গ্রাহক-সরবরাহকারী হিসাব (cari hesap) ট্র্যাকিং Excel
গ্রাহক ও সরবরাহকারীর লেনদেনে প্রতিটি হিসাব ধরে দেনা-পাওনার পার্থক্য রাখে এবং মেয়াদের সতর্কবার্তা দেয়—এমন স্টেটমেন্ট টেবিল।
গ্রাহক-সরবরাহকারী হিসাব (cari hesap) কী, কীভাবে ট্র্যাক করবেন?
গ্রাহক-সরবরাহকারী হিসাব (cari hesap) হলো কোনো ক্রেতা বা সরবরাহকারীর সঙ্গে আপনার দেনা-পাওনার সম্পর্কের তারিখ অনুযায়ী বিবরণ। প্রতিটি বিক্রি ও ক্রয় ডেবিট (দেনা), প্রতিটি আদায় ও পেমেন্ট ক্রেডিট (পাওনা) হিসেবে লেখা হয়; দুটির পার্থক্য সেই প্রতিষ্ঠানের ব্যালেন্স। Excel-এ ট্র্যাক করতে পার্টি কোড, লেনদেনের ধরন, ডেবিট, ক্রেডিট ও চলমান ব্যালেন্সের কলামই যথেষ্ট।
ডেবিট ও ক্রেডিট কীভাবে লেখা হয়?
ক্রেতাকে যে ইনভয়েস কাটেন তা তার আপনার কাছে দেনা হওয়া: ডেবিট কলামে লেখা হয়। তার কাছ থেকে পাওয়া টাকা দেনা কমায়: ক্রেডিট কলামে লেখা হয়। সরবরাহকারীর হিসাবে দিক উল্টো — আপনার কেনা পণ্য আপনার দেনা।
বিভ্রান্তি এড়ানোর সবচেয়ে ব্যবহারিক উপায় হলো ক্রেতা ও সরবরাহকারীর হিসাব আলাদা কোড-প্রিফিক্স দিয়ে আলাদা করা (যেমন C-1001, T-2001)।
চলমান ব্যালেন্সের সূত্র
প্রতিটি সারিতে সেই পার্টির তখন পর্যন্ত ব্যালেন্স দেখতে ক্রমযোজক SUMIF ব্যবহার হয়: =SUMIF($C$2:$C2,C2,$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2,C2,$H$2:$H2)। সূত্রে স্থির শুরু ($C$2) এবং সরতে থাকা শেষ (C2)-র কারণে সারি নিচে নামার সঙ্গে সঙ্গে পরিসর বাড়ে এবং ব্যালেন্স চলতে থাকে।
এই কাঠামো একই ফাইলে ডজন ডজন পার্টিকে গুলিয়ে না ফেলে ট্র্যাক করতে দেয়; একমাত্র শর্ত, একই প্রতিষ্ঠানকে সবসময় একই কোডে লিখতে হবে।
মেয়াদ ট্র্যাকিং ও আদায়ের শৃঙ্খলা
নির্ধারিত তারিখ ছাড়া পাওনা মানে অনুসরণ না করা পাওনা। প্রতিটি ডেবিট সারিতে নির্ধারিত তারিখ লিখুন এবং =IF(DUE<TODAY(),"বিলম্বিত","মেয়াদ আছে") যুক্তিতে স্বয়ংক্রিয় সতর্কতা বসান।
সপ্তাহে একবার “বিলম্বিত” ফিল্টার দিয়ে অঙ্ক অনুযায়ী সাজান; সবচেয়ে বড় তিনটি খাতে ফোন করলে আদায়ের একটা বড় অংশ তুলে নিতে পারবেন।
স্টেটমেন্ট বের করা
ক্রেতার সঙ্গে হিসাব মেটানোর সময় স্টেটমেন্ট অপরিহার্য। ফিল্টার থেকে সংশ্লিষ্ট পার্টি বেছে প্রিন্ট করলে তারিখ, ডকুমেন্ট নম্বর, ডেবিট, ক্রেডিট ও ব্যালেন্সসহ একটি বিবরণ পাবেন। স্টেটমেন্ট শেয়ার করার আগে বিবরণের কলামটি পূরণ করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন।
আপনার ট্র্যাকিং ফাইল থেকে পাওয়া এই বিবরণকে ক্রেতাকে পাঠানোর মতো লেটারহেডযুক্ত নথিতে রূপ দিতে আমরা আলাদা একটি টেমপ্লেট বানিয়েছি: গ্রাহক হিসাব স্টেটমেন্ট নমুনা Excel টেমপ্লেট লেনদেন এন্ট্রি করার সঙ্গে সঙ্গে স্ট্যাম্প-স্বাক্ষরের জায়গাসহ A4 স্টেটমেন্ট নিজে থেকেই পূরণ করে।
স্টেটমেন্টের কলামগুলো আলাদাভাবে কী বোঝায় এবং কীভাবে পড়তে হয় তা স্টেটমেন্ট কী পাতায় নমুনা ছকসহ বলেছি। স্টেটমেন্ট অপর পক্ষের সঙ্গে মিলিয়ে সংখ্যা এক করার ধাপটি অবশ্য আলাদা কাজ: হিসাব মিলানো কীভাবে হয়। অপর পক্ষকে দিয়ে স্বাক্ষর করানোর জন্য পাঠানো নথির জন্য হিসাব মিলানোর ফর্ম Excel টেমপ্লেট পূরণ করতে পারেন।
Excel-এর সীমা কোথায় শুরু হয়?
পার্টির সংখ্যা 50 এবং মাসিক লেনদেনের সংখ্যা 400 পেরোলে হাতে এন্ট্রির ভুলের সম্ভাবনা স্পষ্টভাবে বাড়ে। স্বয়ংক্রিয় পেমেন্ট রিমাইন্ডার, মোবাইল অ্যাক্সেস, WhatsApp-এ স্টেটমেন্ট শেয়ার এবং ইনভয়েস-আদায় মিলানো দরকার হলে প্রোগ্রাম ব্যবহার করা বেশি নিরাপদ।
এই সীমা পেরিয়ে গেলে হিসাব খাতা: দেনা-পাওনা একই কাজ মেয়াদের রিমাইন্ডার, ক্যাশ এবং চেক-প্রমিসরি নোট ট্র্যাকিংসহ করে; টেমপ্লেটের কলাম কাঠামো Excel থেকে সেখানে ইমপোর্ট করা যায়।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
পার্টির ব্যালেন্স ঋণাত্মক এলে এর মানে কী?
এই টেমপ্লেটে ঋণাত্মক ব্যালেন্স মানে সেই প্রতিষ্ঠান থেকে আপনার আদায় করা অঙ্ক তার দেনার চেয়ে বেশি — অর্থাৎ আপনি অগ্রিম নিয়েছেন অথবা বেশি আদায় হয়েছে।
শুরুর ব্যালেন্স কীভাবে বসাব?
প্রথম সারিটি “শুরু” লেনদেনের ধরন দিয়ে খুলুন এবং বর্তমান দেনা ডেবিট কলামে লিখুন। অতীতের লেনদেন একে একে এন্ট্রি করার দরকার নেই।
একই ক্রেতার একাধিক শাখা থাকলে?
প্রতিটি শাখাকে আলাদা পার্টি কোড দিন এবং প্রতিষ্ঠানের নাম একই লিখুন; শাখা ও মোট দুই ভিত্তিতেই রিপোর্ট নিতে পারবেন।