی گاہک یا سپلائر کے ساتھ جاری کھاتہ) آپ کے اور کسی گاہک یا سپلائر کے درمیان لین دین کا تاریخ وار گوشوارہ ہے۔ ہر فروخت اور خریداری ڈیبٹ کے طور پر، اور ہر وصولی اور ادائیگی کریڈٹ کے طور پر درج ہوتی ہے؛ دونوں کا فرق اس فرم کا بیلنس ہے۔ Excel میں ٹریکنگ کے لیے اکاؤنٹ کوڈ، لین دین کی قسم، ڈیبٹ، کریڈٹ اور رننگ بیلنس کے کالم کافی ہیں۔
ڈیبٹ اور کریڈٹ کیسے درج کیے جاتے ہیں؟
گاہک کو جاری کی گئی انوائس اس کا آپ کا مقروض ہونا ہے: یہ ڈیبٹ کالم میں لکھی جاتی ہے۔ اس سے ملنے والی رقم قرض کم کرتی ہے: یہ کریڈٹ کالم میں لکھی جاتی ہے۔ سپلائر کے اکاؤنٹ میں سمت الٹی ہوتی ہے — آپ کا خریدا ہوا مال آپ کا قرض ہے۔
الجھن سے بچنے کا سب سے عملی طریقہ گاہکوں اور سپلائرز کے اکاؤنٹس کو مختلف کوڈ پری فکس سے الگ کرنا ہے (جیسے C-1001، T-2001)۔
رننگ بیلنس کا فارمولا
ہر قطار میں اس اکاؤنٹ کا اس لمحے تک کا بیلنس دیکھنے کے لیے جمع ہوتا ہوا SUMIF استعمال کیا جاتا ہے: =SUMIF($C$2:$C2,C2,$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2,C2,$H$2:$H2)۔ فارمولے میں مقررہ آغاز ($C$2) اور بڑھتے ہوئے اختتام (C2) کی بدولت قطار نیچے جاتی ہے تو رینج بڑھتی ہے اور بیلنس چلتا رہتا ہے۔
یہ ڈھانچہ ایک ہی فائل میں درجنوں اکاؤنٹس کو بغیر الجھن کے ٹریک کرنے دیتا ہے؛ واحد شرط یہ ہے کہ ایک ہی فرم کو ہمیشہ ایک ہی کوڈ سے لکھا جائے۔
واجب الادا تاریخ کی نگرانی اور وصولی کا نظم
جس وصولی کی تاریخ نہ ہو وہ ٹریک نہ ہونے والی وصولی ہے۔ ہر ڈیبٹ قطار میں واجب الادا تاریخ لکھیں اور =IF(DUE<TODAY(),"OVERDUE","NOT DUE") کی منطق سے خودکار انتباہ لگائیں۔
ہفتے میں ایک بار “OVERDUE” فلٹر لگا کر رقم کے حساب سے ترتیب دیں؛ سب سے بڑی تین مدوں کو فون کر کے آپ وصولی کا بڑا حصہ جمع کر لیتے ہیں۔
اسٹیٹمنٹ نکالنا
گاہک کے ساتھ حساب بند کرتے وقت اسٹیٹمنٹ ضروری ہے۔ فلٹر سے متعلقہ اکاؤنٹ منتخب کر کے پرنٹ کریں تو آپ کو تاریخ، دستاویز نمبر، ڈیبٹ، کریڈٹ اور بیلنس پر مشتمل گوشوارہ مل جاتا ہے۔ اسٹیٹمنٹ شیئر کرنے سے پہلے یقینی بنائیں کہ تفصیل کا کالم بھرا ہوا ہے۔
اپنی ٹریکنگ فائل سے نکلنے والے اس گوشوارے کو گاہک کو بھیجی جانے والی لیٹر ہیڈ والی دستاویز میں بدلنے کے لیے ہم نے الگ ٹیمپلیٹ تیار کیا ہے: کسٹمر اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کا نمونہ Excel ٹیمپلیٹ لین دین درج کرتے ہی مہر اور دستخط کی جگہ والی A4 اسٹیٹمنٹ خود بخود بھر دیتا ہے۔
اسٹیٹمنٹ کے کالم الگ الگ کیا بتاتے ہیں اور اسے کیسے پڑھا جائے، یہ ہم نے کسٹمر اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کیا ہے صفحے پر مثالی ٹیبل کے ساتھ بتایا ہے۔ اسٹیٹمنٹ کو دوسرے فریق کے ساتھ ملا کر اعداد کا ملاپ کرنا الگ کام ہے: اکاؤنٹ کا ملاپ (mutabakat) کیسے کریں۔ دوسرے فریق سے دستخط کروانے کے لیے بھیجی جانے والی دستاویز کے لیے آپ اکاؤنٹ ملاپ فارم Excel ٹیمپلیٹ بھر سکتے ہیں۔
Excel کی حد کہاں سے شروع ہوتی ہے؟
جب آپ کے اکاؤنٹس 50 سے اور ماہانہ لین دین 400 سے بڑھ جائیں تو دستی اندراج میں غلطی کا امکان نمایاں طور پر بڑھ جاتا ہے۔ اگر آپ کو خودکار ادائیگی کی یاد دہانی، موبائل رسائی، اسٹیٹمنٹ کو WhatsApp پر شیئر کرنا اور انوائس-وصولی کا ملاپ چاہیے تو ایپ استعمال کرنا زیادہ محفوظ ہے۔
اگر آپ یہ حد پار کر چکے ہیں تو کھاتہ بہی: ادھار لینا دینا وہی کام واجب الادا تاریخ کی یاد دہانی، کیش اور چیک-نوٹ کی ٹریکنگ کے ساتھ کرتی ہے؛ ٹیمپلیٹ کا آپ کا کالم ڈھانچہ وہاں Excel سے امپورٹ کیا جا سکتا ہے۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
اگر اکاؤنٹ کا بیلنس منفی نکلے تو اس کا کیا مطلب ہے؟
اس ٹیمپلیٹ میں منفی بیلنس کا مطلب ہے کہ اس فرم سے وصول کی گئی رقم اس کے قرض سے زیادہ ہے — یعنی آپ نے ایڈوانس لیا ہے یا ضرورت سے زیادہ وصولی ہو گئی ہے۔
ابتدائی بیلنس کیسے درج کریں؟
پہلی قطار “Opening” لین دین کی قسم کے ساتھ کھولیں اور موجودہ قرض ڈیبٹ کالم میں لکھ دیں۔ پرانے لین دین ایک ایک کر کے درج کرنے کی ضرورت نہیں رہتی۔
اگر ایک ہی گاہک کی کئی برانچیں ہوں تو؟
ہر برانچ کو الگ اکاؤنٹ کوڈ دیں اور عنوان (فرم کا نام) وہی لکھیں؛ آپ برانچ اور کل دونوں کی بنیاد پر رپورٹ لے سکتے ہیں۔