खाता (कारी हेसाप) ट्रैकिंग Excel
ग्राहक और सप्लायर के लेन-देन में खाते के हिसाब से देनदारी–लेनदारी का अंतर चलाने वाली और देय तारीख की चेतावनी देने वाली स्टेटमेंट तालिका।
खाता (cari hesap) क्या है और इसे कैसे ट्रैक करें?
खाता (cari hesap) किसी ग्राहक या सप्लायर के साथ आपके लेनदारी-देनदारी के रिश्ते का तारीख़ के क्रम में ब्योरा है। हर बिक्री और खरीद डेबिट के रूप में, हर वसूली और भुगतान क्रेडिट के रूप में दर्ज होती है; दोनों का अंतर उस फ़र्म का बैलेंस है। Excel में ट्रैकिंग के लिए खाता कोड, लेन-देन का प्रकार, डेबिट, क्रेडिट और रनिंग बैलेंस के कॉलम काफ़ी हैं।
डेबिट और क्रेडिट कैसे दर्ज करें?
ग्राहक को काटा गया बिल उसका आप पर बकाया बनना है: यह डेबिट कॉलम में लिखा जाता है। उससे लिया गया पैसा बकाया घटाता है: यह क्रेडिट कॉलम में लिखा जाता है। सप्लायर के खाते में दिशा उलटी होती है — आपका खरीदा हुआ माल आपका देना है।
गड़बड़ी से बचने का सबसे व्यावहारिक तरीका ग्राहक और सप्लायर खातों को अलग कोड-उपसर्ग से अलग करना है (जैसे C-1001, T-2001)।
रनिंग बैलेंस का फ़ॉर्मूला
हर पंक्ति में उस खाते का उस क्षण तक का बैलेंस देखने के लिए संचयी SUMIF इस्तेमाल होता है: =SUMIF($C$2:$C2,C2,$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2,C2,$H$2:$H2)। फ़ॉर्मूले में स्थिर शुरुआत ($C$2) और खिसकते अंत (C2) की वजह से पंक्ति नीचे जाने के साथ दायरा बढ़ता है और बैलेंस आगे चलता है।
यह ढाँचा एक ही फ़ाइल में दर्जनों खातों को बिना गड़बड़ किए ट्रैक करने देता है; एकमात्र शर्त यह है कि एक ही फ़र्म हमेशा एक ही कोड से लिखी जाए।
देय तिथि ट्रैकिंग और वसूली का अनुशासन
बिना देय तिथि का बकाया, ट्रैक न किया जाने वाला बकाया है। हर डेबिट पंक्ति पर देय तिथि लिखें और =IF(DUE<TODAY(),"विलंबित","समय बाकी") के तर्क से अपने-आप चेतावनी सेट करें।
हफ़्ते में एक बार “विलंबित” फ़िल्टर लगाकर रकम के हिसाब से क्रम में लगाएँ; सबसे बड़ी तीन मदों को फ़ोन करके आप वसूली का बड़ा हिस्सा जुटा लेते हैं।
स्टेटमेंट निकालना
ग्राहक के साथ हिसाब बंद करते समय स्टेटमेंट ज़रूरी है। फ़िल्टर से संबंधित खाता चुनकर प्रिंट करने पर आपको तारीख़, दस्तावेज़ नंबर, डेबिट, क्रेडिट और बैलेंस वाला ब्योरा मिलता है। स्टेटमेंट साझा करने से पहले पक्का कर लें कि विवरण कॉलम भरा हुआ है।
आपकी ट्रैकिंग फ़ाइल से निकले इस ब्योरे को ग्राहक को भेजने लायक लेटरहेड वाले दस्तावेज़ में बदलने के लिए हमने अलग टेम्पलेट तैयार किया है: खाता स्टेटमेंट उदाहरण Excel टेम्पलेट लेन-देन दर्ज करते ही मुहर-हस्ताक्षर वाले खाने के साथ A4 स्टेटमेंट अपने-आप भर देता है।
स्टेटमेंट के कॉलम क्या बताते हैं और उन्हें कैसे पढ़ें, यह हमने खाता स्टेटमेंट क्या है पेज पर उदाहरण तालिका के साथ समझाया है। स्टेटमेंट को दूसरे पक्ष से मिलाकर आँकड़े बराबर करने का कदम अलग काम है: खाता मिलान कैसे करें। दूसरे पक्ष से हस्ताक्षर करवाने के लिए भेजे जाने वाले दस्तावेज़ के लिए आप खाता मिलान फ़ॉर्म Excel टेम्पलेट भर सकते हैं।
Excel की सीमा कहाँ से शुरू होती है?
जब आपके खातों की संख्या 50 और महीने के लेन-देन 400 से ऊपर चले जाते हैं, तो हाथ से एंट्री में गलती की संभावना साफ़ तौर पर बढ़ जाती है। अगर आपको ऑटोमैटिक भुगतान रिमाइंडर, मोबाइल एक्सेस, स्टेटमेंट को WhatsApp से साझा करना और बिल-वसूली मिलान चाहिए, तो सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करना ज़्यादा सुरक्षित है।
अगर आप इस सीमा को पार कर चुके हैं, तो खाता बही: लेनदारी-देनदारी यही काम देय तिथि रिमाइंडर, कैश और चेक-नोट ट्रैकिंग के साथ करता है; टेम्पलेट का आपका कॉलम ढाँचा Excel से वहाँ इम्पोर्ट किया जा सकता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
अगर खाते का बैलेंस ऋणात्मक आए तो इसका क्या मतलब है?
इस टेम्पलेट में ऋणात्मक बैलेंस का मतलब है कि उस फ़र्म से आपने जो रकम वसूली है वह उसके बकाये से ज़्यादा है — यानी आपने एडवांस लिया है या ज़्यादा वसूली हो गई है।
शुरुआती बैलेंस कैसे दर्ज करें?
पहली पंक्ति “शुरुआत” लेन-देन प्रकार से खोलें और मौजूदा बकाया डेबिट कॉलम में लिखें। पिछले लेन-देन एक-एक करके दर्ज करने की ज़रूरत नहीं पड़ती।
अगर एक ही ग्राहक की कई शाखाएँ हों तो?
हर शाखा को अलग खाता कोड दें और नाम वही लिखें; आप शाखा-वार और कुल, दोनों आधार पर रिपोर्ट ले सकते हैं।
इस गाइड के साथ इस्तेमाल होने वाले टेम्पलेट
उधार बही (वेरेसिये) Excel
ग्राहक के हिसाब से उधार की रकम, चुकाई गई रकम, बकाया और देरी के दिनों की संख्या अपने-आप निकालने वाली डिजिटल बही।