Excel Pencatatan Rekening Pelanggan/Pemasok
Tabel mutasi yang menjalankan selisih utang–piutang per rekening untuk transaksi pelanggan dan pemasok, dengan peringatan jatuh tempo.
Apa itu cari hesap dan bagaimana melacaknya?
Cari hesap (akun utang-piutang per pelanggan atau pemasok di Turki) adalah rincian hubungan utang-piutang antara Anda dan seorang pelanggan atau pemasok, berurutan menurut tanggal. Setiap penjualan dan pembelian dicatat sebagai debit, setiap penagihan dan pembayaran dicatat sebagai kredit; selisih keduanya adalah saldo perusahaan tersebut. Untuk pelacakan di Excel, kolom kode akun, jenis transaksi, debit, kredit, dan saldo berjalan sudah cukup.
Bagaimana debit dan kredit dicatat?
Faktur yang Anda terbitkan kepada pelanggan berarti dia berutang kepada Anda: ditulis di kolom Debit. Uang yang Anda terima darinya mengurangi utang: ditulis di kolom Kredit. Pada akun pemasok arahnya terbalik — barang yang Anda terima adalah utang Anda.
Cara paling praktis untuk mencegah kekacauan adalah memisahkan akun pelanggan dan pemasok dengan awalan kode yang berbeda (misalnya C-1001, T-2001).
Rumus saldo berjalan
Untuk melihat saldo akun tersebut sampai saat itu pada setiap baris, digunakan SUMIF kumulatif: =SUMIF($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Berkat awal tetap ($C$2) dan akhir bergeser (C2) dalam rumus, rentang membesar saat baris turun ke bawah dan saldo pun berjalan.
Struktur ini memungkinkan Anda melacak puluhan akun dalam satu berkas tanpa tercampur; satu-satunya syarat adalah perusahaan yang sama selalu ditulis dengan kode yang sama.
Pemantauan jatuh tempo dan disiplin penagihan
Piutang tanpa tanggal jatuh tempo adalah piutang yang tidak dipantau. Tulis jatuh tempo pada setiap baris debit dan pasang peringatan otomatis dengan logika =IF(JATUH_TEMPO<TODAY();"TERLAMBAT";"BELUM JATUH TEMPO").
Seminggu sekali terapkan filter "TERLAMBAT" dan urutkan berdasarkan jumlah; dengan menghubungi tiga pos terbesar, Anda mengumpulkan sebagian besar tagihan.
Membuat rekening koran
Saat menutup akun dengan pelanggan, rekening koran (ekstre) itu wajib. Jika Anda memilih akun yang bersangkutan dari filter lalu mencetaknya, Anda mendapatkan rincian berisi tanggal, nomor dokumen, debit, kredit, dan saldo. Sebelum membagikan rekening koran, pastikan kolom keterangan terisi.
Untuk mengubah rincian dari berkas pelacakan Anda ini menjadi dokumen berkop surat yang dikirim ke pelanggan, kami menyiapkan templat tersendiri: templat Excel contoh rekening koran cari hesap mengisi rekening koran A4 dengan kolom stempel-tanda tangan secara otomatis begitu Anda memasukkan transaksi.
Apa arti masing-masing kolom rekening koran dan cara membacanya kami jelaskan dengan tabel contoh di halaman apa itu rekening koran cari. Langkah mencocokkan rekening koran dengan pihak lain hingga angkanya sama adalah pekerjaan tersendiri: cara melakukan rekonsiliasi akun (cari mutabakat). Untuk dokumen yang akan Anda kirim agar ditandatangani pihak lain, Anda dapat mengisi templat Excel formulir rekonsiliasi akun.
Di mana batas kemampuan Excel?
Ketika jumlah akun Anda melewati 50 dan jumlah transaksi bulanan melewati 400, risiko kesalahan pada input manual meningkat nyata. Jika Anda membutuhkan pengingat pembayaran otomatis, akses seluler, berbagi rekening koran lewat WhatsApp, dan pencocokan faktur-penagihan, memakai aplikasi lebih aman.
Jika Anda sudah melewati ambang ini, Catatan Utang Piutang: Kasbon melakukan pekerjaan yang sama bersama pengingat jatuh tempo, pelacakan kas, serta cek dan giro; struktur kolom di templat Anda dapat diimpor ke sana dari Excel.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa artinya jika saldo akun negatif?
Pada templat ini, saldo negatif berarti jumlah yang Anda tagih dari perusahaan tersebut lebih besar daripada utangnya — artinya Anda menerima uang muka atau terjadi kelebihan penagihan.
Bagaimana memasukkan saldo awal?
Buka baris pertama dengan jenis transaksi "Saldo Awal" dan tulis utang yang ada di kolom Debit. Anda tidak perlu memasukkan transaksi masa lalu satu per satu.
Bagaimana jika pelanggan yang sama punya beberapa cabang?
Beri setiap cabang kode akun tersendiri dan tulis nama perusahaan yang sama; Anda bisa mengambil laporan per cabang maupun total.