Excel za evidenciju potraživanja i dugovanja (cari hesap)
Izvod koji po poslovnom partneru vodi razliku između duga i potraživanja za kretanja kupaca i dobavljača i upozorava na dospeće.
Šta je cari hesap i kako se prati?
Cari hesap (račun međusobnih dugovanja i potraživanja) je pregled odnosa dugovanja i potraživanja između vas i kupca ili dobavljača, poređan po datumima. Svaka prodaja i nabavka knjiži se kao dugovanje, a svaka naplata i uplata kao potraživanje; razlika između to dvoje je saldo te firme. Za praćenje u Excelu dovoljne su kolone šifra partnera, vrsta transakcije, duguje, potražuje i tekući saldo.
Kako se knjiže dugovanja i potraživanja?
Faktura koju ispostavite kupcu znači da on duguje vama: upisuje se u kolonu Duguje. Novac koji od njega primite smanjuje dug: upisuje se u kolonu Potražuje. Kod računa dobavljača smer je obrnut — roba koju kupite jeste vaš dug.
Najpraktičniji način da izbegnete zabunu jeste da račune kupaca i dobavljača razdvojite različitim prefiksima šifre (na primer C-1001, T-2001).
Formula tekućeg salda
Da biste u svakom redu videli saldo tog partnera do tog trenutka, koristi se kumulativni SUMIF: =SUMIF($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Zahvaljujući fiksnom početku ($C$2) i pokretnom kraju (C2) u formuli, opseg raste kako se spuštate po redovima i saldo se kreće.
Ova struktura omogućava da u istoj datoteci bez zabune pratite desetine partnera; jedini uslov je da se ista firma uvek upisuje istom šifrom.
Praćenje rokova i disciplina naplate
Potraživanje bez datuma dospeća je potraživanje koje se ne prati. U svaki red duga upišite rok i postavite automatsko upozorenje po logici =IF(ROK<TODAY();"KASNI";"U ROKU").
Jednom nedeljno primenite filter „KASNI“ i sortirajte po iznosu; ako pozovete tri najveće stavke, naplatićete znatan deo.
Izrada izvoda
Pri zatvaranju računa sa kupcem izvod je neophodan. Kada filtrom izaberete odgovarajućeg partnera i odštampate, dobijate pregled sa datumom, brojem dokumenta, dugovanjem, potraživanjem i saldom. Pre nego što izvod podelite, proverite da je kolona opisa popunjena.
Da bismo ovaj pregled iz vaše datoteke za praćenje pretvorili u dokument sa zaglavljem koji se šalje kupcu, pripremili smo poseban šablon: Excel šablon primera izvoda cari hesapa čim unesete promete automatski popunjava A4 izvod sa poljima za pečat i potpis.
Šta svaka kolona izvoda znači i kako se čita objasnili smo uz primer tabele na stranici šta je cari izvod. Korak poređenja izvoda sa drugom stranom i usklađivanja brojki poseban je posao: kako se radi usaglašavanje salda (cari mutabakat). Za sam dokument koji šaljete drugoj strani na potpis možete popuniti Excel šablon obrasca za usaglašavanje salda.
Gde počinje granica Excela?
Kada broj partnera pređe 50, a mesečni broj promena 400, mogućnost greške pri ručnom unosu vidljivo raste. Ako vam trebaju automatski podsetnici za plaćanje, pristup sa mobilnog, deljenje izvoda preko WhatsApp-a i povezivanje faktura i naplata, sigurnije je koristiti program.
Ako ste prešli tu granicu, aplikacija Dugovi i potraživanja: Naplata obavlja isti posao uz podsetnike o rokovima, evidenciju blagajne i čekova i menica; strukturu kolona iz šablona možete uvesti iz Excela.
Često postavljana pitanja
Šta znači ako je saldo negativan?
U ovom šablonu negativan saldo znači da je iznos koji ste od te firme naplatili veći od njenog duga — odnosno da ste primili avans ili je naplaćeno više nego što je trebalo.
Kako se unosi početno stanje?
Prvi red otvorite sa vrstom transakcije „Početno stanje“ i postojeći dug upišite u kolonu Duguje. Nema potrebe da pojedinačno unosite prošle promete.
Šta ako isti kupac ima više poslovnica?
Svakoj poslovnici dodelite posebnu šifru, a naziv firme upišite isto; izveštaje možete dobiti i po poslovnici i ukupno.
Šabloni koji se koriste uz ovaj vodič
Excel knjiga veresija
Digitalna knjiga koja automatski izračunava iznos veresije po kupcu, uplaćeno, preostali dug i broj dana kašnjenja.